グロース
2023-09-01
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限られた時間を管理し、有効活用することで業務の生産性を高められます。
従業員の作業効率が高まれば、残業時間が減ってコストカットも期待できるでしょう。
タイムマネジメントの概念を組織全体に定着させるためには、正しい方法で取り組むことが大切です。
今回は、タイムマネジメントの概要や管理方法、優先順位の付け方のポイントについて紹介します。
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タイムマネジメントは、時間の使い方の計画と実行です。
目標達成に向け、時間あたりの生産性を高めることを目的に行います。
つまり、これまでと同じ時間を作業しても成果が2倍になったり、半分の時間でもこれまでと同じ量の成果を上げることを目指します。
そのためには、自分の仕事を自分でコントロールできるようになる必要があります。
特に、働き方改革が推進されるようになってからは、タイムマネジメントが注目されるようになりました。
タイムマネジメントができるようになれば、仕事の効率化や残業時間の軽減によるコストカットに加え、従業員の仕事のプライベートの両立といったメリットも期待できます。
決まった時間の中で、計画通りに仕事に取組み行動を改善していけば、定時退勤できるようになり退勤後の時間も趣味や習い事、家族と過ごす時間などに活用できます。
結果的に精神的な余裕をもたらし、仕事にも前向きに取り組めるようになるでしょう。
タイムマネジメントを行う際のメンバーの管理方法を紹介します。
まずは自分が普段行っている業務を洗い出しましょう。
これは、どんな業務にどのくらいの時間を使っているかを把握するためです。
仕事を効率化するための方法を検討するためにも、業務の見える化は欠かせません。
1週間分の仕事を全て書き出し、一覧を作成することから始めましょう。
次に、それぞれの作業に使っているおおよその時間を記入します。
このとき、仕事のフローも詳細に書きだすのがポイントです。さらに、月単位で行う仕事も同じように書き出します。
ここでは、洗い出した業務に実際にかかっている時間と想定していた時間とを比較し、ズレを可視化します。
その結果、成果を出すべき仕事に時間を使えているか、効率化すべき業務は何かといったことが明確化できます。
書きだした業務に実際に取り組みながら、それぞれの業務にかかった時間をメモしていきます。
すると、想定より時間を使っている業務や反対に時間のかかっていない業務が見えてくるはずです。
このズレの見える化が目的です。
業務についての具体が見えたら、優先順位を付けていきます。
優先順位は、緊急度と重要度に着目して付けていきましょう。
重要度も緊急度も高い→緊急度は低いが重要度が高い→重要度は低いが緊急度が高い→重要度も緊急度も低いという順で優先順位を付けていきます。
ただし、緊急度と優先度のどちらを優先するかにより、中間部分の優先順位は入れ替わるケースがあります。
業務を4つに分類できたら、優先順位の高いものから取り組み片付けていきましょう。
その際、ToDoリストを作り、自分がいつでも閲覧できる場所で業務を管理することで作業の漏れを防止したり、30分以内に仕上げようと時間制限を設けて集中力を高めたりするとより効率的です。
優先順位に沿って業務に取り組めば生産性が上がり、時間を効率的に使うことにつながります。
その際、重要度の高い業務の目標設定が必要です。
どのレベルでいつまでに完成させるのかについて数値化すれば、ゴールが明確になり、改善もしやすくなります。
さらに、月単位、週単位、日単位、時間単位ごとにどんなレベルでどこまで進めるのかを決めます。
そうすることで、より実践的なタイムマネジメントが可能になるでしょう。
優先順位と目標に基づいて業務に取り組んだあとに、振り返りを行います。
計画通りに取り組めているか、目標からズレていないか、改善点は何かといった視点で、月単位、週単位、日単位で行います。
この時、現在の時間配分や取り組み計画が、重要な業務の納期に間に合うかを分析することが重要です。
軌道修正が必要であれば、周囲にも相談でき、リスクの回避にもつながります。
このように、振り返りによって改善を図り、生産性を高めることがタイムマネジメントと言えます。
タイムマネジメントを成功させるには、いくつかのポイントがあります。
緊急度や重要度の高い仕事の量が多いと、優先度の低い仕事になかなか着手できないということもあるかもしれません。
そんな時には、周囲に仕事を振ることも大切です。
ただし、目的や意義、ゴールイメージを共有しなくてはならないため、予定以上の時間がかかる可能性があります。
場合によっては、頼んだ仕事の大幅な修正ややり直しが生じるかもしれません。
そのようなリスクを避けるためにも、事前にしっかり共有する時間を確保しておきましょう。
重要度も緊急度も高い業務が複数あったり、緊急度と優先度のどちらを優先すべきか迷ったりする場合は、別の基準で判断するのもひとつの方法です。
例えば、成果が出るまでの時間です。
成果が大きく成果が出るまでの時間が短い業務は、早めに終わらせることで成果を高めたり、改善する余裕が生まれたりします。
さらに、成果が上がればモチベーションが向上し、他の業務にプラスの影響を与えることが期待できます。
また、工数が多く長期間かかりそうなものや、他の部署や他者と協働する必要があるものも、早めに取り組むようにします。
仕上がりの質が上がるだけでなく、他部署や同僚からの評価を上げることにも繋がるためです。
顧客対応をメインにする部署などは、トラブル対応や問い合わせなど優先度の高い業務が急に発生することもあるでしょう。
このような場合は、日常的な小さな突発業務に充てる時間をを確保しておきます。
例えば、顧客からの問い合わせと調整に毎日90分確保しておくなどの対応が考えられるでしょう。
発生しやすいイレギュラー業務を、レギュラー業務の中に埋め込んでおきます。
さらに、急に発生した業務を今日すべきことか、明日以降でもいいのかという視点でわけていけば、目の前の業務に集中できます。
後回しにする場合は、依頼者に対しいつまでに完了できるのかを伝えておくとよいでしょう。
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今回は、タイムマネジメントの概要や管理方法、優先順位の付け方のポイントなどについて紹介しました。
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