「議事録をもっと手軽に作成したい」などと考えていませんか。 議事録作成に手間がかかるため、コア業務に集中できないと感じている方は多いでしょう。 このような方におすすめなのがAIを活用した議事録の自動作成です（以下、議事録自動作成ツール）。 今回は、AIを活用した議事録自動作成ツールのメリット・デメリット、選び方などについて紹介します。
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AIを活用した議事録自動作成ツールとは？
議事録自動作成ツールは、AIを用いた音声自動認識機能で議事録作成を助けてくれるツールです。 具体的には、音声自動認識機能が会話を解析してテキスト化してくれます。 最大の特徴は、議事録作成の手間を大幅に削減できることといえるでしょう。
また、議事録自動作成ツールの中には、プラスαの機能を搭載しているものもあります。 例えば、相槌などの不要な会話をテキスト化しない機能、発言者ごとに会話をまとめる機能、外国語を翻訳する機能などを搭載しているものがあるのです。 利便性の高さが話題となり、議事録自動作成ツールは多くの企業から注目を集めています。
AIを活用した議事録自動作成ツール活用のメリット
議事録自動作成ツールの代表的なメリットとして以下の点があげられます。
1.議事録作成の手間を省ける
最も大きなメリットは、議事録作成の手間を省けることです。 会話を自動でテキスト化してくれるため、音声データやメモをもとに議事録を作成する必要はなくなります。 したがって、議事録作成に充てていた時間をコア業務に振り分けるなどが可能です。 負担を軽減するだけでなく、生産性の改善にもつながる可能性があります。
2.タスクが明確になる
議事録自動作成ツールを利用すれば、会議で決まったタスクを自動で抽出することや特定のキーワードを検索することができます。 次にやるべきことが明確になるため、会議や商談をより有益なものにできます。 また、製品によっては、自動でラベルを付けてタスク管理を行ってくれるものもあります。 タスクを実行に移しやすくなるでしょう。
3.情報の共有しやすくなる
チーム内で情報を共有しやすくなる点も魅力です。 リアルタイムで議事録を作成できるうえクラウド上で確認できるため、会議に欠席したメンバーとも速やかに情報共有を進められます。 また、議事録自動作成ツールの中には、録画データの中で共有したい箇所を指定してURLを発行できるものや録画データの中で気になる箇所にコメントを残せるものなどもあります。 前者の機能を利用すれば、編集前であっても録画データを共有できます。 手軽に情報を共有できるため、意思統一を図りやすくなるはずです。
4.多言語の会議でも議事録を作成できる
翻訳機能を搭載している議事録作成ツールを利用すれば、外国語を日本語に翻訳して議事録を作成できます。 また、外国語をリアルタイムで翻訳することも可能です。 したがって、通訳なしで外国語が飛び交う会議に参加できます。 ビジネスの可能性を大きく広げられる可能性があります。
AIを活用した議事録自動作成ツール活用におけるデメリット・注意点
議事録自動作成ツールには、デメリットもあります。 代表的なデメリットは次の通りです。
1.会話を完璧に認識できるわけではない
議事録自動作成ツールで最も重要になるのが、AIを活用した音声自動認識機能です。 ビッグデータを用いることで精度は飛躍的に高まっていますが、現在でも会話を完ぺきに認識できるわけではありません。 具体的な精度は製品で異なりますが一般的には、70～90％程度と考えられています。 すべての会話を完ぺきに認識できるわけではない点に注意が必要です。 音声自動認識機能の精度は、録音環境でも異なります。 発言者の声が小さい、複数の人物が同時に発言するなどの条件が加わると精度は低下します。 また、専門用語なども正確に認識できないケースがあります。 ただし、この問題は事前に専門用語を学習させることで解決可能です。 ここまで注意点を紹介しましたが、音声認識機能の精度はすでに実用レベルには達しています。 完璧を求めなければ、満足できるケースが多いでしょう。
2.最終チェックが必要
議事録自動作成ツールを活用すれば、手軽に議事録を作成できます。 ただし、人の手による最終チェックは欠かせません。 前述の通り、音声を誤って認識してしまうケースがあるからです。 ケースによっては、軽微な修正作業が必要になることもあります。 とはいえ、最初から人の手で議事録を作成するほどの手間はかかりません。 修正作業が必要になったとしても、議事録作成の手間は大幅に省けます。
AI 議事録自動作成ツールとzoomやteamsの連携方法
AI議事録自動作成ツール「ailead」では、Microsoft Teams、zoom、Google MeetなどのWeb会議ツールと連携可能です。
連携方法は、aileadの管理画面でzoomやteams連携のボタンをONにするのみですので、非常に簡単に連携できます。
全ての打ち合わせを自動録画する方法と都度録画用のbotを会議に招待するなどその企業に合わせた運用を行えます。
aileadは、録画した商談や打ち合わせのデータをSalesforceに自動で保存するなどと様々なツールと連携しています。
AI議事録自動作成ツール選定の際のポイント
議事録自動作成ツールは、多くの企業から注目を集めているツールです。 現在では、さまざまな選択肢が登場しています。 議事録自動作成ツールの選び方のポイントを紹介します。
音声自動認識機能の精度
導入前に必ずチェックしたいのが、音声自動認識機能の精度です。 精度が低いと、修正作業に手間がかかってしまいます。 修正作業の負担が大きくなると、議事録自動作成ツールを導入した意味を見いだしにくくなるでしょう。 音声自動認識機能の精度は、基本的にメーカー公式サイトで確認できます。 ただし、実際の使用感は導入しないとわかりません。 可能であれば、無料体験版などを活用するとよいでしょう。
費用対効果
議事録自動作成ツールを導入すると、ほとんどのケースで議事録作成にかかる負担を軽減できます。 浮いた時間を活用して生産性を高められるケースもあるでしょう。 ただし、多くの製品は、導入にあたり初期費用と月額利用料がかかります。 したがって、導入前に費用対効果を検討しておく必要があります。 かかる費用以上の価値を見いだせる場合は、積極的に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
プラスαの機能
議事録自動作成ツールは、議事録作成以外にもさまざまな機能を備えています。 具体的な機能は、製品で異なるため自社にとって使いやすいものを選ぶことが重要です。 例えば、会議の情報をSFAに引き継ぎたい場合は、SFAと連携できるものを選んでおくと入力の手間がかからないため便利です。 あるいは、特定のキーワードを検索できるものを選んでおくと、商談後の対応をスムーズに進められます。 具体的な活用シーンまで考えたうえで、導入する製品を選びましょう。
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aileadは、各種Web会議ツールと連携することで、会議・商談を自動で録画しつつSFA（営業支援ツール）に自動で保存可能です。
また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
『ailead』を活用して議事録を自動作成しよう
今回は、議事録自動作成ツールのメリット・デメリット、選び方などについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
