2022-07-10
min read
年末はどの企業も忙しいため、取引先への挨拶は直接訪問せずにメールを送ることが一般的です。
とはいえ、どのように書けばいいかよく分からない人も多いでしょう。
メールの内容によっては失礼に思われる可能性もあるため、書き方には十分に注意することが必要です。
今回は、年末挨拶メールの書き方や注意点、例文などについて紹介します。
オンライン商談の成果を最大化させるツール「ailead」の資料ダウンロードはこちら
年末になると、お世話になった取引先企業に挨拶をします。
本来なら直接訪問して挨拶するべきとされていますが、忙しい年末の訪問はあまり現実的とはいえません。
ここ数年はコロナの影響により、先方に伺いづらい状況も続いています。
そこで、直接訪問に変えて葉書や手紙、メールなどを送ることが一般的です。
近年は経費削減の意味もあり、葉書や手紙からメールに移行する企業が増えています。
挨拶メールを送る主な理由は、今年1年間お世話になった感謝の気持ちを伝えることです。
それに加え、来年度以降もビジネス上で良好な関係を続けていきたいとの考えを伝える目的もあります。
礼儀正しく挨拶をすることで、信頼感にもつながるでしょう。また、年末年始の休業期間も通知することが一般的です。
メールでは、手紙ほど堅苦しい文章を書く必要はありません。
とはいえ、受け取った先方を不快な気持ちにさせないためにも、基本的なマナーを守ることが大切です。
年末の挨拶メールではいくつか注意すべきポイントがあります。
ここでは、注意点を4つ取り上げて紹介します。
年末の挨拶メールは、できるだけ一斉送信せずに個別に送信することが望ましいです。
「お取引先各位」などのタイトルで、見るからに一斉送信したと分かるメールを送っては、先方に事務的な印象を与えてしまうでしょう。
また、先方のシステムによっては、BCCで一斉送信されたメールは自動的に迷惑メールボックスに振り分けられてしまうこともあります。
面倒でも、個別に送るほうが良いでしょう。
挨拶メールを送付するタイミングは、年内の最終営業日の1週間前から3日前が適切とされます。
これは、年末になるとほとんどの企業が業務で忙しくなり、ぎりぎりに送ると先方に気付かれない可能性があるためです。
先方の仕事納めが12月28日なら、遅くとも25日には送るようにしましょう。
会社によって最終営業日は異なるため、確かめておく必要があります。
なお、先方から先に挨拶メールが来た場合は、すぐに返事を送りましょう。
ビジネスメールは、すぐに用件が分かる件名をつけることが基本です。
年末ともなると、取引先の担当者が受け取るメールの量も増えるでしょう。
そのため、見ただけで「どこの誰が送ってきた何のメールか」がすぐに把握できる件名をつけることが大切です。
たとえば、以下のような件名にすると良いでしょう。
・年末のご挨拶○○会社田中太郎
・○○会社より年末のご挨拶
「年末のご挨拶」だけでは、誰から来たのか分かりません。
件名に会社名や自分の名前を入れておけば、受け取った相手も一目で誰からの年末挨拶なのかが分かり、親切です。
本文を打ち終わったら、誤字や脱字、変換ミスなどがないか確認しましょう。
特に、企業名や担当者氏名の書き間違いは大変な失礼にあたることです。
また、休業期間の日付間違いがあると先方に迷惑をかける可能性もあります。
十分に注意してください。
年末の挨拶メールには、基本的に含めるべきいくつかの要素があります。
また、よく使われる表現もあるので、覚えておくと便利です。
ここでは、挨拶メールに書くべき基本要素とよく使われる定型文について解説します。
年末の挨拶メールを書くときは、以下の要素を盛り込みましょう。
・送り先の会社名と担当者名
・時候の挨拶・名乗り
・1年間お世話になったお礼
・年末年始の休業期間
・メールで挨拶を済ませることに対するお詫び
会社によっては、年末年始でも休業せず営業していることもあります。
こちらが休業する場合は、正確な日付を伝えておくことが大切です。
また、メールでの挨拶になる失礼をお詫びする一文を最後に添えると、より丁寧な印象となります。
年末の挨拶にはよく使われる定型文があります。
覚えておけば、スムーズに書けるでしょう。
たとえば、感謝を伝える文例には以下のようなものがあります。
・〇○様には格別のご厚情を賜り、深くお礼申し上げます。
・本年もお力添えを賜り、厚くお礼申し上げます。
・今年1年、○○様には多大なご協力をいただき、心よりお礼申し上げます。
結びには、以下のフレーズがよく使われます。
・どうぞ良いお年をお迎えください。
・貴社のますますのご繁栄をお祈りいたします。
まずは、取引先に送る一般的な挨拶の文例を紹介します。
○○株式会社○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社××の××です。
年の瀬も迫り、今年も残すところあとわずかとなりました。
〇様には格別のご厚情を賜り、心よりお礼申し上げます。
今後ともより一層尽力してまいりますので、よろしくお願いいたします。
さて、まことに勝手ながら、弊社では下記日程で休業いたします。
●●202×年12月28日（曜日）～202×年1月3日（曜日）
休業中は何かとご迷惑をおかけしますが、なにとぞご理解いただきますよう
お願いいたします。
メールにて恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。
貴社のますますの発展を心よりお祈りいたします。
株式会社××
××××（自分のフルネーム）
こちらが送る前に、先方から年末挨拶のメールが届くこともあるでしょう。
受け取ったら、すぐに返信することが大切です。
ここでは、先に挨拶メールを受け取った場合の返信の例文を紹介します。
○○株式会社○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社××の××です。
この度は、ご多忙にもかかわらずご丁寧に年末の挨拶をいただき、まことに恐れ入ります。
本年のご厚情に心より感謝するとともに、来年も変わることなくお付き合いいただきますようよろしくお願い申し上げます。
なお、弊社では年末年始は下記日程にて休業させていただく予定です。
●202×年12月28日（曜日）～202×年1月3日（曜日）
何かとご迷惑をおかけいたしますが、ご理解いただきますよう
お願い申し上げます。
どうぞ良いお年をお迎えください。
株式会社××
××××（自分のフルネーム）
今回は、年末挨拶メールの書き方や注意点、例文などについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
↓aileadの資料ダウンロードはこちらから↓
aileadの機能詳細等を掲載したサービス資料をダウンロードいただけます。
