ZoomでのWebミーティングは、画面共有機能を使うことで、格段に分かりやすく便利になります。 慣れれば誰でも簡単に行うことができる作業ですが、最初にうまく操作できないと挫折してしまい、使いこなせないままだという人も多いようです。 今回は、Zoomでの画面共有の手順やうまくいかない理由・対処法などについて紹介します。
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Zoomの画面共有機能とは？
Zoomでは、自分のPCやスマホ、タブレットの画面を相手の画面に映せます。 この操作が「画面共有」です。 画面共有を行うと、ミーティングを行いながら資料を提示したり、アプリケーションの操作を実際に行って見せたりすることが可能になります。 ホストの画面だけでなく、ミーティングに参加しているメンバーであれば誰でも自分の画面を共有することが可能です（ホストによる事前設定が必要）。
Zoomでの画面共有の手順
Zoomでの画面共有の手順について説明していきます。 この操作を行う前に、Zoomアプリにログインし、ミーティングを開始、参加しましょう。
基本操作
Zoom画面のツールバーから「画面共有」をクリックします。 デスクトップの画面や今、開いているアプリケーションの一覧が表示されるので、その中から共有したい項目を選択。 その後「画面の共有」をクリックします。
一覧の中に共有したいものがないときは、別のタブを確認してみましょう。 共有できるものは「ベーシック」「詳細」「ファイル」のタブに分かれており、基本操作ではベーシックタブから選ぶように設定されています。 ベーシックタブでは、画面やホワイトボード、アプリケーションのチェックが可能。 パワーポイントやコンピューターの音声などは詳細タブ、Dropbox、Google Driveなどはファイルタブからチェックできます。
別の画面に切り替えて共有する場合
既に画面を共有している状態で別の画面に切り替えて共有したい場合は、ツールバーから「新しい共有」を選んでクリックします。 一覧が表示されるので、切り替えたいファイルやアプリケーションなどを選択し「画面の共有」をクリックします。
画面共有を終了する場合
ツールバーの「共有の停止」をクリックすると画面の共有を終了できます。 共有している画面やファイル、アプリケーションを閉じることでも共有の収量はできますが、強制終了のような方法になるので避けたほうがよいでしょう。 共有の停止後はミーティング画面に切り替わります。
デスクトップ画面以外にZoomで共有できるもの
Zoomの「画面共有」ではデスクトップ画面以外にさまざまなものを共有できます。 ビジネスシーンでよく使われるものについて紹介していきます。
1.ファイルやアプリケーションの共有
画面共有ではパワーポイントやPDF、画像、動画などのファイルと、アプリケーションの共有ができます。 資料を確認しながらミーティングをする際に便利な機能です。 アプリの共有をしたい場合は、会議を開始、参加する前にアプリを立ち上げてから、画面共有の作業を行うようにしましょう。
2.ホワイトボードの共有
Zoomの画面上に架空のホワイトボードを設置して共有する方法です。 共有を許可されている人全員が自由に書き込むことができるため、絵を描いて説明したいときやリアルタイムで文字入力したいときに役立ちます。 「画面共有」の手順通りに進み、一覧から「ホワイトボード」を選択して利用しましょう。 ホワイトボードが一覧に表示されないときは、「設定」ページからホワイトボードのスイッチをオンに変更すると使えるようになります。
デスクトップ画面の共有とコンテンツを指定した共有との違い
ファイルなど共有したいコンテンツを画面上で開き、デスクトップ画面を共有すれば、コンテンツ自体の共有できます。 しかし、デスクトップ画面を共有すると、デスクトップ上のすべての操作が共有されてしまうため、注意が必要です。 例えば、マウスの動きやパスワードの入力、背景で開いているファイルの内容などに気を配る必要があります。
一方で、ファイルやアプリケーションなどのコンテンツを指定して画面共有すると、デスクトップ画面自体は共有されないため、こうした心配をする必要がありません。 見せたいコンテンツだけを共有することが可能です。 デスクトップ画面全体を共有しなければならない特別な理由がない場合は、ファイルやアプリケーションを直接選択する方法を選ぶとよいでしょう。
Zoomで画面共有できない理由と対処法
Zoomでうまく画面共有ができないときは、次の方法を試してみましょう。
会議の参加者が画面共有できる設定になっていない
画面共有の権限は会議を主催するホストにあるため、ホスト以外のメンバーが画面を共有する場合はホストに設定してもらわなければなりません。 初期設定では画面共有の権限が限定的になっているため、ホストに確認し、設定を変更してもらいましょう。
アプリケーションやデバイスのバージョンが古い
参加者の中に最新版のZoomアプリに更新していない人がいると、画面共有ができない可能性があります。 デバイス自体のバージョンが古い場合も同様です。アプリストアや公式サイトから最新バージョンをダウンロードしましょう。
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