チームで営業を行なったり、顧客対応に追われたりする営業担当者にとって、効率的なタスク管理は重要課題の一つです。 営業目標を達成するためには、タスク管理をいかに上手くこなすかが大きなポイントです。 効果的なタスク管理は自社の売り上げにつながるのはもちろん、顧客の満足度向上にもつながりますのでぜひ取り入れてみてください。 今回は、営業におすすめのタスク管理の方法や活用したいツールについて紹介します。
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タスク管理とは？
タスク管理とは、プロジェクトを達成するためにこなすべき仕事（タスク）を管理することです。 タスクには個人で行う「個人タスク」とチーム全体で作業を担う「チームタスク」があります。
営業のタスク管理におけるメリット
個人やチームでタスク管理を行うことで個人・チーム・その両方に以下のようなメリットがあります。
個人のメリット1.優先順位の高い仕事に時間をさける
タスク管理によって優先順位が明確になっているため、集中して仕事に取り組む環境を整えることが可能です。 ひいては重要な商談の成功などにもつながり、会社の売り上げに貢献できます。
個人のメリット2.作業の抜け漏れが少なくなる
思いついた仕事をただやみくもにこなしていると、ヒューマンエラーにつながりやすいでしょう。 事前にタスクの洗い出しを行い、細分化しておくことで作業の抜けや漏れを格段に減らせます。
チームのメリット1.業務負担の割合が可視化されるのでフォローしやすい
気付かないうちに一部の人に作業が偏ってしまうこともありますが、チームでタスク管理を行っておけば、業務の負担が重い人の業務量を減らしたり、フォローに入りやすい体制を作ることが可能です。
チームのメリット2.チームマネジメントが行ないやすい
チーム内で決めた営業戦略に関するタスクを共有していれば、チーム全体で目標達成に向けて行動可能です。 業務成果の管理もしやすくなり、チームマネジメントが行ないやすくなります。 急なアクシデントが発生した際も、業務負担が可視化されているため対応に入りやすいです。
個人とチーム両方のメリット1.プロジェクト達成までの工程が明確になる
適切なタスク管理で各々の作業工程が明確になることによって、チーム全体の意思統一をはかることが可能です。 全体を俯瞰して、自分はどこに力を注ぐべきなのかもすぐに分かります。
個人とチーム両方のメリット2.顧客満足につながる
個人がこなすべき仕事に集中して取り組み、効率的にチームマネジメントを行える環境は、顧客へのサービス向上にもつながります。 結果的に顧客満足につながり、リピーターの獲得も期待できるでしょう。 最終的には、会社の売り上げ向上につながります。
営業におすすめのタスク管理の方法
営業のタスク管理をするために、具体的にはどのような方法をとればよいでしょうか。 ステップ形式で説明します。
1.タスクを洗い出して分解する
まずは、かかえているタスク・将来こなすべきタスクを洗い出しましょう。 そして、タスクの種類ごとに整理していきます。 タスクを可能な限り細かく分解し、具体的な行動にすることがポイントです。 一通り洗い出せたら、漏れや重複がないかなどの確認を行いましょう。 この段階で漏れや重複が発生してしまうと、効率的なタスク管理につながりません。 漏れがあった場合、新たなタスクをスケジュールに組み込まなければなりません。 重複があった場合は、タスクの担当者を再度決め直したりしなければならないでしょう。
2.優先順位・作業時間の想定
次に優先順位や、作業時間の想定を行います。 作業時間は余裕を持って見積もっておくことが大切です。 緊急度や重要度の高さから優先順位を決めましょう。 たとえば、「顧客から依頼された見積書作成のタスク」は重要度が高く、期限が近い場合は緊急度も高いことがわかります。
3.スケジュールの設定
上記で設定した優先順位の高いタスクからスケジュールを設定していきましょう。 繁盛期なども考慮して、無理のないスケジュールを組むことが大切です。 カレンダーやガントチャートを用いて、期日管理をしやすくしておくことがおすすめです。 ガントチャートとは、作業開始日・作業完了日・作業内容・担当者・マイルストーン（プロジェクトの節目）・進捗状況を管理できるツールです。 一覧になっているため、プロジェクトを俯瞰で捉えやすく、期日確認や完了確認も行いやすいです。
4.進捗状況のチェックと管理
現在の進捗状況とスケジュールを比較して、遅れがないか逐一チェックを行います。 想定以上にタスクに時間がかかったり、アクシデントが発生したりした場合にはリスケジュールを行いましょう。 チームでタスク管理を行っていれば、フォローにまわる人手の確保がしやすくなり、タスクの調整が可能です。
営業のタスク管理におすすめのツール
営業のタスク管理に役立つおすすめツールを紹介します。
Backlog
Backlogはプロジェクト管理ツールです。 ガントチャートなどで作業計画を把握し、効率的にタスク管理が可能です。 入力したタスクが自動的にガントチャートになっており、Excelなどの形でエクスポートも可能です。 ガントチャートだけでなくプロジェクト管理に必要な機能を多数搭載しています。 操作が簡単でデザインがシンプルなため、ITに苦手意識をもっている方にも使いやすいツールで、30日の無料期間があるのもうれしいポイントです。
Trello
Trelloは、操作が簡単なタスク管理ツールです。 タスクを画面上で簡単に動かせるのが特徴です。 ボード、タイムライン、テーブル、カレンダー、ダッシュボード、マップの各ビューから、あらゆる角度でプロジェクトを確認できます。（無料会員はボードのみ） 無料版でも多くの機能が搭載されています。 組織にあわせてカスタマイズできるので、会社規模などを考慮して最適なオプションを見つけられるでしょう。
タスク管理の強化と同時に営業関連業務を効率化しよう
営業におけるタスク管理は、タスクを漏れ・重複なく洗い出して、余裕を持ってスケジュールを組んでおくことが重要です。 また、そもそもこなすべきタスクを減らしていくことも大切です。
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今回は、営業におすすめのタスク管理の方法や活用したいツールなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
