zoomミーティングを行っているときは参加者の出入りがしている場合もあり、正確な参加者の人数がわからないことがあります。 また、メッセージを読み直したかったり、録画の確認がしたかったりする人もいるかもしれません。 そこで今回は、zoomミーティングの参加者やミーティング中のメッセージの履歴の確認方法、ミーティング内容の録画方法などについて紹介します。
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zoomのミーティングの参加者を確認する方法
zoomミーティングが終了した後で、参加者を報告しなければならないというときもあるかもしれません。 そのような場合には以下の方法で簡単に確認ができます。
参加者の人数を確認したいとき
zoomミーティングに参加していた人数のみを確認したい場合は、まずパソコン・スマホどちらの場合でもマイアカウントにログインをしましょう。 メニューの「アカウント管理」「使用状況レポート」「アクティブホスト」の順に開きます。 アクティブホストで確認したいミーティングが行われた日付を開くとミーティング一覧が表示されるので、そちらから参加者の人数が確認可能です。
参加者名をチェックしたいとき
zoomミーティングの参加者の名前を確認したい場合もアカウント管理からアクティブホストを開き、参加者の人数をクリックします。 その際、「重複しないユーザーを表示する」にチェックを入れておきましょう。 こうすることで、参加者の一覧や参加していた時間の合計（分数）が表示されます。 また、その参加者がzoomのアカウントを持っていれば、各自のメールアドレスも表示されて連絡先の確認も可能です。 「重複しないユーザーを表示する」のチェックをはずすと、参加者それぞれがミーティングに入室した時間、退出した時間の確認ができるようになります。
zoomミーティング後にメッセージの履歴を見る方法
zoomミーティングが終わった後で会議中にどのようなやりとりをしたのかを確認したい場合は、管理者が「IM管理」から行います。
メッセージの履歴の確認をする方法
「チャット履歴」を開き、メッセージ（チャット）の履歴を確認したい期間を入力して検索をしましょう。 「参加者名・グループ名」「最後にメッセージが送信された日時」がわかるので、それぞれを表示します。 チャット履歴では、各人のメッセージとともに送信された時間も確認可能です。
メッセージの履歴はダウンロードができる
チャット履歴で表示したメッセージのやりとりは、検索結果画面からダウンロードができます。 検索結果でダウンロードをしたい日付の確認をしたうえで、右端にある「ダウンロード」をクリックしましょう。 ダウンロード時はcsvファイルとして保存されます。 検索した期間に行われたミーティングのメッセージ履歴のすべてをダウンロードしたいときは、「ダウンロード用にすべてを圧縮」をクリックすれば可能です。
zoomミーティングのメッセージで注意するべき点
zoomミーティングでやりとりするメッセージは個人向けに送る「プライベートチャット」、会議に参加中のメンバー全員に送る「パブリックチャット」の2種類があります。
管理者によるメッセージの設定の種類
メッセージのやりとり自体を禁止する設定として「該当者なし」もあります。 ただ、多くのzoomミーティングでは会議中のメッセージのやりとりが必要になることも多いです。 そのため、参加者とホストのみがやりとりできる「ホストのみ」、参加者が全員にメッセージのやりとりをできる「全員」、全員に送ることが可能なほか、個別メッセージの送信もできる「全員またはプライベート」のいずれかに設定されています。 設定については管理者やミーティングのホストが設定するものなので、あらかじめ確認が必要です。
ミーティングチャットは送信後の編集や削除ができない
zoomには通常のチャット機能があり、そちらは送信後のメッセージの削除をすることができます。 しかし、zoomミーティングで送信したメッセージについては編集・削除ができません。 ミーティングが終了した後も自分だけではなく、ほかの参加者のメッセージログにも残ってしまいます。 そのため、本来、個別で送るべき内容のメッセージを全体メッセージとして送ってしまったり、メッセージの内容に不適切な表現・ミスなどがあったりということがないようにしましょう。
メッセージ履歴の保存期間は管理者が設定している
クラウド上でミーティング中のメッセージの録画を保存している場合、保存期間が決められています。 ただし、管理者が特に設定の変更を行っていなければ、2年間のクラウド保存、1年間のローカル保存つまり録画保存されてから3年後に削除される設定のままです。 クラウド保存の最大保存期間は10年間になっているので、必要だと判断されれば長期間の保存設定になる可能性もあります。
zoomミーティングの録画方法は2種類
zoomミーティングを行った際に、後で内容の確認や議事録の作成用として録画をしておきたい人も多いようです。 ただ、zoomミーティングでやりとりしたメッセージの履歴は、保存設定がされていなければ退出時に消えてしまいます。 後でメッセージの履歴を見たい場合は、あらかじめ録画をしておくのがおすすめです。 zoomミーティングで録画する場合、手動もしくは自動の2種類から選べます。
手動による録画方法
手動で録画するのは1クリックで行えます。 ミーティング開始後に管理者のメニュー画面を開くと「レコーディング」が表示されるので、そちらをクリックしましょう。 録画の開始・停止ともにレコーディングのマークを1クリックすれば可能です。
自動で録画できるようにする設定方法
zoomの公式サイトのアカウントにログインし、設定画面を開きましょう。 「設定」「記録」を開いて「自動記録」をオンにすれば、ミーティング開始と同時に自動的に録音・録画を開始できます。 ちなみに、ローカルファイルに録画できる「ローカル記録」もありますが、こちらは管理者がパソコンからミーティングに参加した場合にのみ利用できる機能です。
録画したデータは「クラウド保存」が便利
録画データの保存方法は、ローカル保存もしくはクラウド保存です。 ローカル保存はパソコンなど自分が使用しているデバイスに保存する方法で、無料版zoomアプリでも行えます。 ただ、確認するにはデータを保存したデバイスがなければならない点が不便です。 一方、クラウド保存は有料版での利用になりますが、クラウド上で保存するのでパソコンの容量を圧迫することがありません。 また、必要なときにはURLの発行をすれば、ほかの人とデータの共有をすることもできます。
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今回は、zoomミーティングの参加者やミーティング中のメッセージの履歴の確認方法、ミーティング内容の録画方法などについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
