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2022-07-18
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会議の議事録作成は手間がかかりますが、発言の証拠となったり出席していない人への情報共有に役立ったりする重要な作業です。
議事録が大切なのはWeb会議でも同じことです。
しかし本心としては、議事録作成よりももっと時間を有効に使いたいという人も多いでしょう。
そんなときに活躍してくれるのが自動の文字起こしツールです。
今回は、Web会議をAIで文字起こしする方法やツール活用のメリットなどについて紹介します。
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Web会議の音声を文字起こしするためには、ツールを導入する必要があります。
すでにWeb会議を行っているのであれば、導入済みのWeb会議ツールに文字起こしの機能が備わっているかもしれないので確認してみましょう。
ツールによっては、文字起こし機能はあっても有料プランでなければ利用できない場合や、通話やビデオ機能をもたず文字起こしやデータ管理に特化したものもあります。
どのような使い方をしたいのか、現場では何が課題となっているのか、現状を踏まえてツールを選ぶことが大切です。
議事録をすべて手作業で作成することのメリットとして「情報をまとめる力がつく」「わかりやすく伝える力がつく」「仕事の理解が深まる」などがあります。
しかし経験を積んだメンバーが多い環境であれば、もっと利益を生む業務へ注力したいはずです。
AIによる文字起こしは、より会議を意義あるものにし、時間を有効活用するために役立ちます。
AIが音声を自動でテキストに起こしてくれるため、入力時間を大幅に削減できます。
文字起こしの精度が高ければ修正の時間も短くて済むため、議事録をすぐに共有可能です。
文字起こしの精度はマイクの精度や録音環境の影響を受けるため、録音環境の整備を進めればより修正の手間を減らして効率化できます。
手作業で議事録を作成する場合は、記憶が新しいうちに作業を進めるのがベスト。
会議中にずっと手を動かしている人もいるかもしれません。
でも会議そのものには集中しづらいです。
文字起こしをAIに任せてしまえば、議事録の作成は誤変換の修正や専門用語の調整などまで作業を削減可能。
議事録担当者も他のメンバーと同じように、会議にしっかり参加できるようになります。
誰がどんな発言をしたのか、どれくらい発言しているのかといったことまでスムーズに可視化できます。
例えばデータを元に社内会議で発言の少ないメンバーに意見を求めるようにしたり、議題がそれていかないよう注意したりと、会議における無駄を削減し生産性向上につなげられるでしょう。
議事録の取り方は、会議の内容を要約したり、箇条書きにしたりとさまざまです。
もちろん、発言のすべてを記録している場合もあるでしょう。
要約や箇条書きにするにしても、ベースとして会話の記録があるに越したことはありません。
データは多いほど分析に役立ち、業務の改善につながります。
会議や商談の詳細な記録を、少ない労力で残せるのは大きなメリットといえるでしょう。
文字起こしのツールを導入する際には、いくつか比較してみることをオススメします。
先述したとおりツールにはそれぞれ特徴があり、相性を確認する必要があるためです。
口コミや導入実績なども判断材料の一つになるでしょう。
ここではツールを選ぶポイントを説明します。
優先順位は組織によって異なりますので、より重視したい点は何か考えてみてください。
文字起こしの品質というのは、どれだけ正確に音声をテキスト化してくれるかということです。
人間同士でも聞き間違いがあるように、機械でも100％完璧に正しく音声を文字に変換することはできません。
正確性が高ければ高いほど、後の修正が楽になりますから、なるべく文字文字起こしの精度は重視したいところです。
また専門用語を多く使用する場合は、AIの学習機能や辞書登録、カスタマイズが可能かという点も重要になるでしょう。
文字起こしの精度は、インターネット回線やマイクの性能などにも影響されます。
音が途切れてスムーズに話ができなければ、文字起こし以前の問題です。
また機械が音声を正確に認識するには、雑音が入らない環境を整えたり、発言する人がきれいに話したりする必要もあります。
ツールを導入する際は、そういった注意点も社内で共有することが大切です。
ユーザーごとの設定が必要だったり、使い方がわかりにくいツールは避けましょう。
ツールの仕様にマニュアルの作成が必要になったりと、導入だけで大きな手間が発生してしまうからです。
たとえ便利な機能であっても、機能が多過ぎれば現場で混乱を招く可能性もあります。
実際に導入した後のことをイメージしながら、過不足なく機能がそろっているもの、シンプルでわかりやすい操作画面のものを選びましょう。
また社内であればいつも同じWeb会議ツールを使用するかもしれませんが、商談や打ち合わせなど外部とのやり取りでは異なるツールを使用することも少なくありません。
例えば社内会議はZoomだけど、外部とはMicrosoft Teamsを使うこともよくあるといった場合には、一つの文字起こしツールでそれぞれと連携できると便利ですし、導入もしやすいです。
商談や会議の記録は日々積み重なっていきます。
記録内の特定ワードを検索できる機能があれば「○○について話したのはいつだっけ？」という場合に、すぐに資料を見つけられて便利です。
さらに特定のテーマで記録をまとめられるようなライブラリ機能があれば、過去の近しい事例を確認したいときに探す手間が省けます。
商談の成功事例をまとめておけば、新人教育にも役立つでしょう。
新人に商談の流れを指導したいのに丁度いい案件がない、と教育が滞ることがありません。
このようなデータの管理のしやすさも比較ポイントの一つです。
便利な機能はたくさんありますが、すべてが業務の効率化につながるとは限りません。
機能を活かしきれず、コストばかりがかさんでしまう可能性もあります。
必要な機能を見極め、もっともコストパフォーマンスが良いツールを選ぶようにしましょう。
必ずしも大は小を兼ねるとはいえません。
今回は、Web会議をAIで文字起こしする方法やツール活用のメリットなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
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