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2022-07-13
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表計算ソフトのエクセルでは、営業の案件管理が可能です。
エクセルを活用することで、専用ツールを導入することなく営業の案件管理が行えます。
コストの抑制が期待できるため、営業の案件管理にエクセルを活用している企業は少なくありません。
今回は、エクセルを活用して営業の案件管理を行う方法と主なポイントについて紹介します。
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営業成績の向上には、効率的な案件管理が欠かせません。
この項目では、案件管理の概要と目的や重要性、管理すべき6つの項目を紹介します。
営業の案件管理とは、営業担当者が抱える案件情報やデータなどを専用ツールで管理することです。
案件管理を行うことで、営業活動の5W1Hや、進捗状況と受注確率などの可視化が可能です。
また、案件情報を1カ所に集約できるため、営業部内での情報共有が可能になります。
その結果、メンバーへの効果的なサポートが可能になり、営業部全体で効率的な営業活動が行えます。
営業の案件管理を行うことで、チームとしての営業戦略の策定が可能になります。
従来は、各担当者の経験や感覚に頼った属人的な営業活動が一般的でしたが、現在はチームで動く企業も少なくありません。
特に、大型案件の場合には、チーム営業が必要になります。
そのために必要な戦略の策定には、各営業担当者が集めてきた情報を集約して、可視化できる案件管理が重要な要素となります。
また、営業マネージャーが適切なマネジメントを行うためにも、案件管理ツールによる情報の可視化が必要です。
取引先企業の会社名や住所などの基本的な情報を登録します。
すべての情報の土台となるため、漏れなく入力することが大切です。
各営業プロセスの進捗状況を入力します。
進捗状況によって売上や受注予定日の予測が可能になるため、段階に応じた戦略の策定のためにも重要です。
現在までのアプローチで得られた情報や次のアクションの日時などを入力して共有します。
案件管理は、過去の案件情報を一元化したデータベースでもあります。
そのため、成約に至った過去の案件情報を参考にすることで現在抱える案件の受注確率や売上が予測でき、その予測に応じた戦略の練り直しが可能になります。
進捗状況や受注確率などから割り出した売上予測を入力することで、適切なリソースの配分や戦略の策定が行えます。
成立に至った過去案件の獲得チャネル（顧客接点）の割合を可視化します。
営業の獲得チャネルには、テレアポ営業・オンライン営業・Web広告・新聞や雑誌広告などのチャネルがあります。
複数のチャネルを活用している場合は、成立に至った過去案件のチャネル割合を可視化しておくことでその後の戦略策定に有効です。
数値を入力するだけで表やグラフが簡単に作成できるエクセルは、営業の案件管理にも効果的です。
本項目では、エクセルで営業の案件管理を行う方法を紹介します。
1つ目のステップは、テンプレートのダウンロードです。
エクセルには、営業の案件管理に必要なテンプレートが完備されていません。
そのため、営業の案件管理を行うには、まずテンプレートのダウンロードが必要です。
主なテンプレートは、Microsoft Officeの「売上管理表（セールス）」「売上目標管理表」「顧客管理表」「業務報告書（日報・週報）」の4つです。
「売上管理表（セールス）」は、予算に対する売上達成度が可視化できるため、売上目標の設定が容易になります。
「売上目標管理表」は、日々の目標達成率を自動でグラフ化してくれるため、過去の目標達成率の振り返りにも有効です。
「顧客管理表」は、顧客の情報管理が簡単に行なえるだけでなく、必要な情報の検索も可能です。
「業務報告書（日報・週報）」は、業務に関する日報と週報をセットで管理できます。
2つ目のステップは、営業の案件管理に必要な項目への入力です。
業界や業種によって異なりますが、一般的には「案件番号」「企業名」「営業担当者名」「商材名」「訪問日と対応内容」「営業プロセスの進捗履歴」「課題や次回の予定」「受注確率や予定日と金額」「獲得チャネル」「営業マネージャーのコメント」を入力します。
これらに加えて、各業界や業種に必要な項目の追加が可能です。
ただし、エクセルは営業の案件管理専門ツールではないため、あまり多くの項目を追加することは推奨されていません。
本項目では、エクセルで効果的な営業の案件管理を行うためのポイントを紹介します。
効果的な営業の案件管理を行うための主なポイントは2つです。
エクセルで営業の案件管理を行う目的の1つは、営業部内における情報やデータの共有です。
そのためには、各営業担当者が統一されたルールに基づいて、情報やデータを入力する必要があります。
各々が独自のルールに基づいて適当に入力していると正確な数値化はできません。
そうなると、エクセルで営業の案件管理を行う効果が薄まるため、入力ルールは必ず統一化することが大切です。
たとえば、「データは1案件につき1行ずつ縦に入力する」「空白スペースを設けない」「縦軸と横軸をクロスさせない」といったことは、基本的な禁止事項として統一する必要があります。
他にも、用語や金額といった表記の統一化も必要です。
そのためには、なるべく分析結果が容易に理解できるような加工を施す必要があります。
そのために大切なのは、入力時の一工夫です。
たとえば、テンプレートの色変更機能を使って色分けするだけで、グラフの見やすさが大きく向上します。
また、可能な限りファイルを分けたりせずに一元化を心がけたり、案件を時系列に並べたりして表示するのも有効です。
さらに、関連ファイルやシート、共有フォルダへのリンクの設定も一定の効果が期待できます。
今回は、エクセルを活用して営業の案件管理を行う方法と主なポイントなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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