リモート会議やオンライン会議は、日々のワークフローの中で当たり前のように行われるようになっていますが、それらをできるだけ効率良く行うにはどうしたら良いのでしょうか。 ウェブ会議の開催回数が増えてくると、様々な種類のミーティングツールを検討したくなるものです。 今回は、リモート会議やオンライン会議におすすめのツールとその効果について紹介します。
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リモート・オンライン会議を行う際のポイント
まず、チームの具体的なニーズやコミュニケーションの目標を明確にすることで、自社に合ったツールを見つけることができます。ウェブ会議ツールを最大限に活用するためには、必要な機能をすべて備えたパッケージを選びましょう。主に小規模なウェブ会議を行うための無料ウェブ会議ツールにおいて、人間味のある仕事をするためには、ビデオミーティングが非常に重要になってきます。
リモート・オンライン会議におすすめのツール5選
ユーザーが電話からビデオへと急速に移行し、ビデオ会議を主なコミュニケーション手段にするようになると、ビデオのニーズをサポートする新しいハードウェアツールも求められるようになります。 上映作品の共有からライブ会議中の重要なファイルの送信まで、会議ツールは仲間との作業を容易にし、会議を効率的に行えます。 また、遠隔地に社員がいるチームでは、ビデオ会議ツールを使うことで、チームメンバーが常につながっていられます。 チームの状況はそれぞれ異なりますが、少なくともビデオとオーディオの機能を備えたオンライン会議ツールは、どのような企業にもおすすめです。
1.GoToMeeting
GoToMeetingでは、ウェブ会議やウェビナーを予約・実施でき、ユーザーはログインして通話し、ホストの話だけを聞けます。 クラウド会議として人気が高く、バーチャルコミュニケーション業界のパイオニア的存在です。 このツールは、音声、画面共有、ビデオ通話を通じて遠隔地での会議を行うための、市場でよくデザインされたツールの一つです。 このツールのポイントは、ChromeやGoogleカレンダーなどのアプリとうまく調和している点であり、仕事が楽になります。
2.Zoom
Zoomは、ビジネスでのビデオ通話に使用されるオンライン会議アプリケーションです。 使いやすさ、オーディオやビデオの機能、わかりやすいカスタマイズ設定など、世界で最も人気のあるツールの一つです。 クラウドベースのプラットフォームを利用して、ビデオ会議や音声会議、スタッフ向けのウェビナーなどを行っています。 Zoomは強力なツールで、会議を開催したり、チームメンバーが予約できる仮想会議室を設置できます。 チームミーティングでも、グループチャットでも、1対1のセッションでも同じように、様々なバーチャルミーティングが可能です。
3.Googleハングアウト
Google Hangoutsは、コンピュータや電話を使って音声やビデオの会話を行うための一般的なアプリケーションです。 ハングアウトでは、Gmailやその他のGoogleアプリを統合することができます。 サインインしてダウンロードし、無料でチャットや会議を続けられます。 これにより、電話をかけたり、テキストを送ったり、グループで話したり、ビデオ通話をしたり、最大10人までの通話が可能です。
4.Google Meet
トップ企業からも信頼されている、Google Meet。 明確な会議の打ち合わせや方針を設定し、少なくとも24時間前までにチームに送信すれば、バーチャル会議の前に全員が参加できます。 カレンダーを使ってミーティングの予定を立てるだけではなく、ミーティングの空き時間を利用して、より深い仕事にあてられます。 バーチャルクロックは、会議を開始するまでの時間を常に追跡し、Docketのようなミーティングツールで最新の情報を得ることも可能です。
新しいオーディオ・ビデオロック機能も追加され、主催者が他の参加者のマイクやカメラをオフにすることができるようになりました。 この新機能は、特定のユーザーをミュートし、主催者が許可するまでそのユーザーがミュートを解除できないようにするものです。 2021年には、主催者がグループ通話中に参加者全員を一度にミュートすることができる機能を発表しました。
5.スカイプ
スカイプは、世界中でコミュニケーションができるソフトウェアです。 何百万もの企業や人々がスカイプを利用して、1対1のビデオ通話や音声通話、コミュニティ通話、インスタントメッセージの送信、ファイルの交換などを行っています。 Skypeでは、グループチャットを作成することができ、自由で少人数のバーチャルミーティングを行えます。
リモート・オンライン会議を会社の資産に
チームメンバーが快適にバーチャルミーティングを行うためには、誰もが快適にコミュニケーションできることが重要です。 ウェブ会議ツールを候補から選ぶ際には、ミーティング中のメモに気を取られることのないよう、ミーティング内容を参加者全員で共有できる録音や録画機能が含まれているものがおすすめです。 これらのツールを使って社内外のリモート・オンラインの打ち合わせをより効果的なものにしましょう。
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今回は、リモート会議やオンライン会議におすすめのツールとその効果などについて紹介しました。 オンライン商談は、移動の時間が必要なく数をこなしやすい反面、その分十分に振り返りを行えている企業が少ないです。 商談数を増やすだけでなく、その後の受注率を向上させるためには、録画データをURLで共有してフィードバックをもらったり、会話の自動分析機能を確認するなどして、PDCAサイクルを回すことが重要です。 ぜひ、aileadを活用してオンライン商談の成果を最大化させましょう。
