業務効率化などを目的として、「SFA(業務支援ツール)」を導入する企業は増加傾向にあります。
SFAを自社に導入すべきか、検討を迷っているケースもあるのではないでしょうか。
SFAを導入するには、あらかじめ内容をよく理解し、知識を身につけて導入することで、効果を最大限に引き出せます。
そこで今回は、SFAの概要や利用するメリット、導入時に比較すべきポイントについて紹介します。

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SFA(業務支援ツール)とは

SFA(業務支援ツール)は「Salesforce Automation(セールスフォースオートメーション)」の略称です。
日本語で「営業の自動化」という意味を持ちます。
日本では営業支援システム、業務支援ツールなどを指して使われることが一般的です。
SFAは営業部門における業務プロセスを自動化して生産性を高めることを主な目的とし、SFAは組織全体の営業力を強化するためのツールとして、多くの企業に活用されています。

SFA(業務支援ツール)の主な機能

SFAを使うと、具体的にどのようなことができるのでしょうか。
SFAの機能は利用するツールによっても異なりますが、基本的な機能は以下のようになっています。

1.商談管理

商談に関する履歴や進捗状況、また訪問の目的といった情報を管理できます。
営業マンが自身の商談を管理することが可能です。
さらに、営業部のメンバー間で情報共有を行うこともできます。
ノウハウを営業部全体でスマートに共有でき、組織全体の営業力を強化できるでしょう。

2.案件管理

案件の担当者や取引先業、また提案している商品・サービスなど、案件に関する基本的な情報を管理できます。
営業部のメンバーで進捗状況を確認・共有することが可能です。
これにより、案件の引き継ぎやメンバーとの会議をよりスムーズに行えます。
同じ顧客に対し、重複してアプローチを行うなどのミスを予防する効果も期待できるでしょう。

3.営業活動の管理

日報やカレンダーなど、営業活動に関する履歴管理を行えます。
記録を行うことで営業部メンバーの個々の活動状況や案件の進捗などを簡単に把握できます。

4.予実管理

売上の予測や実績などを管理することが可能です。
レポート機能が搭載されているツールであれば、グラフ表示にしてわかりやすく情報を得ることができます。
自社の現状や目標などを視覚的に把握できるようになるでしょう。

SFA(業務支援ツール)を利用するメリット

SFAを導入すると、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。
主なメリットには、以下のようなものがあります。

営業の組織化を図れる

営業業務は顧客の情報やノウハウを個人が抱えやすいという課題がありました。
このような場合、顧客対応が属人化してしまうことが大きな問題といえます。
担当者がいないと、周りに何の情報もないため顧客対応を代わることができないです。
こうした積み重ねは、次第に顧客満足度の低下につながるおそれがあります。
SFAによって情報を共有することで、担当者以外の人も安定して顧客対応を行うことができます。
また、個人が蓄積しているノウハウを共有することで、組織のパフォーマンスを底上げできるでしょう。

営業活動の可視化

SFAで情報共有を行うことで、組織内で「誰がどのような業務を行っているのか」という個々の動きが可視化されます。
これにより、何らかの問題が生じた場合にも周りが状況を素早く察知し、サポートをすることが可能です。
また、モバイルデバイスで使用できるSFAを選べば、外出先から日報などを作成することができます。
わざわざ日報の作成のために帰社することがなくなり、負担を減らせるでしょう。

SFA(業務支援ツール)を選ぶときのポイント

SFAは各企業からさまざまなものが提供されています。
それぞれ使い勝手が異なるため、慎重に比較して導入を決めることが大切です。
SFAを選ぶ際はどのようなことに注目すればいいのか、ポイントをチェックしていきましょう。

1.自社に合う形態か

SFAは大きく分けて、「オンプレミスタイプ」「パッケージタイプ」「クラウドタイプ」などの提供形態があります。
それぞれ特徴が異なるため、目的に合わせて選択することが重要です。
自社ではどのような活用を考えているのか、洗い出しておきましょう。

2.セキュリティ面は問題ないか

SFAでは顧客情報を管理することになるため、万全のセキュリティが求められます。
どのようなセキュリティ対策が行われているのか、しっかりと確認しておく必要があるでしょう。

3.カスタマイズ性はどうか

SFAはある程度機能に幅を持たせた仕様になっていることが一般的です。
ただし、企業によっては特殊なビジネスモデルを採用している場合もあるでしょう。
このような場合、自社に合わせてカスタマイズを行う必要が生じます。
必要な機能をカスタマイズして使用できるような自由度の高いものを選ぶと、こうした状況にもスムーズに対応でき便利です。

4.サポート体制が整っているか

SFAは企業の基幹システムとなるケースもあります。
そのため、万が一のときに十分なサポートが受けられるかどうか、確認しておく必要があるでしょう。
また、導入時や運用が安定するまでは、さまざまなトラブルが発生しやすい傾向にあります。
こうしたときに適切なフォローを受けられるものであれば、安心して利用できるでしょう。
導入から定着後まで、しっかりと手助けしてくれるものを選ぶことがおすすめです。

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今回は、SFAの概要や利用するメリット、導入時に比較すべきポイントなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。

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