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2023-09-01
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どれ程ビジネスのIT化やAI化が進もうと、各々の契約締結を最終決定するのはやはり人間の意思です。
説得力があり、顧客心理を信頼へと促すような営業メールを作成することは、今後の営業活動においても変わらず重要な要素であり続けるでしょう。
今回は、商談獲得メールと商談終了後に送付するお礼メールの効果的なメール作成のコツや実用的な例文について紹介します。
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まずは、顧客へ送る営業メールの共通事項として、大切なポイントをまとめていきます。
メールは受信したものの未開封状態では、本文の内容はほぼ見えません。
唯一、受信者にとって目に留まるのがメール件名の部分です。
顧客がメールを開いてくれるか否かは、この件名の内容が大きく左右するため、件名にいかに的確な内容を記載するかがポイントです。
ただ、多くの情報を伝えようと意気込んでタイトルを長く書き過ぎてしまうと、見切れて件名全体を読むことができなくなります。
よって、件名は20文字以内を目安に、なるべく具体性のある内容を記載するように心がけてください。
営業を本文とする立場からすると、つい営業色を押し出してしまう気持ちもわかりますが、こうしたスタンスは顧客側からはあまり良い印象を持たれません。
なぜなら、メール文を読んでいて独りよがりに感じられるばかりか、顧客側の事情を十分に汲んで商品・サービスを勧めている姿勢が伝わってこないからです。
契約への熱意はほどほどに、できる限り相手の立場・心境に応じた文面作成を優先させましょう。
件名同様に、メールの本文内容も簡潔に書き上げることを念頭に置いてください。
丁寧に説明したいという想いが先行し長々と書いてしまうと、メール開封後相手が読み終わらずに途中離脱してしまうリスクが高まります。
短い時間・ほんの数秒で、こちらが最も伝えたい顧客への要件、推奨商品・サービスの目的やメリットなどが明確に伝わるようにすべきです。
次に、商談獲得のために送信するメールに焦点を絞って、注目すべきポイントを紹介していきます。
商談獲得目的のメール文は、基本的に多忙でこちらに一切興味がない相手に文面を読んでもらうことが前提です。
余程、知名度の高い会社でない限り、まず「何か得体の知れない会社からメールが来た」という顧客側の印象を覆すところから始めなければなりません。
「少しぐらいは相手も興味があるだろう」といった姿勢が文面から垣間見えるようでは、なかなかコミュニケーションの進展は難しいでしょう。
仮に、資料ダウンロードなどを済ませたホットリードへメールする場合でも、驕らず親切丁寧なスタンスでわかりやすい文面を作成しましょう。
先述の「営業色を出し過ぎない」と重なる面もありますが、商談獲得につなげるメールでは、商品・サービスの利用を通して顧客が得られるメリットを最優先でアピールする必要があります。
最終的に商品・サービスを売るという目的は変わりませんが、顧客目線では提供物の自慢を聞きたいのではなく、どれ程のメリットが生じるか、どんな問題を解決できるのかが真っ先に知りたい情報です。
顧客獲得メールはその性質上、相手が受信を心待ちにしているわけではありません。
顧客がたまたま受信ボックスを開いたタイミングで、ちょうど興味を引くタイトルを目にし、そこから具体的な内容を読んでもらえる機会が生まれます。
その点を踏まえ、少しでも開封確率が上がるタイミングでメール送信するのも一つの戦略です。
例えば、ランチ前11時頃など、比較的業務が暇な時間帯が狙い目となります。
会社の勤務形態により一概に断定できるものではありませんが、顧客獲得メール送信時には相手の繁忙度合いも考慮できるといいでしょう。
新規顧客に対する商談獲得メールの例文を紹介していきます。
件名：××に関する◎◎のご提案
本文：
A株式会社ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。株式会社Bにて営業を担当しております、△△と申します。
貴社のホームページを拝見しましたところ、現在展開されている●●という事業にて、弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡差し上げました。
弊社が取り扱っている◎◎というサービスは、××に関する業務効率化を目的としております。
20〇〇年の創業以来、◎◎は弊社の主要サービスとしてこれまで累計〇社にご導入いただいております。
現在も〇社に導入いただいており、貴社と同業種となる企業様では、××に関する稼働時間が〇％削減されたという実績がございます。
もしご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ直接ご説明の機会をいただければ幸いです。
下記日時でご担当者様のご都合はいかがでしょうか？
当日は、サービス内容の詳細や、貴社での活用イメージなどをお話しできればと考えております。
候補日時
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
・〇月〇日（曜日）00：00～00：00
ご面談は1時間程度を予定しております。
ご多忙のところ突然のご連絡で大変恐縮ですが、ご検討いただけますよう宜しくお願い致します。
株式会社△△
メール署名
次に、商談終了後のお礼メール作成でポイントとなる事項を紹介していきます。
商談後にお礼メールを送るのは、営業マンの礼儀として知られていますが、送信タイミングが遅くなり過ぎないようにするのも同様に大切です。
やはり、商談を行ったその日のうちに送信しておくのが最も好ましい対応です。
諸事情で遅れたとしても、翌営業日の業務開始前には相手の受信ボックスに届いている方がいいでしょう。
営業部として、お礼メールの共通的な表現はある程度決まっているかもしれません。
しかし、明らかに「誰に対しても同じ文面だな」と取られてしまうようなメールは控えましょう。
分量としては少しでも構わないので、商談時に話題なった内容を踏まえてオリジナルの文言を書き添えてください。
それだけでも、当事者意識を持って対応する姿勢が顧客へと伝わり、中長期的にもポジティブな印象が持続するはずです。
それでは、商談の結果「検討する」と言われた場合に送るメール例文を紹介していきます。
件名：ご面談のお礼（株式会社B・△△）
本文：
株式会社C営業部長〇〇様
平素より大変お世話になっております。
本日、弊社サービス〇〇の件でご面談のお時間をいただきました、株式会社Bの△△でございます。
ご多忙にも関わらず、貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございます。
弊社サービス〇〇の導入をご検討いただくなかで、ご要望などございましたらお気軽にご相談くださいませ。
できる限り貴社のご希望に沿えるよう鋭意努力致します。
また、〇〇以外の他のサービスに関する不明点・ご質問も、何なりとお申し付けください。
貴社の経営課題を解決するうえで、少しでもお役に立てれば幸いです。
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
株式会社△△
メール署名
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顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、商談獲得メールと商談終了後に送付するお礼メールの効果的なメール作成のコツや実用的な例文などについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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