「取引先からテレカンを開催したいといわれたけど内容がわからない」などと困っていませんか。 テレカンは、新型コロナウイルス感染症の流行を受けて注目が集まっている会議のスタイルです。 今回は、テレカンの概要と種類を解説するとともにそれぞれの導入方法、メリット・デメリットなどについて紹介します。
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テレカンとは？
テレカンは「teleconference」の略語で、日本語で遠隔会議と訳します。 日本語訳からわかる通り、テレカンは「電話会議」「テレビ会議」「Web会議」を指す言葉です。 ビジネスでテレカンを用いるときは、どの方法を指すかを確認しておくことが重要です。 テレカンの種類により導入方法やメリット・デメリットは異なります。
電話会議の導入方法と特徴
電話会議の導入方法とメリット・デメリットを紹介します。
電話会議の導入方法
電話会議に使用する電話機を選定してから、電話会議サービスに申し込みます。 使用する電話機は、固定電話・スマートフォンを含め、既存のもので構いません。 利用する電話会議サービスにより、料金体系やサポート体制は異なります。 予算などに合わせて選定することが重要です。 電話会議の開催方法は、参加者が指定された番号に電話をかけるダイヤルイン式と主催者が参加者に電話をかけて招待するダイヤルアウト式にわかれます。 現在、主流となっているのはダイヤルイン式です。 ダイヤルイン式では、フリーダイヤルを除き電話料金は参加者負担になります。
電話会議のメリット
最も大きなメリットは、新たな設備を導入する必要がないことです。 基本的に既存の電話を活用できるため初期コストを抑えられます。 誰でも手軽に参加できる点も魅力です。 指定された番号へ電話をかけるだけでよいため参加者を選びません。 例えば、情報機器の操作が苦手な方でも問題なく参加できます。 以上のほかでは通信の安定性も魅力としてあげられます。 国内の事業所はもちろん海外の事業所でも、ストレスを感じることなく会議を行えます。
電話会議のデメリット
代表的なデメリットは映像を利用できないことです。 会議参加者の表情や態度はわからないため、微妙なニュアンスをくみ取ることは難しいでしょう。 同様の理由で、モニターをつかって資料などを共有することもできません。 資料などを共有したい場合は、事前に配布しておく必要があります。 以上のほかでは、会議の参加者が増えるもしくは会議の時間が長くなると、通話料が高くなる点にも注意が必要です。
テレビ会議の導入方法と特徴
続いて、テレビ会議の導入方法とメリット・デメリットを紹介します。
テレビ会議の導入方法
テレビ会議は、専用の機材を用いて遠隔会議を行うテレカンです。 具体的には、専用のモニター・カメラ・スピーカー・マイクなどを用いて行います。 当然ながら、テレビ会議サービスへの申し込みも必要です。 テレビ会議サービスは、オンプレミス型とクラウド型に大別できます。 オンプレミス型の魅力は自社に合わせてカスタマイズできること、クラウド型の魅力はコストを抑えやすいうえ自社で行うメンテナンスも不要になることです。 自社の目的に合わせて導入することが重要です。テレビ会議への接続は、専用のリモコンなどから行えます。
テレビ会議のメリット
最大の強みは、専用の機材を用いるため接続が安定しやすいことです。 通信環境を整えれば、クリアな映像・音声で遠隔会議を行えます。 複数の事業所を結んだ遠隔会議も行いやすいといえるでしょう。 同様の理由で、操作が簡単な点も魅力です。 電話会議ほどではありませんが、誰でも参加しやすい方法と評価できます。 基本的に会議室などに専用の機材を据え置くため、使用のたびに設定などを必要としない点も見逃せません。
テレビ会議のデメリット
専用機材を必要とするため、ある程度の初期費用がかかる点には注意が必要です。 オンプレミス型を導入すると、サーバー代も必要になるため運用コストも割高になる恐れがあります。 据え置きを基本とするため、遠隔会議を行える場所が限定される点もデメリットです。 普段と異なる場所を利用したい場合は、専用機器の移設作業が必要になります。
Web会議の導入方法と特徴
続いて、Web会議の導入方法とメリット・デメリットを紹介します。
Web会議の導入方法
パソコンやスマートフォンに専用のアプリをダウンロードして遠隔会議を行うテレカンです。 代表的なアプリとしてZoomやSkypeなどがあげられます。 具体的な料金体系はサービスで異なるものの、アカウントを作成すれば無料で利用できるものが少なくありません。 ただし、無料プランは一定の制限をかけられることが多いでしょう。 Web会議の基本的な開催方法は、招待用URLを発行して参加者へ送信するだけです。 あるいは、会議のIDを教えて招待することなどもできます。
Web会議のメリット
代表的なメリットといえるのが、既存のパソコンやスマートフォンを活用できるため初期費用を抑えられることです。 利用料金を安価に設定しているサービスが多い点も見逃せません。 通信環境さえあれば、どこからでも遠隔会議に参加できることもポイントといえるでしょう。 例えば、スマートフォンがあれば、外出先から参加することも可能です。 上記の他では、他の方法に比べて資料を共有しやすい点も強みとしてあげられます。
Web会議のデメリット
利用条件によって通信が不安定になってしまうことがあります。 影響する要因として、通信環境、使用する端末のスペック、インストールしているアプリの干渉などがあげられます。 ケースによっては、相手の発言を聞き取れない、映像が固まってしまうこともあります。 利用にあたり、一定のITリテラシーを必要とする点もWeb会議のデメリットです。 問題になることは少ないですが、適切な設定を行えず会議にうまく参加できない方もいます。
導入にあたり理解しておきたいテレカンの注意点
ここからは、導入前に押さえておきたいテレカンの注意点を紹介します。
会議の目的によって方法を選択する
電話会議・テレビ会議・Web会議のメリット・デメリットは異なります。 会議の目的によって適切な方法を選択することが重要です。 例えば、得意先と行う簡単な打ち合わせなどは導入の敷居が低いWeb会議、大人数で行う重要な会議などは通信が安定するテレビ会議が適しているといえるでしょう。
映像の有無に注意する
テレカンは映像を利用しない電話会議と映像を利用するテレビ会議・Web会議に別れます。 電話会議は表情や態度で細かなニュアンスを伝えられないため、相手の意見を要約して正しく理解していることを確かめるなどの配慮が必要になります。 意思疎通が難しいと感じるときは、映像・音声に加えテキストでもコミュニケーションを図れるWeb会議の導入を検討するとよいかもしれません。
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