「録画漏れゼロ」と「コミュニケーションコストの削減」がもたらしたした、強固なチームワーク

Owned株式会社は、医療、金融、ライフエンディングといったレガシー市場のDXに特化したコンサルティング企業です。デジタルマーケティング支援をはじめ、ホワイトニングサロン「プロケアホワイトニング」や相続手続きサポートサービス「相続ナビ」も展開。 今回は、医療DX事業部ゼネラルマネージャーの永田様と医療DX事業部部長の板野様に、『ailead』の導入経緯やご活用についての貴重なお話を伺いました。

現在の業務内容やミッションについて教えて下さい

永田さま：
弊社はヘルスケア業界のデジタルマーケティング支援、ホワイトニング事業、相続コンサルティング事業の3つの事業を展開しております。その中で、私は、ホワイトニングフランチャイズ事業拡大に注力し、事業統括として業務に従事しています。 その他、クリニック様へのマーケティング支援や、社内組織のマネージメントなども行っており、お客様の事業成功に貢献できるよう、更なるサービス拡充に努めております。

板野さま：
私は、ホワイトニング事業にて、新規加盟店獲得営業の責任者を務めております。 具体的には、ホワイトニング導入を希望するサロン様に対して、電話営業を行い、その後、営業担当としてヒアリングや提案活動を実施しております。 ホワイトニング事業を通して、サロン様の経営課題を解決し、地域医療の発展に貢献したいという思いを持っており、営業活動の効率化を図りながら、更なる業績向上がメインのミッションとなります。
最近では、人事採用業務も兼任しており、多くの面接対応も行なっております。 恐らく、aileadを一番活用しているのは、私なのではないかと自負しております。

いつもありがとうございます。ailead導入前の課題について教えてください。

板野さま：
元々は、各メンバーの商談内容を把握するために、WEB会議ツールのレコーディング機能を使っていましたが、録画ファイルをGoogleドライブにアップロードするのに、1ファイルあたり30分以上もかかっていた事や、商談内容をすぐに確認できず、業務効率が低下していましたことが悩みでした。

さらに、録画したことを忘れてしまい、アップロードしないケースもありました。その結果、重要な商談内容が記録に残らず、後から確認できなくなるという問題も発生していました。

このような課題を解決するために、商談内容を効率的にアップロードできる方法を検討しておりましたが、なかなか良いサービスや最適なソリューションが見つからない状況でした。

永田さま：
事業部全体を管理する立場として、商談データの確認からメンバーへのフィードバックまでの動きは非常に重要です。しかし、事業が軌道に乗り始めたタイミングで、毎日10件以上の商談が発生し、全ての商談データを確認するだけでも膨大な時間がかかりました。その結果、商談内容の把握が遅れ、的確なフィードバックや戦略策定に支障をきたしていました。

さらに、板野が営業スキルの標準化のために注力していた確認ポイントと、私が事業戦略策定のために必要な情報は、一部重複していたものの、重要な情報が抜け落ちていたり、詳細情報が不足していたりといった課題がありましたので、その結果、私が商談データの録画を確認する必要が生じ、さらに時間がかかってしまうという非効率な状況にも陥っていました。

ailead導入の決め手とaileadの機能で活用しているものに教えてください

板野さま：
「録画漏れゼロの実現」と「圧倒的なコミュニケーションコスト削減」を実感し導入を決めました。

これまでは、手動での録画予約や録画開始/停止操作が必要だったため、録画漏れが頻発していましたが、aileadを導入することで、WEB会議ツールとの自動連携により、録画漏れが完全になくなりました。

コミニュケーションコストの削減については、従来、Googleドライブに格納された録画データを確認し、チャットツール上でフィードバックを行うという非効率な運用を行っておりましたが、aileadの外部共有機能とコメント機能を活用することで、録画データのワンクリック共有と録画データ上での直接コメントが可能になり、これによって、メンバー間のコミュニケーションコストは大幅に削減されました。aileadの機能を活用することで、問題箇所をテキスト化したり、録画データを共有したりする作業が効率化され、マネジメントにかかる工数削減も実現できました。

