セールス
2023-08-28
min read
社内で人事異動が行われて職位や部署、勤務地が変わるときに、お世話になった社内の人や取引先の人に挨拶をすることは、その後の人間関係を良好に保つために大切なことです。
仕事の引き継ぎや引っ越しなどで忙しく、挨拶をメールで済ませることも多いでしょう。
今回は、異動挨拶メールの書き方やマナー、文例について紹介します。
オンライン商談の成果を最大化させるツール「ailead」の資料ダウンロードはこちら
営業パーソンの異動が公に決まったときには、お世話になった上司や取引先の人などに後任者とともに挨拶に行くのがマナーです。
通常、異動になるときはまず内示があり、その後正式に辞令が下りますが、挨拶をするのは公に辞令が発表されてからとなります。
公にされる前の情報は企業の機密情報となりますので、自分の判断で外に漏らすべきではありません。
異動の辞令が下りたら、お世話になった人、そして今後お世話になる人に挨拶に行きます。
時期的には、社外の取引先には実際に異動になる1ヶ月から数週間前までに、社内には遅くとも数日前までには伝えるようにしましょう。
できることなら直接訪問して対面で挨拶をするのが理想的ですが、遠方であったりどうしても時間の都合がつかなかったりなどで叶わないこともあります。
相手側の都合も考え、電話やメールにて挨拶をすることも多くなっていますが、メールで済ませるからといって失礼に当たるわけではありませんので問題はありません。
挨拶では、異動になったこと、後任のことや仕事の引き継ぎについてはもちろんのこと、これまでお世話になった感謝の気持ちや今後の異動先での抱負や目標といった、感謝や前向きな姿勢を伝えましょう。
個人的には不本意な異動である場合もあるかもしれません。
しかし、例え親しくしていた人であっても、挨拶に行った先でそれについての愚痴や不満、不安などを漏らすことはタブーです。
異動についての本心は、会社から離れた立場にある家族や友人に聞いてもらうようにしましょう。
メールを使って異動挨拶をする場合でも、基本的には対面で挨拶をするときと同じような気遣いが必要となります。
お世話になった人に対して、一斉送信のような定型文で必要最低限のことだけを伝えたのでは味気ないものです。
挨拶する相手が多すぎて非効率な場合にはやむを得ませんが、特にお世話になった人や関わりの深かった人には、「To」を使い個人宛に送信しましょう。
多くの人に一斉送信する場合には、「Cc」を上手に使うのが効率的です。
「Bcc」を使うこともできますが、人為的なミスで宛先を間違えることもありますし、誤配信されるリスクも考えられます。
使うときには送信前に宛先をしっかりとチェックするようにしましょう。
まず、真っ先に目に入る「件名」は、ひと目で「どの会社の誰からの異動のお知らせ」とわかるようにしましょう。
例えば「異動のご挨拶【株式会社○○営業1課○○】」のような件名が理想です。
仕事上で大量のメールを受信している人も多いので、どのような内容なのかすぐにわかる件名にするのが親切でしょう。
そして、肝心の本文ですが、当然ながら送る相手によって内容を変える必要があります。
まず、社外の取引先が相手の場合には、直接挨拶できないことへのお詫び、感謝の気持ちを冒頭に書き、それから具体的な異動日・後任者の氏名と連絡先・自分自身の配属先と連絡先などのような必要事項を書きます。
次に、社内でお世話になった人が相手の場合には、社外の相手と同様に冒頭にまず直接挨拶できないことへのお詫び、感謝の気持ちを書き、異動日と異動先・業務ごとの後任者など引き継ぎについての事項・異動先の連絡先など必要事項を書きます。
それに加えて、送る相手ごとに思い出話などを書き添えることで特別な気持ちを伝えられるでしょう。
最後に、社内の異動先の部署の人に送る場合です。
まず簡単な自己紹介と異動日について伝え、これからお世話になりますと挨拶をしましょう。
また、現在の部署での業務や経歴、異動後の業務についてや抱負などを書き添え、不安があったとしても前向きに精進する旨を伝えるようにします。
メールは友人など気心の知れた人に対してはスラスラと書き進められるものですが、ビジネス上の挨拶メールの場合は失礼に当たらないよう必要事項をそつなく伝える必要があるため文面に悩みがちです。
ここでは具体的な文例を紹介しますので、実際にメールを書くときの参考にしてみてください。
件名：異動のご挨拶【株式会社○○営業2課田中太郎】
