人と距離をとって仕事を行う機会が増え、働き方が大きく変化しています。 その中で、ビジネスチャットツールの導入を検討する企業が増えてきました。 いざ導入を検討しようと思っても、そもそもチャットツールについて詳しくわからない方も多いかもしれません。 今回は、チャットツールを活用するメリットや比較ポイントについて紹介します。
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ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールとは、ビジネス利用に特化したコミュニケーションツール。 SNSのような操作性で、手軽に業務上のコミュニケーションをとることが可能です。 業務の効率化に必要な機能が多く備わっているため、近年導入する企業が増加しています。 主にどのような機能が備わっているか説明していきます。
チャット機能
チャット機能を使用することで、一対一のやり取りも、一対複数のやり取りも文章でコミュニケーションを行えます。 ビジネスマナーの観点からメールでのやり取りは、文面作成に時間を要することがありました。 チャットにおいては、件名やあいさつ文を省いて本題に入ることが可能なため、円滑かつ簡潔にやり取りができます。
音声通話・ビデオチャット機能
インターネット環境があれば、音声通話や映像でのやり取りも可能です。 個人的な電話番号やSNSのIDを知らなくてもやり取りできる点は、仕事とプライベートを区別することにもつながります。 複数でのやり取りももちろん可能なので、Web会議の開催も可能です。
グループ作成機能
部署やチーム、プロジェクトごとにグループを作成可能です。 チャット機能を使用して業務連絡を行うことで、伝達漏れを防ぐことにつながります。
ファイル共有機能
業務に必要なテキスト・画像・動画ファイルを共有できる機能です。 メールで一人一人に資料を送る手間がなくなります。 会議を行いながらファイルを共有できるため、会議資料の印刷といった準備の負担も格段に減らせます。
タスク管理機能
チャット内で発生したタスクをToDoリストに加えられる機能です。 業務を漏れなくこなすことで、生産性向上につながります。
ビジネスチャットツールを活用する3つのメリット
ビジネスチャットツールを活用するメリットは次の3点です。 それぞれ紹介していきます。
1.情報をスピーディにやり取りすることで業務の効率化が可能
スピーディにやり取りできる点がチャットツールの大きなメリット。 メールのようにアドレスや件名、あいさつを入力する手間がなく、必要な業務情報を伝えるだけでよいからです。
在宅勤務や出張をしているメンバーともスムーズにやり取りできます。 対面で行われていた会議も、チャットツールでWeb会議を開催することで離れた場所からでも話し合いか可能。 移動時間を短縮できます。チャット機能で情報の共有があらかじめ行われているので、会議時間自体の時間短縮にもつながります。 このようにスピーディなやり取りによって、あらゆる場面で業務の効率化が進むでしょう。
2.コミュニケーションの活性化
コロナ禍でリモートワークが進む中、社員同士はコミュニケーション不足に陥りがちです。 疑問点が出てきても、ビジネスマナーを要するメールや相手の時間を奪ってしまう電話で質問するのは心理的にハードルが高いものです。 チャットツールであれば疑問点を気軽に質問可能。 豊富な絵文字やスタンプが円滑なコミュニケーションを後押しするでしょう。
3.セキュリティ機能が充実
チャットツールは業務情報の共有を前提に開発されたツールです。 業務情報を漏らさないよう、高度なセキュリティ対策がほどこされています。 不正アクセスの防止・監視機能、データの暗号化機能、端末認証、ユーザー管理、IPアドレス制限などの対策が行われています。
ビジネスチャットツールを選ぶときの5つのポイント
ビジネスチャットツールを選ぶときのポイントは次の5点です。 サービスを検討する際は参考にしてください。
1.必要な機能を備えているか
まずは、自社がチャットツールに求めている機能を、十分なクオリティで提供しているサービスを探すことが大切です。 チャットツールに求める機能を明確化し、優先順位をつけてみましょう。 優先順位が高い機能を備えているサービスをしぼりこみ、特徴を照らし合わせながら検討することが重要です。
2.コストパーマンスが適切か
必要な機能を検討し終えたら、コストパフォーマンスが適切かどうかを検討しましょう。 ツール料金だけでなく、保守や拡張など運用時に必要なコストも見積もっておく必要があります。 無料プランがあるものも多いので、利用してみて使用感を確かめてみることも可能です。
3.社員にとって使いやすいか
チャットサービスが使いやすいかどうかも、サービスを選択する際の大切なポイントです。 使いにくく機能がわかりにくいと利用が促進されない場合があります。 ITスキルに関して苦手意識を持っている社員が多いようでしたら、直感的に操作できるような使い勝手の良いサービスを選択するようにしましょう。
4.セキュリティ対策は十分か
上記で説明した通り、ビジネスチャットツールは高度なセキュリティ対策がほどこされています。 しかし、どれだけ高度なセキュリティ対策を行っていても全てのリスクを防ぐことは不可能です。 企業のセキュリティポリシーを満たしているかどうかを十分に検討する必要があります。 一方で、IPアドレス制限や端末認証などのセキュリティ対策を行うほど、利便性は損なわれていく可能性があります。 セキュリティ対策に重きを置きつつも、利便性を損ねないようなサービスの選択を心がけましょう。
5.業界シェアの高さ
業界シェアの高さや多くの企業に導入が見込まれるサービスから、チャットツールを選択するのも方法の一つです。 社内におけるコミュニケーションを迅速化させるために、チャットツールの導入を検討している企業も多いかもしれません。
しかし、社内だけでなく取引先や業務委託先といった社外の人とのコミュニケーションを円滑に行うことも考えてみてはいかがでしょうか。 導入数が多いチャットサービスを使用することは、社外の人とも仕事の連携がとりやすくなり業務の効率化につながります。 社内外問わず、コミュニケーションの円滑化をはかるためには、業界シェアの多さからチャットツールを選択してみてはいかがでしょうか。
aileadを活用して営業活動の業務を効率化しよう
今回は、チャットツールを活用するメリットや比較ポイントなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
