デジタルトランスフォーメーションにより、企業が変化する技術に対応しなければならない中、改めてBPMのメリットが見えてきました。 今日では、ビジネス・プロセス・マネジメント・ソフトウェア（BPMS）ツールが普及しており、組織はデジタル・エコシステムや変化する労働環境に合わせてプロセスを改善しています。 今回は、BPMの概要や仕組み、活用メリットについて紹介します。
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BPMの仕組みとメリット
BPMとは、ビジネス・プロセス・マネジメントの略で、組織のプロセスをマッピング、分析、改善するための体系的なアプローチです。 1980年代以降、中堅企業や一般企業は、リーン生産方式やシックスシグマ、ビジネスプロセス・リエンジニアリングなどのBPM手法に投資してきました。 BPMが必要かどうかを判断するのに役立つ、ビジネス・プロセス・マネジメント・ソフトウェアの9つのメリットを紹介します。
1.リスク低減
ビジネス環境が変化しているため、企業は効率性に影響を与えるような組織上のミスを起こしがちです。 BPMツールを持つことで、管理者は様々なプロセスの典型的なワークフローであるリソースの利用状況とその実行状況を監視できます。 また、管理者は非効率性を早期に発見し、コスト削減やリソース配分の改善につなげられます。
2.組織的コントロールの向上
リスクの低減に伴い、経営陣が会社で何が機能しているかをよりよく知ることができるため、組織的な統制が改善されます。 中堅・大企業では、多くの部署や複数の事業所が存在する場合が多いです。 ここでは、すべての従業員が従うべきプロセスを設定することが、ビジネスを効率的に運営するために重要です。 BPMツールは、これらのプロセスを管理することを可能にします。
3.プロセスの最適化
組織内の業務を俯瞰することで、管理者は非効率的な業務や従来の業務を最適化できます。 このような場合、BPMツールの利点は新しいプロセスを作成したり、既存のプロセスを改善したりすることがいかに簡単であるかという点にあります。 最近のツールの多くは、ドラッグ＆ドロップによる視覚化機能を備えているため、プロセスの最適化にかかる時間は短くて済みます。
4.アジリティの向上
ビジネスプロセスの調整を容易にすることは、企業が連携を強化する上で非常に重要です。 特に、デジタルトランスフォーメーションがさまざまな業界に変化をもたらす今日、このような変化に対応しやすくなってきています。
5.コラボレーションの向上
多くの企業では、部署やオフィス外のプロセスの伝達が問題となり、その結果、組織内のコラボレーションに影響を与えています。 BPMツールを使えば、プロセスを可視化して誰でも見ることができるため、より明確にプロセスを伝えることができます。 誰かがプロセスの特定の部分を担当している仲間を探しているときは、ツール内のプロセスをたどることで、その仲間を見つけることができます。
6.ワークフローの自動化
BPMツールを使用することで、マネージャーは複数のワークフローを管理し、どのワークフローを自動化できるかを判断することができます。 この方法により、リソースを解放し、他の場所に割り当てて会社の生産性を向上させることができるのです。 また、ワークフローを自動化することで、一部の業務のコストを削減することもできます。 AIの進化と同様に、多くの手動プロセスを削減することが可能です。
7.確実なコンプライアンス
組織が行う手続きの多くは、ISOのような手法や規範に準拠していなければなりません。 そうでなければ、企業は評価の低下や証明書の撤回、あるいは経済的な罰則を受ける可能性があります。 BPMツールは、これらの規範に適合するようにプロセスを管理しやすくし、内部および外部の監査のための背景を提供します。
8.組織的目標の概要
従業員がプロセスに従わないのは、プロセスの背後にある全体像やプロセスが自分の職務や組織の目標にどのように対応しているのかが見えないからであることが非常に多いです。 組織全体のプロセスをマッピングし、その概要を従業員と共有することで、プロセスが企業のビジネス目標にどのように対応しているかがより明確になります。
9.従業員の幸せ
最後に、明確な目的・プロセス、責任は、従業員を幸せにし、満足させます。 明確な構造を持つ職場で働くチームメンバーは、与えられたタスクに疑問を抱くことがないため、より生産的で幸せな生活を送ることができます。 BPMツールは、従業員が雇用されている組織での変化を理解できるように、透明性のあるプロセスや文書を作成するのに役立つでしょう。
BPMソフトウェアの活用
ビジネスパフォーマンスとオペレーションの俊敏性は、自社が設定し、管理し、監視するプロセスによりけりです。 簡単に聞こえるかもしれませんが、企業の有効性を常に把握するためには専門家が必要です。 BPMソフトウェアを使用すると、組織内のプロセスの概要を把握できます。 部門内のプロセスを分析、改善、または管理したい場合でも、会社全体のプロセスを管理したい場合でも、BPMツールは最適な方法です。 カスタムBPMソフトウェアとクラウドBPMソフトウェアを選べます。 クラウドBPMソフトウェアの利点は、より良いコラボレーションと最小限のセットアップとメンテナンスであり、カスタムソフトウェアは組織のニーズに合わせてより良く調整されます。
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今回は、BPMの概要や仕組み、活用メリットなどについて紹介しました。 オンライン商談は、移動の時間が必要なく数をこなしやすい反面、その分十分に振り返りを行えている企業が少ないです。 商談数を増やすだけでなく、その後の受注率を向上させるためには、録画データをURLで共有してフィードバックをもらったり、会話の自動分析機能を確認するなどして、PDCAサイクルを回すことが重要です。 ぜひ、aileadを活用してオンライン商談の成果を最大化させましょう。
