IT技術の発展によって、会議の記録を電子的に残すことが一般的になりました。 テキストによる議事録の形式ではなく、録画データとして保存する企業も増えていきます。 しかし、単純に残しているだけでは、生産性向上や業務改善に役立てられません。 そこで今回は、過去に撮影した会議の録画データを活用しやすいように、それらを上手に管理するコツについて紹介します。
オンライン商談の成果を最大化させるツール「ailead」の資料ダウンロードはこちら
会議・商談の録画データの管理方法のコツ
1.ファイル名の付け方をルール化
録画データの活用に欠かせない条件として、従業員がスムーズにアクセスできることが挙げられます。 もちろん、会議の機密度に応じて制限をかける必要はありますが、アクセス権を持つ従業員は容易に見つけられることが重要です。 企業のサーバーで保管する際、ファイル名の付け方に気を使う必要があります。 理想的なのは、そこに含まれているワードを見ただけで、録画データの内容を推察できることです。 たとえば、「会議の日付＋議題」といった構成に統一すると良いでしょう。 この場合、「2022年11月3日_プロジェクトリーダーの選任」のようなファイル名を付けることになります。
テキスト形式の議事録なら、ファイルを開いて少し見るだけでも、どのような会議に関するものなのか分かります。 一方、録画データに関しては、再生して会議が進行しないとアジェンダなどを把握できません。 それが面倒という理由で、参照しようとする従業員が減ってしまうことは問題です。 管理方法の基本として、アクセスしやすいファイル名の付け方を考えて揃えましょう。 西暦と和暦のどちらを使うのか決めるなど、ルールを細かい部分まで具体的に設定しなければなりません。
2.録画データを置くフォルダの分類
ルール化が必要なのはファイル名の付け方だけではありません。 企業のサーバーに録画データを保管する際、一般的にはフォルダに分けて配置します。 したがって、フォルダの分類や名前の付け方に関しても統一的な規則が必要です。 従業員が自分勝手にフォルダを作成すると、それらが乱立して活用しにくい状態になってしまいます。 直感的に所望の録画データまでたどり着けなければ、利便性が大きく下がるので注意しましょう。 その対策として、フォルダを階層構造にして録画データを管理することが基本となっています。 たとえば、第1階層が部門、第2階層がチーム、第3階層がプロジェクトといった具合です。
ただし、フォルダの階層を深くしすぎるのは良くありません。 録画データにアクセスする過程が長いと効率が悪いので、せいぜい5階層以内に収めたいところです。 自分の所属部門や担当業務の関係で、たいていの従業員は参照する録画データのカテゴリが偏っています。 したがって、いつも同じフォルダを探している場合も多いです。 それを検索しやすくするため、「02_情報企画部」のように通し番号を付けることもよくあります。
3.容量を考慮して保管の状態を調整
録画データはテキストファイルと比べてサイズが大きいです。 そのため、撮影した状態で置いておくと、サーバーの容量を圧迫していきます。 ハードディスクの大容量化が進んでいるとはいえ、会議が次々と行われる企業だと足りなくなるリスクもあるでしょう。 よって、動画の規格や編集の仕方を決めておくこともポイントになります。 解像度やフレームレートを極端に高く設定する必要はありません。 それらを上げすぎると、再生時に大きな負荷がかかることも懸念されます。 会議の内容が分かる範囲で低めに設定し、アジェンダまでの部分をカットするなど、できるだけコンパクトな状態で管理しましょう。
また、誰も参照しない録画データをずっと残しておく必要はありません。 たとえば、従業員の現状を確認するだけの定例会議の場合、特に議論するテーマもなく、形式的なやり取りだけで終わるケースも見受けられます。 そのような重要性の低い録画データに関しては、アクセス数などを考慮して削除しても良いでしょう。 いきなり完全に消すことに不安があるなら、一定期間が過ぎるまで圧縮した状態で残しておくという手もあります。
4.トラブルに備えて万全のバックアップ
サーバーの故障をはじめとして、予期せぬトラブルに備えることも管理の重要なコツです。 録画データの消失を防ぐため、定期的にバックアップを取らなければなりません。 前述のように録画データはサイズが大きいので、バックアップ専用のサーバーを用意しておくと安心です。 社内LANを使ってコピーできるように設定しておきます。 会議が多くて録画データが頻繁に追加されていく状況なら、インクリメンタルバックアップを選択するとネットワークの負荷が小さくて済みます。 この方法はまだバックアップされていない録画データのみを対象とするものです。 また、2カ所に同時に保存するミラーリングという方法もよく利用されています。
社内のサーバー以外の保管場所として、外部のオンラインストレージが挙げられます。 これはインターネット上にフォルダやファイルを置けるサービスで、バックアップ先として活用することも可能です。 また、オンラインストレージに配置したものを自動的にバックアップしてくれる機能もあります。 それを使う場合、録画データの本体をオンラインストレージで管理すると、自分たちでバックアップを取る必要はありません。
aileadを活用して会議を自動録画・自動保存しよう
今回は、過去に撮影した会議の録画データを活用しやすいように、それらを上手に管理するコツなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して会議を自動録画・自動保存しましょう。
