顧客をはじめ、社外の相手にメールを出すことが多い営業パーソンでは、メールの署名の設定が必須です。 最初に設定しておけば、都度連絡先を伝える手間を省けます。 また、工夫した署名を使うことで、相手の印象に残る可能性も高まるでしょう。 今回は、営業パーソンのメール署名のポイントや注意点、テンプレートについて紹介します。
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メール署名の目的と必要な項目
メール署名の主な目的は、自分が何者であるかを相手に伝え、連絡先を明確にすることです。 基本的な情報を相手に知らせておくことで、取引を円滑に進められます。 業務内容や状況によって調整しますが、一般的には以下のような項目が必要になります。 自社で使用している名刺の項目も参考にして、記載内容の順番や名称を統一するとよいでしょう。
メールの署名に必要なもの
会社名 部署名 氏名 会社の住所 電話番号 メールアドレス
メールの署名に必要に応じて加えるもの
役職 携帯電話番号 FAX番号 WebサイトURL SNSアイコン お知らせ情報
メール署名を作成するときの5つのポイント
営業パーソンがメール署名を作成する際、基本となるポイントは次の5つです。
1.シンプルで落ち着いたデザイン
ビジネス目的の署名である以上、基本的には真面目な印象を伝えることが大事です。 過度な装飾やキラキラ感は、営業パーソンの署名としてはふさわしくありません。 できるだけシンプルでスタイリッシュなデザインを選びましょう。 部分的に工夫するだけでも、十分オリジナリティーを演出できます。
2.項目ごとに改行
役職と氏名など、まとめられるもの以外は項目ごとに改行するのが基本です。 例えば、住所とメールアドレス、サイトのURLなどが続けて記載されていたり、2行にまたがっていたりするのは見づらいものです。 メール署名は、相手がコピペして使うケースも想定されます。 項目ごとに改行しておくことは、コピペしやすくするための配慮でもあるのです。
3.必要な情報のみ
署名の項目は多くても6~7行程度までにして、情報を詰め込み過ぎないようにしましょう。 情報量が多いと読みづらくなるうえ、最も伝えたい情報の訴求力が弱まります。 署名の最後に、キャンペーンや休業、サイトメンテナンスなどのお知らせ情報を入れたい場合もあるでしょう。 お知らせ情報を入れてもかまいませんが、署名とは視覚的に区別するのがポイントです。 また、セミナーへの誘導リンクが貼られているなど、営業職が強すぎる署名欄は敬遠される可能性もありますので、バランスにも注意しましょう。
4.フォントや色を統一
署名内に複数のフォントや色が使用されていると、統一感がなくごちゃごちゃとした印象を与えてしまいます。 フォントや文字の大きさは統一するのが基本です。 色も基本的には一色のみがベターです。 企業名や氏名を目立たせたい場合でも、使う色は多くても2~3色までにしましょう。 企業のブランドカラーを使用すると、その色を使う意味の説得力も増します。
5.取引先によっては英語版も用意
英語でメールを送る際には、英語の署名が必要です。 英文での表記ルール、例えば英語では苗字ではなく名前を先に書く、住所でも番地を先に書く、などに注意しましょう。 日本語版と英語版を切り替えるのが手間な場合は、英語をベースに最低限必要な日本語訳を付けたもので兼用するのも手です。 特に自社がグローバル企業であったり、海外の取引先が多かったりする場合には、英語ベースの署名でも不自然ではないでしょう。
メール署名を作成する際の3つの注意点
メール署名を作成する際には相手へのマナーとして、見え方と情報の正確さ、容量の3つの点に注意が必要です。 具体的には、以下の点に気を付けて作成し、適宜更新も行いましょう。
1.レイアウトをチェックする
まずは、自分宛てにメールを送ってみて、メール署名の表示がおかしくないかテストしましょう。 文字化けをしていないか、レイアウトが崩れていたり、変な位置で改行されてたりしていないかチェックすることが大切です。 昨今では、メールを見るのはパソコンだけとは限りません。 スマートフォンの小さな画面でも見やすいものになっているか、確認しておきましょう。
2.最新の情報を反映する
電話番号やメールアドレス、部署名など、連絡先に変更があった際には、忘れずに署名の情報もアップデートしましょう。 記載された情報が古いままでは、署名としての機能を果たすことができず、相手にも余計な手間をかけてしまいます。
3.画像はデータサイズも確認する
印象付けるために自身のイラストを入れたり、会社のロゴやSNSのアイコンを載せたりしたい人もいるでしょう。 署名に画像を使用することは可能です。 ただし、できるだけ小さめのサイズにして容量を大きくしないようにしましょう。 メールの容量が大きいと受信サーバーに負担がかかり、新規のメールが受信できなくなるなど、相手に迷惑がかかる場合があります。
営業パーソン向けのメール署名テンプレートの例
営業パーソンにおすすめのテンプレートの例を紹介します。 営業用に使える「シンプル」「おしゃれ」「個性的」「お知らせあり」の4種類を用意しましたので、アレンジしてご活用ください。
シンプルなテンプレート
シンプルで癖のないテンプレートです。
＊--------------------------------------------------------＊ 会社名 営業企画部 名前 〒000-0000 東京都○○区○○ TEL：03-0000-0000 Email：xxxxx＠xxxxx.co.jp URL: https://xxxx.com/ ＊--------------------------------------------------------＊
おしゃれさを演出したテンプレート
直線と四角の記号を組みわせることで、洗練された印象を演出できます。
□■□=========================□■ 会社名 営業企画部 名前 〒000-0000 東京都○○区○○ TEL：03-0000-0000 Email：xxxxx＠xxxxx.co.jp URL: https://xxxx.com/ ■□=========================□■□
営業らしい個性のあるテンプレート
遊び心のあるデザインですが、印象には残しやすいでしょう。
○●△▲□■○●△▲□■○●△▲□■ 会社名 営業企画部 名前 〒000-0000 東京都○○区○○ TEL：03-0000-0000 Email：xxxxx＠xxxxx.co.jp URL: https://xxxx.com/
○●△▲□■○●△▲□■○●△▲□■
お知らせを含むテンプレート
休業や新製品発売などのお知らせは、署名とは分けてその下に記載するのが基本です。 ただし、事務所移転のお知らせなど、重要かつ簡潔にまとめられるものは、相手への注意喚起として一番上に記載してもよいでしょう。
┏ ───────────────────────── ┓ 会社名 営業企画部 名前 〒000-0000 東京都○○区○○ TEL：03-0000-0000 Email：xxxxx＠xxxxx.co.jp URL: https://xxxx.com/ ┗ ───────────────────────── ┛ ≪夏季休業のお知らせ≫ 誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を休業とさせていただきます。 令和〇〇年〇月〇日（月）～令和〇〇年〇月〇日（日） メールの返信は○月○日以降となります。 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 ***************************************"
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今回は、営業パーソンのメール署名のポイントや注意点、テンプレートなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
