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2023-08-28
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働き方改革によってリモートワークが増え、オンライン会議を行う企業が増加傾向にあります。
そのようななかで活用されているzoomやteamsなどのクラウドサービス。
ただ、オンライン会議の議事録を作成するために音声をメモにまとめるのは手間と時間がかかってしまいます。
そこで今回は、オンライン会議での議事録を文字起こしするための方法やメリットについて紹介します。
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zoomには、オンライン会議中の会話をリアルタイムで自動的に文字起こし（あるいは字幕）にする機能があります。
有料版であれば、録画済のデータも文字起こしをすることが可能です。
アカウントオーナーや管理者が文字起こしを有効・無効にできますが、こちらは2022年4月現在で英語のみ対応しています。
そのため、会議に参加している人物の英会話力が必須となるので注意が必要です。
また、周囲にノイズ、話している人の声の明瞭さや大きさ、方言などが文字起こしに影響する可能性があるため、正確な内容で表示されるとは限らないという問題があります。
そのため、より正確に日本語で文字起こしをしたい場合は、サードパーティを連携させて利用するのがおすすめです。
zoomの自動文字起こしを利用するのであれば、「マイク付きのヘッドセットあるいはイヤホンの着用」「静かな場所でオンライン会議に参加する」「話者以外は都度ミュートにする」などクリアな音声になるようにポイントを押さえて会議を行うことが大切です。
自動文字起こしは人物名や専門用語などをご認識して表示するケースが少なくないため、文字起こしされた内容を確認しながら手直しする必要があります。
zoomで文字起こしを使うには、アカウントの設定から「ミーティング」に進みましょう。
そこで、「字幕」を有効にします。
もし有効にできなかったときは、zoomグループもしくはアカウントの管理者に有効の許可をもらわなければなりません。
さらに「ライブ文字起こしサービスを有効にして、ミーティング内のサイドパネルに文字起こしを表示する」を有効にして完了です。
事前に有効にするのではなくオンライン会議中に文字起こしを有効にしたい場合は、まず文字起こしを有効にしたうえで新たにミーティングを開き直し、通話コントロールから「字幕」もしくは「ライブ文字起こし」を開き、「自動文字起こしを有効にする」をクリックして完了です。
オンライン会議の文字起こしは議事録の作成をサポートし、担当者が速やかに仕上げられるようにします。
zoomの自動文字起こしは英語のみ対応になっているほか、正確に話した内容が表示されにくいときもあります。
そこで、より正確に文字起こしするために、サードパーティのツールをzoomと連携させる方法を用いることもひとつの方法です。
一般的に、サードパーティの文字起こしツールはビジネス用を想定されていないものが多いことから、ビジネスのオンライン会議で活用する場合は選択する際に注意したほうが良い点もあります。
オンライン会議では機密情報について話す機会もあることから、セキュリティがしっかり整っているものを選ぶほうが安心です。
文字起こしツールのなかにはセキュリティ面が甘いものもあるので、必ず事前確認をしましょう。
文字起こしツールは、採用されている音声認識ツールによってレベルが変わります。
そのため、あらかじめ決めた自社の希望する文字起こしレベルに達しているかどうかをお試し期間などを利用して確かめておくのがおすすめです。
文字起こしツールを導入することで、さまざまなメリットが期待できます。
zoomミーティングで文字起こしすることで、議事録の作成に関する負担が軽減されます。
通常、オンライン会議中の会話を手作業で文字起こししようとすると何度も確認をしながら時間をかけて行わなければなりません。
1つの議事録を仕上げるために数時間かかかることもあるため、担当者の負担も大きいです。
一方、文字起こしツールは話した内容をリアルタイムで文字にするツールなので、これまで手作業で行っていた作業は省略され、最終確認と必要な部分のみ手直しをして仕上げられます。
通常であれば数日以上かかる可能性がある議事録の作成も文字起こしツールで短時間で作れます。
そのため、情報をスムーズに共有して業務効率アップに繋がります。
議事録の作成に時間をとられなくなるので、担当者が自分の業務に支障をきたすことなく集中して従事できるようになります。
本来の業務が議事録の作成で通常通りにできなくなってしまうと、ほかの業務にも影響がでてしまう可能性がないとはいえません。
通常業務には悪影響がない状態で議事録の作成が速やかに行えれば、担当者のストレスを減らすことも期待できます。
aileadは、zoomやGoogle meet、Microsoft Teamsと連携したWeb会議を録画、文字起こしすることで、営業活動の成果を最大化、効率化するサービスです。
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aileadは、各種Web会議ツールと連携することで、会議・商談を自動で録画しつつSFA（営業支援ツール）に自動で保存可能です。
また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、オンライン会議での議事録を文字起こしするための方法やメリットなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、zoom会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用してzoomの文字起こしや議事録作成を効率化しましょう。
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