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2023-09-01
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新型コロナウイルスの感染対策のために一気に各社が導入したWeb商談は、今後も商談のメインの方法として存続するとされています。
Web商談は、対面商談をただ置き換えたものではなく、気をつけるべきことやポイントが異なります。
今回は、Web商談の流れや進め方、コツや案内メールの書き方などについて紹介します。
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Web商談はオンライン商談とも呼ばれるもので、顧客先に直接訪問するのではなくパソコンやスマートフォンなどを活用し、Web上で商談を進めるものを指します。
Web商談は従来のような訪問による対面式のコミュニケーションではなく、Web上の非対面式コミュニケーションであることが特徴です。
電話での音声だけでなく、画面共有などを活用することによって、顧客に分かりやすくサービス内容を伝えることが可能です。
コロナ禍で一気に浸透し、今では離れた場所でも実施できることから多くの企業で実施されています。
Web商談を導入することで、以下のようなメリットがあります。
Web商談はインターネット環境が整っていれば、社内・社外などいつでもどこでも商談に参加することができます。
場所に縛られず商談を行えるため、スムーズに予定を調整しやすいというメリットがあります。
従来の対面式の商談では、顧客先に移動するための移動時間や交通費などがかかります。
Web商談は営業先に移動する必要がなくなり、移動時間やコストの大幅な削減につなげられます。
Web商談は移動時間を削減できる分、スケジュールに余裕が生まれやすくなります。
その結果、より多くの企業とWeb商談を行う時間を確保できます。
対面式の場合、営業エリア外の顧客から商談を持ち掛けられても、移動時間や交通費などの関係で実現が難しいケースもあるでしょう。
Web商談であれば、移動の必要がなく離れた場所にいる顧客ともすぐに商談を進められます。
これにより、商圏を拡大して顧客数の増加や売上の向上などを目指すことができます。
Web商談を初めて行う場合、勝手がわからず緊張してしまうものです。
Web商談はどのような流れで進めていけば良いか、基本的な進め方について確認していきましょう。
Web商談を行うためには、顧客の理解が欠かせません。
たとえば、「まずは、〇〇様のご負担の少ないであろうWeb商談はいかがですか」など、相手の理解を得られるように説明を行いましょう。
顧客の了承を得られたら、商談の下準備を進めていきます。
事前に商談の流れや内容をある程度決めておきましょう。
その内容と商談のためのログインURLを顧客に送付します。
商談に必要な資料がある場合は、あらかじめメールなどに添付して共有しておくことも一案です。
お互いに資料を前もって確認しておくことで、商談がよりスムーズに進行するでしょう。
予定していた日時になったら、URLログインをして商談を始めます。
なお、商談が始まる前に回線の状態やログイン状況に問題がないか、あらかじめ確認しておくことがおすすめです。
また、顧客には商談の少し前にリマインドメールを送付しておくと親切でしょう。
Web商談を成功させるためには、いくつか気を付けたいポイントがあります。
どのような点に留意すれば良いのか、コツをチェックしていきましょう。
Web商談中は、いつもよりやや大きめのリアクションを取ることがおすすめです。
オンライン商談は非対面式のため、相手の様子やリアクションが伝わりにくいこともあります。
そのため、顧客が話しているときは相手に伝わるようにうなずくなど、やや大きなリアクションを取ると良いでしょう。
これにより、相手は「きちんと話を聞いてくれている」と感じ、安心することができます。
ビジネスシーンではできる限り精度の高いカメラやマイクを使用しましょう。
パソコンやスマートフォンに内蔵されているカメラやマイクは、ものによってはノイズが入ったり音声が途切れたりする可能性もあります。
また、映像が低画質で停止する可能性もあるため、注意が必要です。
商談がスムーズに進まないと、成約率にも影響をおよぼすおそれがあります。
顧客にストレスを感じさせないためにも、クリアな映像と音声が伝わるカメラやマイクを用意しましょう。
Web商談を成功させるためには、安定したインターネット環境が欠かせません。
スムーズな商談を実現させるためには、良好な接続環境を用意する必要があります。
自社はもちろん、顧客側にも良好なインターネット環境を用意してもらいましょう。
Web商談には下準備が必要であり、案内メールの作成・送付もそのひとつです。
ここでは、基本的なWeb商談の案内メールの書き方について見ていきましょう。
案内メールの件名は簡潔にまとめて、ひと目で内容が伝わるようなものにしましょう。
「○○の商談のお知らせ（○月○日）」など、相手がスムーズに理解しやすい件名にすることがポイントです。
Web商談は入室URLを記載し、相手に参加してもらうスタイルが一般的です。
なかにはWeb商談に不慣れな人もいるため、入室URLに加えて参加方法も簡単に説明しておくと親切です。
また、メールの末尾には「不明点があればご連絡ください」と電話番号やメールなどの連絡先を記載しておきましょう。
商談のスケジュールと当日の内容をメールに記載しておきます。
たとえば、「日程：○月○日（曜日）」「時間：○～○時（○時間）」など、箇条書きや24時間制で記載するとわかりやすいでしょう。
Web商談で必要な資料がある場合は、メールに添付しておきましょう。
資料を送ることで、相手は商談前に資料を確認でき、当日の流れやイメージを想像しやすくなります。
Web商談は、zoomやGoogle meet、teamsなどのツールの場合、録画・録音が可能です。
録画・録音することで上司が営業メンバーの商談をいつでも確認してフィードバックできる他、営業メンバーも他の人の商談から商談の進め方や質問の応答内容などを学習し、営業組織が強くなる仕組みを作れます。
新しい営業メンバーが入社した際も見本となる商談の録画データをいくつか選定しておくことによって、商談録画を確認することでより早く独り立ちすることにも繋がります。
aileadの場合、zoomやGoogle meet、teamsなどのツールと連携しており、商談の録画・録音が可能な他、商談の文字起こしを自動的に行います。
商談録画データもailead上に格納され、キーワードなどで他の人の商談を検索も可能です。
↓zoomのツール単体で商談を録画する方法について紹介した記事はこちら↓
Zoomのミーティング/Web会議の録画方法や活用方法とは？
aileadは、zoomやGoogle meet、Microsoft Teamsと連携したWeb会議を録画、文字起こしすることで、営業活動の成果を最大化、効率化するサービスです。
大手IT製品レビューサイトでは、プロダクトの機能の豊富さや使いやすさ、サポートの充実度などで評価いただき、セールスイネーブルメントのカテゴリにおいて顧客満足度No.1を獲得しています。
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aileadは、各種Web会議ツールと連携することで、会議・商談を自動で録画しつつSFA（営業支援ツール）に自動で保存可能です。
また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、Web商談の流れや進め方、コツや案内メールの書き方などについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
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