永田さま：
私は、板野との視点と違っていて、aileadのUI/UXを評価しました。具体的なポイントは大きく3つありまして、「直感的に操作できるシンプルさ」「起動性」「視認性」です。

直感的な操作性と起動性については、実際に運用する中で、メンバーからも高い評価を得ています。画面遷移がスムーズでストレスなく操作でき、操作ミスもほとんどないとのことです。特に、これまで課題だった録画データの検索についても、直感的に操作できることで、必要な情報に迅速にアクセスできるようになりました。

視認性の高さで言うと、動画内のトピック情報が表示されることで、必要情報の迅速な把握や認識違いの防止、意思決定の迅速化を実感しています。

個人的には、テキストデータの要約機能は非常に重宝しており、トピック毎に情報が分かりやすく表示されているので、欲しい情報の取得が容易になりました

ailead導入後の効果について教えてください

永田さま：
情報共有の効率化が促進できたことで、組織内の「学びの文化」が醸成されました。各メンバーの経験やノウハウの共有によって、間違いなくチームワークは強化しました。弊社では、良かった商談や学びのデータを即座にaileadで共有するという運用を行っており、閲覧メンバーからは、質問や称賛などの様々なコメントなどが返ってきます。実際に、新人社員の即戦力化にも繋がっており、従来の半分の期間で新人社員の独り立ちに成功しております。

板野さま：
営業責任者としては、二つの効果を実感しております。

一つ目は、各メンバーの間接業務の省力化による業務効率化です。

以前は、録画データをGoogleドライブに手動でアップロードしており、商談1件あたり平均30分程度の工数が、各メンバーの貴重な時間を大きく圧迫していました。

ailead導入により、録画データの自動アップロード機能やコメント機能などで、各メンバーの間接業務時間が月で20時間削減されました。その結果、業務終了後の残業時間が無くなり、現場メンバーのエンゲージメント向上にも影響したのではないかと感じております。

二つ目は、営業スキルの標準化による営業力の強化になります。

以前は、商談録画のフィードバックに1時間以上かかっていましたが、aileadを導入することで、録画データ上の直接コメントやトピック抽出機能を活用した効率的なフィードバックが可能となり、クリティカルな箇所への迅速な議論と認識の共有を実現しました。その結果、フィードバック時間は30分以下に短縮され、質の高いマネージメントを効率的に行うことが可能になりました。

営業活動の効率化と受注率向上も実感しており、具体的には、商談数の増加と初回商談から2回目商談までの事前準備時間の捻出を実現しました。2回目の商談前に初回商談内容を確認することで、お客様一人ひとりに最適な提案を迅速に行い、受注率の向上に繋げています。

aileadによる営業活動の効率化と受注率向上が、多くの企業様との新規取引獲得にも繋がっています。今後もaileadを活用し、更なる営業力強化と顧客満足度向上を目指していきたいです。

具体的なデータも合わせて、ご説明いただきありがとうございます。最後にaileadを検討している企業様に向けたオススメポイントを教えてください。

永田さま：
aileadは、単なる録画ツールではありませんので、記録した商談データの分析機能も充実しています。特に、商談数が多く、新人育成やマネージメントに苦労されている企業様にはお勧めです。

さらに、シンプルで直感的な操作性を兼ね備えているツールですので、年代問わず誰でも使いこなせると思います。

板野さま：
テキストベースのコミニュケーションとは異なり、録画データを基盤とした情報共有ができます。曖昧な情報共有がなくなり、日報などをテキストで実施していたりする企業様の中で、間接業務時間が多く、さらに、コミニュケーションコストがかかっていると課題を少しでも感じているなら、相談する価値は十分あると思います。営業メンバーの皆様やマネージャー様にもメリットを感じられるサービスですのでお勧めです。