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2023-09-01
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営業報告書を効果的に活用できず、「何か良い管理方法はないか」と検討している営業部門の担当者も多いでしょう。
営業報告書は、情報の共有や改善点の洗い出しなど、営業活動の参考になる重要な書類です。
今回は、営業報告書の書き方やポイント、実際に使えるテンプレートなどについて紹介します。
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営業報告書とは、営業の現場メンバーが上司や営業マネージャーに日々の営業活動を報告するための書類です。
営業活動の記録を報告書にして残す目的は、部署やチーム内での情報共有、営業活動の反省点の洗い出しと改善、担当したメンバー自身での対応内容の振り返り、業績見通しの参考、顧客対応の記録、などが挙げられます。
営業活動の記録をタイムリーに共有できるので、報告漏れをなくし対応の遅れを防げたりスムーズな業務の引き継ぎができたりするのがメリットです。
顧客ごとに管理すれば、過去の取引や商談の記録も簡単に確認できるので方策を立てる参考としても活用できます。
営業報告書を効果的な書類にするには、ポイントを押さえて書く必要があります。
含めるべき内容やポイントなど、書き方は次の通りです。
営業報告書の基本情報には、訪問日時、自社訪問者、訪問先会社名と場所、先方の担当者や対応者、企業情報、訪問に至った経緯や目的などを書きます。
ここでは、先方の出席者の名前を全て記入するのがポイントです。
担当者や出席者が共有されていないと自社の他のメンバーが対応する際、スムーズに話を進められません。
また、名前を間違えるのは失礼なことなので、印象を悪くしてしまう可能性があります。
内容には、先方の導入目的、導入目的に該当する自社の商品やサービス、競合、予算感または予算、先方決裁者、受注確度、商談の進捗や結果などを書きます。
特に、先方へ紹介した自社の商品やサービスは何なのかが重要です。
これを共有しないと、問い合わせや次回の商談時に話が噛み合わなくなります。
また、先方の導入目的や要望は、次回の訪問時に具体的な提案をするための参考として重要です。
内容には、今回の進捗状況、次回の対応、進捗について意見や課題などを書きます。
先方から依頼された内容は忘れずに記載しましょう。
また、課題となりそうなことを含めるのも重要です。
情報共有することで、さまざまなアドバイスを貰えたり対応策が見えてきたりします。
営業報告書を書くときのポイントは、誰が見てもすぐに内容を把握できること、正確な情報を入れること、商談結果と次に繋がる振り返りを含めること、などです。
何を伝えたいのか、要点を絞って書く必要があります。
商談では多くの情報を得るため、どれも報告書に残したいと考えるものです。
ただ、営業報告書は情報を共有する書類という性質上、誰が見ても何を伝えたいのかがすぐに分かる内容でなければいけません。
【営業の基本情報】
訪問日時：2022年〇〇月〇〇日
自社訪問者：〇〇 〇〇
訪問先会社名：株式会社〇〇〇〇
先方出席者・出席者：〇〇部長、〇〇課長、〇〇氏（担当者）
企業情報：前年度売上〇〇億円の中堅小売業者、従業員500名、公式HP:https://〇〇〇〇.co.com/
訪問経緯：電話による問い合わせ
訪問目的：先方担当者〇〇氏より、「業務を効率化するため何か良い方法はないか」と相談を受け、訪問しました。
【内容の情報】
先方の導入目的：商談のデータをタイムリーに共有させたい、商談内容を振り返りたいなど
該当自社サービス：ailead
競合会社：〇社、△社などの4社
予算感または予算：500万円
先方決裁者：〇〇取締役
受注確度：A
進捗や結果：先方へのヒアリングの結果、現在の業務の課題点は、商談情報の共有がタイムリーにできないこと、過去の商談内容を調べるのに時間がかかること、社内サーバーで管理しているためデータが多くなり社内ネットワークが重くなっていることです。これらの課題を踏まえ、今回はaileadの導入を提案しました。
aileadを提案したのは、情報共有がタイムリーにできる、商談内容を記録できるので振り返れる、クラウドサービスなので社内サーバーの負担を減らせる、などが理由です。
【商談の状況】
今回の進捗状況：先方の要望の聞き取り、aileadの紹介、サービス内容の説明、次回のアポ取り
次回の対応：見積書の提出、〇〇取締役向けの資料の提出
意見や課題など：先方は前向きに検討するようです。〇〇部長は、特にクラウド上でデータ保存できることに興味を示してくれました。現在、社内ネットワークの動作不良について、全社的に不満の声が上がっているそうです。
業務に支障があるレベルなので、営業部門だけでなく全社への導入も検討したいとの意見もいただきました。次回訪問時は、営業部門向けの見積書、全社向けの見積書、〇〇取締役が見ただけで理解できる資料の提出を求められています。ただ、先方からシステムを管理する部署もノウハウもない、という導入後の不安点も相談されました。今回は具体的な説明が足りなかったので、次回訪問時はクラウドのメリットや社内サーバーよりも運用しやすいことも説明し、資料にも盛り込みます。
営業報告書について、「作成に時間をかけられない」「管理が難しい」などの問題を感じることではないでしょうか。
企業によっては項目を設けExcelやWordなどでテンプレート化しているケースもありますが、書くにしても入力するにしてもある程度の作成時間は必要です。
管理においても、紙で管理する場合は、場所の確保や目的の書類を探しづらいなどの問題があります。
ExcelやWordファイルの管理では、社内サーバーの容量の問題などが悩みどころでしょう。
そのため営業報告書は、いかに作成時間を短縮し、扱いやすく管理できるかが重要です。
営業報告書をクラウド上で管理すれば、「書類作成時間が短縮できる」「目的の書類が探しやすい」など、業務の効率化を図れます。
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また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、営業報書の書き方やポイント、実際に使えるテンプレートなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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