セールス
2023-08-28
min read
忙しい営業パーソンにとって、効率が悪い営業会議は大敵といえます。
参加するメリットより、業務に使える時間を圧迫するというデメリットのほうが大きいからです。
営業部門の生産性を損ねる要因にもなるので、早急に改善しなければなりません。
そこで今回は、営業会議の効率的な進め方や議題、適切な開催頻度について紹介します。
オンライン商談の成果を最大化させるツール「ailead」の資料ダウンロードはこちら
営業会議とは、週次や月次などで定期的に営業活動の進捗や実績、見込みなどについて共有する会議です。
定期的にチームの進捗を確認することで、目標達成のために必要な活動量を把握したり、動き方を変えるきっかけとなります。
ただ、営業会議は進捗を確認することが目的ではなく、目標に対してどう行動を変えるべきなのかを決めることが目的です。
そのため、形だけの実施せず、目的を明確にした上で効率的に進める必要があります。
集まって話し合うだけの営業会議を慣習的に開いている企業は多いです。
開催する価値を高めたいなら、進め方を十分に見直す必要があります。
以下に効率的なフローを挙げるので、ステップごとのポイントを押さえておきましょう。
営業会議は話し合うべき内容があるから開くものです。
開催してから営業会議の議題を考えるのは本末転倒であり、冒頭でいきなり余計な時間を取られることになります。
また、急に決まった議題に関して、優れた意見を述べられる参加者は多くありません。
これらを避けるため、事前に議題を設定して共有しておくことが重要です。
数日前に通知しておけば、自分の意見を考えるだけの余裕を持たせられます。
議論をスムーズに開始するために欠かせない準備です。
営業会議を効率よく進めるには、参加者の積極的な発言が欠かせません。
しかし、最初のうちは緊張してしまい、なかなか意見を述べられない人も多いです。
そのため、いきなり議題について話し合うのではなく、発言しやすい雰囲気づくりから始めます。
緊張感をほぐすために、「営業で体験したユニークな出来事」のような雑談を取り入れると良いでしょう。
このアイスブレイクは特に若手が多い場合に有効で、司会者や役職者が「今日は遠慮せずに率直な意見を聞かせてください」などと声をかけておくことも大切です。
話しやすい雰囲気になったら、アジェンダを紹介して開催の趣旨を確認します。
事前に通知した議題を挙げたうえで、方針の決定や情報の共有などの営業会議のゴールを周知しなければなりません。
そうすると参加者が同じ目的意識を持てるので、最後まで脱線せずに議論を進めやすくなります。
また、司会者だけでなく、タイムキーパーや議事録係などがいるなら、この段階で紹介しておくと良いでしょう。
全員が一丸となって営業会議を進めていくという連帯感を演出できます。
ここからはアジェンダに沿って進行していきます。
項目ごとに時間を設定し、次の項目へ進む前に合意を取るスタイルが基本です。
とはいえ、時間内に収まらないほど、議論が盛り上がることもあります。
残っている項目との間で調整できるなら、ある程度は設定より長くなっても構いません。
時間が8割ほど経過した時点で、司会者がうまく議論を誘導して次の項目につなげることが大事です。
収拾がつきそうになければ、いったん終了させて次回の営業会議に持ち越すことも検討しましょう。
なお、配布の資料を減らし、プロジェクター主体で進める方式にすれば、その操作によって司会者が会議を進めやすくなります。
アジェンダの最後に到達したらクロージングをすみやかに行います。
営業会議を振り返って、決定した内容や持ち越す事柄などを確認しなければなりません。
質疑応答の時間を設けるのが一般的ですが、それが長引くと営業会議の効率は一気にダウンします。
うまく切り上げるのが難しければ、その場ですべてを解決しようとせず、メールなどで後から回答すると良いでしょう。
また、次の開催時期を案内し、それまでに準備すべきことがあるなら、誰が何を担当するのか明確にしておきます。
それが次回の営業会議の効率化につながるためです。
営業会議で扱う議題は多岐にわたります。
以下に挙げる3点のカテゴリは、議論を進めやすいだけでなく、成果として生産性の向上を見込めるものです。
一般的な営業部門では、個人だけでなく、チーム単位の目標も掲げています。
その達成に向けて方針を話し合い、具体的な戦略を練る場として営業会議はうってつけです。
戦略をメンバーごとの活動計画に落とし込む必要もあり、各自の主張によって活発な議論が展開されることを期待できます。
自分以外の業務に対する理解を深め、チームの一体感を養えることもポイントです。
営業活動を阻害する課題が存在する場合、営業会議を開いて対策を話し合うことが多いです。
1人では分からなくても、複数の観点から検証することで解決の糸口を見いだせるケースがよくあります。
新規顧客の開拓やリード獲得に関する方法など、新しいアイデアを考えるときも同様です。
いくつかの意見が融合することで、従来とは異なるアプローチが生まれることは珍しくありません。
そのため、営業会議のブレインストーミングはとても効果的です。
営業会議に参加すれば、他人の知識を吸収する機会が多くあります。
そのため、情報共有をテーマとして開かれることも多いです。
たとえば、セミナーに参加した営業パーソンが、そこで得たノウハウを伝えるために実施するケースもあります。
また、全体の実力を底上げするため、各自のスキルや成功事例などを紹介し合う営業会議も増えました。
いずれの場合も、意見を交換することで、紹介した側も今後に役立つ知見を得られます。
営業会議の開催頻度が高すぎると、その分だけ営業活動に使える時間が減ってしまいます。
生産性を落とさないためには、1週間に1回程度のペースに留めるのが無難です。
営業パーソンのみならず会社員は、休み明けからの1週間を単位として、業務をスケジューリングすることが多いです。
週ごとの開催なら、そのサイクルに組み込みやすいですし、多すぎないのでマンネリ化も防げます。
たとえば、1週間の方針を確認するために月曜日に行うケースや1週間の成果をまとめるために金曜日に実施するケースが見受けられます。
緊急案件の発生時は別として、定例会議としてはそれぐらいのスパンで開催すると良いでしょう。
ただし、上記はあくまでも一般的な話であり、企業や営業部門によって事情は異なります。
参加者の都合などにより、1回あたりの時間が短いなら、回数を増やしてカバーすることも珍しくありません。
週に2時間の議論が必要と見積もったときに、30分しか行えないときは2回に分けるといった具合です。
また、営業支援ツールのコミュニケーション機能を活用し、その代わりに営業会議を減らす企業も増えています。
aileadは、zoomやGoogle meet、Microsoft Teamsと連携したWeb会議を録画、文字起こしすることで、営業活動の成果を最大化、効率化するサービスです。
大手IT製品レビューサイトでは、プロダクトの機能の豊富さや使いやすさ、サポートの充実度などで評価いただき、セールスイネーブルメントのカテゴリにおいて顧客満足度No.1を獲得しています。
「ailead」の資料ダウンロードページはこちらをクリックください
aileadは、各種Web会議ツールと連携することで、会議・商談を自動で録画しつつSFA（営業支援ツール）に自動で保存可能です。
また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、営業会議の効率的な進め方や議題、適切な開催頻度などについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
↓aileadの資料ダウンロードはこちらから↓
aileadの機能詳細等を掲載したサービス資料をダウンロードいただけます。