□□株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社○○営業2課の田中太郎でございます。
私事ではございますが、○月○日（○曜日）付で○○支部営業部に異動することとなりました。
本来ならお伺いしてご挨拶するところですが、急なことですのでメールにて失礼ながらご挨拶申し上げます。
これまで、特別なお取り計らいをいただきまして、心より感謝しております。大変お世話になりました。
後任は○○が担当させていただきます。改めまして○○よりご連絡させていただきます。
後任者の氏名：○○
後任者の電話：XX-XXXX-XXXX
後任者のメール：xxx@xxx.co.jp
私の新しい連絡先については、以下となります。
○月○日（○曜日）以降の連絡先
○○支部営業部
電話：XX-XXXX-XXXX
メール：xxx@xxx.co.jp
異動先の部署では、気持ちを新たに精進してまいります。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○営業2課田中太郎
電話：XX-XXXX-XXXX
件名：異動のご挨拶【営業2課田中太郎】
○○部各位
お疲れ様です。営業2課の田中太郎です。
突然のことですが、この度の人事異動に伴い、○月○日（○曜日）付で○○支部営業部に異動することとなりました。
営業2課在籍中は大変お世話になりました。
本来なら直接ご挨拶するところですが、メールにて失礼ながらご挨拶申し上げます。
異動先の部署でも早く戦力になれるよう、精進していきたいと思います。
私の業務については、後任の○○に引継ぎますので、今後は○○に連絡いただければ幸いです。
後任者の氏名：○○
後任者の電話内線番号：XX
後任者のメール：xxx@xxx.co.jp
私の新しい連絡先については、以下となります。
○月○日（○曜日）以降の連絡先
○○支部営業部
電話：XX-XXXX-XXXX
メール：xxx@xxx.co.jp
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
株式会社○○営業2課田中太郎
電話：XX-XXXX-XXXX
件名：異動のご挨拶【△△支部営業2課田中太郎】
○○支部営業部各位
お疲れ様です。△△支部営業2課の田中太郎です。
この度の人事異動に伴い、○月○日（○曜日）付で○○支部営業部に着任いたします。
△△支部営業2課で培った営業のノウハウを活かして、1日も早く○○支部営業部の戦力となりたいと思っています。
ご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
着任前に何かご連絡がありましたら、以下までいただけますと幸いです。
△△支部営業2課田中太郎
電話：XX-XXXX-XXXX（内線XX）
メール：xxx@xxx.co.jp
不慣れなことからご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、精一杯頑張りますので、よろしくお願いいたします。
株式会社○○営業2課田中太郎
電話：XX-XXXX-XXXX
メールはビジネスにおける大切なコミュニケーションツールの1つです。
実際に相手に合わないからと軽視せず、必要事項と感謝の気持ちを丁寧に盛り込んで、今後も良好な関係を継続できるよう、気持ちを込めて文面を考えましょう。
aileadは、zoomやGoogle meet、Microsoft Teamsと連携したWeb会議を録画、文字起こしすることで、営業活動の成果を最大化、効率化するサービスです。
大手IT製品レビューサイトでは、プロダクトの機能の豊富さや使いやすさ、サポートの充実度などで評価いただき、セールスイネーブルメントのカテゴリにおいて顧客満足度No.1を獲得しています。
「ailead」の資料ダウンロードページはこちらをクリックください
aileadは、各種Web会議ツールと連携することで、会議・商談を自動で録画しつつSFA（営業支援ツール）に自動で保存可能です。
また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、異動挨拶メールの書き方やマナー、文例などについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
↓aileadの資料ダウンロードはこちらから↓
aileadの機能詳細等を掲載したサービス資料をダウンロードいただけます。
