営業職は顧客にアポイントメントをとって訪問することも多いことからスケジュール管理は必須です。 ただ、手書きで管理するスケジュール帳をメインにしている場合はスケジュールに予定を書き忘れたり、予定の内容をメモしてなかったりと後で困ってしまう人もいることでしょう。 そこで今回は、スケジュール管理におすすめのカレンダーツールやアプリなどについて紹介します。
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営業のスケジュール管理で起こりやすいさまざまな課題
スケジュール管理をしっかり行っているつもりでも、業務効率や成果になかなかつながらないと悩んでいる人は少なくありません。 その理由のひとつには、営業をするうえでのスケジュール管理に改善すべき点があるというケースもあります。
業務エラーが多い
営業をするうえでほかのメンバーと情報やスケジュールを共有しておくほうが良いケースもあります。 ただ、メンバーがそれぞれ異なる方法でスケジュール管理を行っているとメンバー同士で共有できないうえ、業務効率という意味でもスムーズにいかないことも多いです。 その結果、スケジュール管理をしていても業務エラーが増えてしまいます。
基本的なスケジュール管理ができていない
社員教育の一環としてスケジュール管理を正しく行うことを指導できていない場合にも、成果につながりにくいです。 正しいスケジュール管理とは、アポイントメントの取り方、納期がない案件に納期を決めておく、顧客にアポイントメントをとるときには二者択一を徹底するなどがあります。 二者択一とは顧客に次の予定の日時を決めてもらうのではなく、あくまでもこちら側の空いたスケジュールのなかから候補の日時を2つ出して選んでもらう方法です。 こういった方法を実践することで、無理のないスケジュールを組みやすくなります。
スケジュール管理を上手にするためのポイント
スケジュール管理がきちんとできていなければ迷惑がかかり、顧客との関係に影響が出る可能性もあります。 つまり、結果的には成果にも影響がでてしまう可能性があるので、営業職はスケジュール管理が必須のスキルといっても良いでしょう。
予定に優先順位をつけてスケジュールを組む
営業はとくにさまざまな顧客との予定が入るため、スケジュールを組む前にそれらをすべてリスト化し、優先順位をつけることが大切です。 予定のなかでも緊急性が高いものや重要度が高いものを優先的にスケジュールに組み込むのがポイントになります。
予定の前後の時間に時間の余裕を作っておく
できるだけ多い顧客にアピールするためにスケジュールを詰め込んでしまうと、緊急時に時間調整ができなくなってしまいます。 そのため、ひとつひとつの予定をスケジューリングする際には前後に時間の余裕を作っておくほうが安心です。
予定に費やす時間もスケジュールに入れる
顧客に対して誠実に対応しようと、必要なだけ時間を使ってしまうこともあるかもしれません。 しかし、それぞれの予定についてはあらかじめ費やす時間を決め、できるだけその予定通りに動くようにしましょう。
隙間時間に何をするのかを予定に入れておく
隙間時間にほかの予定の準備をするなど効率よく進めておくのも良いでしょう。 あらかじめ予定に入れておくことで、必要なものを持ち歩き、隙間時間を無駄にせず、業務の効率化につなげられます。
スケジュール管理をツールやアプリで行うメリット
スケジュール管理をスケジュール帳などで行っている場合、「すぐに予定を書き込める」「1カ月単位で予定を確認できる」などのメリットがあります。 ただ、ほかのメンバーとの共有がしづらかったり、予定変更時にわかりにくかったりといった点は困ると感じる人もいるようです。 そういった問題を解決できるのがカレンダーツールやアプリです。
スケジュール管理が簡単にできるようになる
カレンダーツールやアプリはパソコン、スマホなどで管理できるため、会社外にいるときにも確認や操作がしやすいです。 会社外ですぐにスケジュールを確認したいときもスマホアプリがあれば数秒ほどあれば予定を確認できます。
営業部内でのスケジュールの共有が可能
同じ営業のメンバー同士でスケジュールを共有することで新規顧客が重複してしまうのを防止し、業務連携もしやすくなることが期待できます。 予定を合わせてミーティングなどを行えるのもメリットといえるでしょう。
営業のスケジュール管理でおすすめのカレンダーツール・アプリ5選
こちらでは、営業のスケジュール管理におすすめのカレンダーツールを厳選して5つ紹介します。
Googleカレンダー
Googleの「Google Workspace」の機能のひとつで、Googleのアカウントがあれば無料で利用できます。 Gmail内の予定が自動的に反映されたり、Googleマップなどとの連携ができたりと使いやすいツールです。 また、スマホアプリもあるため、外出先ではスマホからスケジュールの確認が簡単に行えます。 スケジュールの予定が変更になったときにも、ドラッグ・ドロップで入力された予定内容を移動可能です。
Lifebear
個人で利用するのであれば、こちらのカレンダーツールもおすすめです。 スケジュール帳のような感覚で利用でき、「カレンダー」「ToDoリスト」「ノート」「日記」のオールインワンタイプになっています。 予定ごとに色分けしたり、スタンプを利用したりすることも可能です。 パソコンやスマホ、タブレットなどで利用できます。 基本的には無料ですが、ベーシックプラン、プレミアムプランといった有料版も用意されています。
TimeRex
スケジュール調整を自動でできるこちらのツールは、Googleカレンダーなどと連携することでスケジュールの調整を自動で行います。 予定やその場所に移動するまでの時間を出してスケジュールに組み込むことも可能です。 Web会議ツールと連携すればオンライン会議のURLが自動発行され、会議の参加者にも自動的にURLが送信される便利な機能もあります。
サイボウズOffice
誰でも簡単に使えることをコンセプトに、スケジュール管理以外にもファイル管理や提示版、アドレス帳、報告書作成などさまざまな機能を揃えたツールです。 パソコン、スマホ、タブレットなどから利用可能で、30日間のお試し利用ができます。 スケジュール管理は個人、グループどちらも利用できるため、部署全体のスケジュール調整も簡単に行えます。
rakumo
「Google Workspace」やCRMの「Salesforce」と連携して利用できるクラウドツールです。 シンプルな管理画面は誰でも使いやすいデザインになっており、Google Workspaceのカレンダーや社内掲示板、共有アドレス帳などの機能を拡張します。 さらに、勤怠管理や電子稟議、経費精算などもサポートする便利なツールです。
aileadを活用して営業活動の業務を効率化しよう
今回は、スケジュール管理におすすめのカレンダーツールやアプリなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
