オンラインでミーティングを行っている際、後から何を話したのかを振り返れるよう、録音・録画ができると便利です。
広く使われているオンライン会議ツールのZoomでは、簡単な操作でミーティングやWeb会議を録画できます。
また、会議に参加した人全員に録画したデータを共有することも可能です。
今回は、Zoomのミーティング/Web会議を録音・録画する方法について紹介します。

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ZoomでミーティングやWeb会議の録音・録画方法

ZoomでミーティングやWeb会議の録画をする際に知っておきたいのが、録画データの保存方法です。
Zoomでは、ローカル保存とクラウド保存の2つの保存方法があります。
2つの方法の差は「録画したデータがどこに保存されるのか」です。
ローカル保存の場合、データの保存先はパソコンのハードディスクやUSBなどの外部ストレージになります。
一方、クラウド保存の場合、データの保存先はクラウドストレージに保存されます。
クラウドストレージは、Zoomの有料ライセンスを契約することで使えるようになります。

そして、自分1人で見返すだけなら、ローカル保存でも何ら問題はありません。
ただし、他のメンバーにも共有したいなら、クラウド保存にしたほうが便利でしょう。
仮にローカル保存にしていた録画データを、他のメンバーにも共有する場合には、メールやチャットツールを用いてやり取りをすることになります。
しかし、録画データの容量があまりに大きい場合は、送信時にエラーが生じ、うまくいかない可能性が往々にしてあります。

Zoomの録音・録画のクラウド保存が便利な理由

ここから先は、クラウド保存が便利な理由について、より深く解説しましょう。

1.動画の共有が簡単になる

ローカル保存していた録画データをメールやチャットツールで送ろうとしてもうまくいかなかった場合、何か他の方法を試さなくてはいけません。
大容量のデータにも対応できるファイル転送サービスを使ったり、動画共有サイトにWeb会議の様子をアップロードしてURLを共有したりなどが考えられます。
しかし、慣れていないと手間がかかる上に、セキュリティの観点からこれらの方法を用いるのを禁止している会社も少なくありません。

一方、クラウド保存であれば、録画データを見てもらいたいメンバーに保存先のURLを通知するだけで、動画の共有ができます。
URLを受け取った側も、パソコンやスマートフォンからZoomにログインし、内容を確認すれば良いだけなのでかなり楽です。

2.デバイスの容量を圧迫しない

ローカル保存の場合、録画データが大きいと、デバイスの容量を圧迫してしまいます。
より簡単に言うと「録画データが重くて、パソコンがしょっちゅうフリーズする」ということです。
必要がないデータであれば削除すれば良いのですが、一定期間は保存しておくとなると「録画したデータをどこに保管すべきか」が問題になります。
一方、クラウド保存の場合、録画データはサーバー上に保存される仕組みです。
そのため、デバイスの容量を圧迫することはありません。

もちろん、クラウド保存であっても無制限に録画データを記録できるわけではありません。
有料ライセンスの場合、初期状態の上限は1ギガバイトとなっているため、整理が行き届いていないとあっという間にいっぱいになってしまいます。
時間が経ったデータはローカルにダウンロードしたり、定期的に削除したりなどして、上限を超えないように注意しましょう。
どうしても足りない、という場合は追加でストレージを購入して、容量を増やせます。

Zoomの録音・録画機能を利用方法

続いて、実際にZoomの録画機能を使う際の流れを解説しましょう。

手動でレコーディングを行う場合

Web会議が始まると、ホストとなるユーザーのメニュー画面の中に、レコーディングの項目が表示されます。
このボタンをクリックすると、レコーディングの開始・停止の操作ができる仕組みです。
なお、会議のホストとなるユーザーしか、手動で自由に録画機能を操作できません。
それ以外のユーザーが録画を行いたい場合は、ホストからの許可を待つ形になります。

自動でレコーディングを行う場合

毎回ホストが手動で操作するのも面倒、ということであれば、予め自動でレコーディングを行うよう、設定を済ませましょう。
Zoomにログインし、マイミーティング設定のページから「録画」タブをクリックします。
画面をスクロールしていくと「自動記録」についての項目があるので、オンにしましょう。
保存先をローカル、クラウドのどちらにするかも、ここで選べます。  

録音・録画したデータを再生する方法

録画したデータの再生方法は「どこに保存したか」によって異なります。
まず、ローカル保存を選んだ場合は、通常の動画ファイルと同じく、保存先のファイルを開けば再生されます。
一方、クラウド保存の場合は、ブラウザでZoomにログインし、クラウド記録をクリックしましょう。
録画されたミーティングが一覧で表示されるので、確認したいものを選べば大丈夫です。  

他のメンバーに録音・録画したデータを共有する方法

クラウド保存を選んでいた場合は、保存先のURLを知らせるだけで、録画データを他のメンバーに共有できます。
Zoom内のチャット、他のチャットツール、メールなどでURLを知らせましょう。

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今回は、Zoomのミーティング/Web会議を録音・録画する方法などについて紹介しました。
オンライン商談は、移動の時間が必要なく数をこなしやすい反面、その分十分に振り返りを行えている企業が少ないです。
商談数を増やすだけでなく、その後の受注率を向上させるためには、録画データをURLで共有してフィードバックをもらったり、会話の自動分析機能を確認するなどして、PDCAサイクルを回すことが重要です。
ぜひ、aileadを活用してオンライン商談の成果を最大化させましょう。

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