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2022-07-13
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商談準備に欠かせない資料の一つが、企業の「組織図」です。
商談時にはなるべく無駄を省いて有益な話をしたいものです。
組織図は、組織体制を表すだけでなく、企業の経営方針や今後の戦略などの背景を考える際にも役立ちます。
そこで今回は、組織図の種類や特徴をはじめ、探し方や読み解き方について紹介します。
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組織図は、会社の内部構造を表す図表のことで、部門の上下左右の関係性がわかるものです。
組織図には会社の経営戦略が反映されているため、今後の課題を推測したり、より良い提案を考えたりするのにも役立ちます。
商談前に組織図を読み解くことで、顧客の組織体制を把握するだけでなく、顧客が抱える課題を見つけやすくしたり、キーマンを探ったりできます。
公開されている組織図のみでは、顧客の組織体制について正確な理解は得られません。
しかし、事前に大まかな組織体制を把握しておけば、行き当たりばったりではない戦略的な探りを入れられます。
相手に対しても「よく準備をしてきている」という印象を与え、営業としての真摯な姿勢を見せるのにも効果的です。
基本的には会社のホームページで確認します。
多くの場合、組織図は会社概要やIRのページなどに記載されています。
組織図の公開は義務ではないため、必ず組織図が見られるとは限りません。
グループ会社の場合は、グループを統括する会社のホームページにまとめられている場合もあります。
また、組織図を作成する手法は多様ですが、公開されているものは事業・部門などがメインです。
担当者や個人名などは記載されず、部署の詳細が省かれていることもあります。
組織図にはさまざまな作成方法があり、組織図の型と特徴を押さえておくと読み解く際に役立ちます。
どのような意図で組織図が作られているのかが分かれば、新しい発見や良いアイデアが見つかることもあるはずです。
ここでは、代表的な3つの組織図について説明します。
機能別型では、経営者のもとで業務内容や機能ごとに人員配置を行います。
例えば、社長の下に営業部・製造部・販売部・総務部などが横並びになっているイメージです。
部署で機能が異なり、それぞれが能力・スキルを特化させて効率よく仕事を進められます。
一方で、部署が独立しやすい傾向にあり、社員としては視野を広げづらい環境です。
また、意思決定権がトップに集中し、機能が複雑になると意思決定まで時間がかかる側面もあります。
事業別型は、事業ごとに営業部・開発部・製造部などが割り振られた組織構造です。
複数の分野で事業を展開する会社や、地域ごとに組織を取りまとめる必要がある場合などで使用されます。
不動産事業部・食品事業部・IT事業部など分野が異なれば、求められる機能は同じでも業務内容は大きく異なるためです。
一般的には、会社全体に関わる人事・総務は独立しています。
事業別型では、各事業部のリーダーによる意思決定が可能で、スピーディーにプロジェクトを進められることが強みです。
一方、意思決定に上層部への確認が必要ないことから、会社の方針と異なる方向に進んでしまうリスクがあります。
事業別型と似ていますが「事業部を一つの会社にする」という点が大きな特徴です。
グループ会社として複数の事業を展開している企業で、グループ全体の組織体制を説明する際に使われます。
事業別型よりも各会社に与えられる権限が大きく、より意思決定がスピーディーになります。
グループ会社同士での連携が弱くなったり、外からは課題が見えにくくなる傾向にあります。
機能別型と事業別型を組み合わせたものがマトリックス型です。
同じ職種の人が、複数の事業やプロジェクトに関わるため、事業・職種を越えたコミュニケーションが活発になるのが特徴です。
専門性の向上と意思決定のスピードアップを同時に実現できるといえます。
ただし、指揮系統がわかりづらくなりやすい傾向にあります。
事前に大まかな組織体制を理解することで、商談では担当者からしか聞けない重要な話に集中できます。
組織図を読み解いて、限られた商談時間を有効に使いましょう。読み解く際のポイントは次のとおりです。
多くの場合、組織図は上下左右で力の強い順に並んでいます。
一般的には、事業部よりも上に並ぶ経営層の力が強く、一見すると同列の事業部も左右のどちらかがより強い部門になっているはずです。
このとき、ホームページに役員一覧があれば併せて確認してみてください。
役員の担当部門からも、どの事業に重きをおいているのか推測ができるためです。
グループ会社では多くの場合、各会社ごとの組織図が事業別型で、グループを統括する会社にカンパニー型組織図がある可能性があります。
提案を実現してもらうためには、影響力の大きな部署を把握することが大切です。
営業先の会社規模や状況に合わせて、幅広い情報収集をしておきましょう。
新設部署については、まだホームページの組織図に反映されていない場合があります。
ホームページのお知らせやプレスリリースなどを探して、直近1〜2年の動きを確認しておきましょう。
新設部署ができた理由を考えることで、顧客がこれから何を目指しているのか、何に注力したいのかが見えてきます。
経営課題の解決に向けて、もしくは戦略を変えるために、組織体制を変えることは珍しくありません。
組織図の種類と特徴については既に述べましたが、組織体制が変われば組織図も変わるものです。
例えば、これまでは営業・開発・製造に分けられた機能別型の組織図が、○○事業部、××事業部という事業別型の組織図に変更されたとします。
事業別型は機能別の組織体制よりも、事業ごとにスピード感をもってプロジェクトを進められるのが特徴です。
事業部ごとの独立性が強まるため「事業間での連携ツールやシステムが求められるのでは？」「○○事業に特化した提案ができるかもしれない」などの推測を立てられます。
現場の社員としては業務内容に大きな差がなく「組織体制は変わりますが、方針は変わりません」と言われることもあるでしょう。
しかし、組織体制が変わったからこそ新しい提案ができる可能性があるのも事実です。
今回は、組織図の種類や特徴をはじめ、探し方や読み解き方などについて紹介しました。
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