コロナ禍は、ビジネスのやり方にも大きな影響を及ぼしています。 オンライン商談もまた非対面での営業活動として広く普及したものの1つです。 この記事では、オンライン商談を行う際に最低限必要なものやツールについて紹介します。
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オンライン商談に最低限必要なもの1：インターネット環境
オンライン商談が普及したのも、インターネットが一般的に普及した背景があってこそです。 安定したインターネット環境なしには成立しないものなので、ここにはコストを惜しまず光回線を利用しましょう。 インターネット環境が不安定だと途中で映像や音声が途切れたりしてしまいます。 そうなると、商談の肝心な部分を聞き取ってもらえなかったり、うまく聞き取れないことで商談相手にストレスを与えてしまったりする恐れもあります。 インターネットはオンライン商談になくてはならないものですので、しっかりと高品質な環境を整えておくことが必要です。
オンライン商談に最低限必要なもの2：高性能マイクとカメラを内蔵したPCなどの端末
インターネット環境の次に最低限必要なものといえば、インターネット回線を利用してビデオ通話をするための機材です。 まず必要になるのがハードであるPCやタブレット、スマートフォンなどになります。 それも、高性能なマイクとカメラが内蔵されているものが望ましいでしょう。 オンライン商談は、対面での商談に比べるとお互いに得る情報が圧倒的に少なくなります。 そのような限られた条件下だからこそ、少しでも良いイメージを相手に持ってもらうことが大切です。 性能の低い機材を使うことでビデオ音声の品質が低くなれば、相手に与えるイメージが良くないものになる可能性があります。
対面で会うことさえできればほとんどの人に好印象を与えられる人であっても、映像が暗く見えたり、聞き取りづらい音声だったりすれば損をしてしまいます。 ただし、音声や画質が高品質であればその分通信量や機材への負荷がかかることにもなるので、必要な品質を十分に保てる製品の中で相応なものを選ぶと良いでしょう。
オンライン商談に最低限必要なもの3：オンライン商談ツール
用意したPCなどのハードに入れて使うソフトが、オンライン商談ツールとなります。 オンライン商談にも使える無料のツールとして一般的に有名なのはZoom、Google Meet、Skypeなどです。 オンラインでのビデオ通話が初めてで、使い勝手を試してみたければ利用してみると良いでしょう。 ただし、無料プランのままだと通話時間が限られます。 このような無料ツールでも十分に画面越しの相手の表情を見ながら会話をすることが可能です。
それに対して有料のオンライン商談ツールは、単にビデオ通話ができるというだけでなく、商談に便利なさまざまな機能が搭載されています。 オンラインでの名刺交換機能、自動で議事録を作成する機能、チャット機能、ノート機能、アンケート機能、録画機能、セキュリティやサポート体制の充実などです。 使い勝手や機能の差のほか、商談に参加する人数によって、料金プランがあります。 有料ツールを導入する場合には必要な機能が搭載されていて、商談の規模に見合ったプランのサービスを選びましょう。
オンライン商談ツールを選ぶポイント1：動作環境
まず、オンライン商談ツールを導入するにあたって、ツールが自社の環境に合っていないことにはどうにもなりませんので、動作環境は最初にしっかり把握しておきましょう。 商談相手をオンライン通話に招待する際には相手の環境を特に問わないツールでも、オーナーとなる導入者の環境だけは限られている場合があります。 対応OSやブラウザ、URL接続とナンバー接続のどちらの接続方式に対応しているか、といったことが基本的なチェックポイントです。 中には、顧客側の端末にもアプリのインストールが必要になるものもあります。 それぞれのツールによって動作環境が限られている場合があるので、事前によく確認して自社の環境に合ったものを選びましょう。
オンライン商談ツールを選ぶポイント2：料金体系
ツールの導入にあたってどれだけのコストがかかってくるかは、やはりもっとも重要視されるところです。 多くのツールは導入することでまず初期費用がかかり、さらに月額料金がかかってきます。 料金は利用アカウント数（利用者数）、ルーム数（商談の数）などによって変動します。 そのコストパフォーマンスは単純に計算するのが難しいため、どのくらいの頻度で、何人でオンライン商談をすることになるかをシミュレーションしてみると良いでしょう。 料金体系をアカウント数基準にしたほうがお得な会社なのか、ルーム数基準にした方がお得な会社なのかは、導入する会社の性質によってそれぞれですので、よく見極めてみてください。
オンライン商談ツールを選ぶポイント3：セキュリティとサポート体制
オンライン商談では、会社の機密情報も扱うことがあるので、セキュリティ面もしっかりと備わっているツールを選ぶことが大切です。 特に、在宅勤務で商談に参加する人も増えているので、情報の取り扱いには注意が必要となります。 通信全体がSSlで暗号化されていること、ツールで受け渡しするファイルなども暗号化されるものだと安心です。 もちろん、会社としてもすべてをツール頼みにするのではなく、ガイドラインを作り従業員を教育して万全な体制づくりをしておく必要があるでしょう。 しかし、やはりサービスを提供する側のセキュリティレベルは重要です。 セキュリティに関する認証を取得している、接続元IPアドレスの制限ができるなど、対策をとっている企業のサービスを選ぶと良いでしょう。
また、オンライン商談をスムーズに進めることのできるサポート機能も自社に合ったものがあれば便利です。 プレゼンをするときにポインターを使えるマーカー機能、トークスクリプト機能、資料を送信・共有する機能、議事録作成機能などがあり、サービスによってはユニークな機能も提供されています。 特に強く相手に伝えたいことを強調したり、文字で相手に伝えたり、顧客と共有したい資料をいつでも見てもらえる状態にしたりと、商談にまつわる便利な機能がそれぞれのサービスに備わっているので、あれば効率が大幅に上がる機能は積極的に取り入れてみましょう。
オンライン商談ツールはオンライン商談に限らず、会議やオンライン面接、顧客サポートなど、さまざまなビジネスの用途での活用も考えられます。 多くの場面で便利に活用できれば、さらにメリットが大きくなるでしょう。
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今回は、オンライン商談を行う際に最低限必要なものやツールなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
