セールス
2023-08-27
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顧客から商品やサービスを受注したときは、感謝の気持ちを込めてお礼メールを送るようにしましょう。
お礼メールは顧客との関係をより深いものにしてくれます。
逆に、何の連絡もしないと失礼な印象を与えてしまうのです。
そこで今回は、受注後に送るべきお礼メールのポイントや文例フォーマットなどについて紹介します。
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受注後のお礼メールはビジネスマナーの一つですので、できるだけ早く送るようにしましょう。
送るタイミングは受注した当日がベストで、遅くとも翌日にはメールを送ることをおすすめします。
まだ入金されていない状態でも、お礼メールを送ること自体には問題ありません。
ただし、急ぐあまり誤字脱字が多いメールを出してしまうと「ミスが多い人だ。製品を任せても大丈夫だろうか」と悪い印象を与えてしまいます。
書いた後に誤字脱字はないか、きちんと見直すようにしましょう。
とはいえ、どうしても翌日までにお礼メールを送ることができない場合もあるでしょう。
そのような時は、代理で別の人にお礼メールを送ってもらうのも「あり」です。
ただし、代理の人からお礼メールを送れば、それでもう送らなくてもいいというわけではありません。
代理の人に必ず「後日、本人からもあらためてお礼にメールをさせていただきます」の一言を書いてもらうようにしましょう。
そして、落ち着いたときにあらためてお礼メールを出します。
これなら、お礼メールが遅れても「丁寧な人だ。これなら今後も任せて安心」と好印象を与えることができるでしょう。
誤字脱字なく素早くお礼メールを送るためには、テレプレートを活用することをおすすめします。
しかし、お礼メールを送るたびに、同じテレプレートを使い続けるのは良くありません。
というのも、流れ作業でお礼メールを送っているように見えてしまい、感謝の気持ちが伝わりづらくなってしまうからです。
相手の会社に合わせてテレプレートの文章を少し変えたり、季節の挨拶など一言を付け加えたりするとよいでしょう。
送るときになって慌てないように、アレンジしたお礼メールをあらかじめ用意しておくようにしましょう。
件名「ご注文のお礼株式会社○○○○営業部■■」
株式会社○○○○
営業部●●様
平素より大変お世話になっております。株式会社○○、営業部の■■です。
このたびは、弊社の製品「〇〇」をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました「○○」につきましては、〇月〇日までに納品できるよう現在手配を進めております。
納期など詳細につきましては、あらためてご連絡いたします。
ご不明な点、ご質問等ありましたら、お気軽にお申し付けください。
どうぞ今後ともよろしくお願いします。
********************
株式会社△△
営業部
▲▲
住所
電話
携帯
会社のURL
********************
お礼メールの件名は「ご注文のお礼株式会社○○営業部■■」など、中身を見なくても用件が分かるようにしておきましょう。
製品の納期が確定していなくても、「〇月〇日までに納品できるよう現在手配を進めております」と予定日を伝えることで相手に安心してもらうようにします。
そして、「納期など詳細につきましては、あらためてご連絡させていただきます」といった具合に納期日が確定次第、あらためてメールを送ることも書き添えましょう。
また、「ご不明な点、ご質問等ありましたら、お気軽にお申し付けください」といった一言を添え、製品を購入した後のサポート体制も万全であることもアピールするようにしましょう。
相手の製品に対する不安をなくし、しっかりとした会社であることをアピールできるため、次の受注にもつながりやすくなります。
件名「新規取引のお礼株式会社○○○○営業部■■」
株式会社○○○○
営業部●●様
平素より大変お世話になっております。株式会社○○、営業部の■■です。
このたびは、弊社の製品「〇〇」をご注文いただき、誠にありがとうございます。
貴社とのお取引を開始することができたこと、大変感謝しております。
今後も末永くご愛顧いただけますようお願い申し上げます。
ご注文いただきました「○○」につきましては、〇月〇日までに納品できるよう現在手配を進めております。
納期など詳細につきましては、あらためてご連絡いたします。
ご不明な点、ご質問等ありましたら、お気軽にお申し付けください。
どうぞ今後ともよろしくお願いします。
********************
株式会社△△
営業部
▲▲
住所
電話
携帯
会社のURL
********************
以上、お礼メールのテレプレートを紹介しました。
テンプレートは誤字脱字なく素早くお礼メールを送るために役立ちますので、ぜひ活用してみてください。
ただし、テレプレートをそのまま使うのは味気ないものですので、相手に合わせて自分なりにアレンジしてみたり、一言添えてみたりするのもよいでしょう。
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今回は、受注後に送るべきお礼メールのポイントや文例フォーマットなどについて紹介しました。
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