営業の仕事というと商談や外回りのイメージを持たれがちですが、実際は事務作業も多く発生します。 事務作業に時間を取られすぎると、契約のノルマを達成するのが難しくなるなど、さまざまな面で支障が生じかねません。 今回は、営業でで発生する事務作業の内容や効率的に実施する方法について紹介します。
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営業活動で発生する事務作業の内容
営業パーソンが担当する事務作業にはさまざまな種類があります。 以下に挙げる業務はそのなかでも代表的なものです。 企業によっては総務部門などに担当させる場合もありますが、基本的には営業部門で行うことが多いので確認しておきましょう。
書類の作成やファイリング
取引数量や単価を記した見積書、振込の口座や期限が書かれている請求書など、営業では日常的に書類を作成することになります。 大口の取引相手と交わす契約書や経営層に提出する稟議書のように、重要度が高いものも扱わなければなりません。 一方、自分が受け取る書類は証拠として使用する可能性もあるため、適切に保管しておくことが求められます。 よって、年月日や種類ごとに分類し、参照しやすい状態でファイリングする作業も重要です。 バインダーなどにまとめて、ラックに並べる方法が一般的です。
顧客や在庫の管理
住所や電話番号といった顧客の情報を整理してリスト化します。 この顧客リストは営業活動のアプローチに欠かせないアイテムです。 継続的に取引する相手については、商談の履歴なども順次追記していきます。 また、営業は販売と密接に関係しているので、商品の在庫管理に携わるケースもあります。 在庫切れを防ぐことが重要であり、顧客に求められた商材がない場合は、急いで製造や仕入れを指示しなければなりません。 さらに、訪問先での手渡しや郵送の手配など、商品を確実に届けるための作業も行います。
連絡や来客の対応
営業パーソンは、担当している顧客から電話やメールで連絡を受けることが多いです。 問い合わせや依頼、クレームなど、具体的な内容は多岐にわたります。 製品の修理など、自分で処理できない内容に関しては、専門の部門に報告や取り次ぎが必要です。 口頭では済まされず、社内のルールに従って申請の手続きを要する場合もあります。 来客の予定がある場合は、会議室や資料、茶菓子なども手配しなければなりません。 つまり、営業パーソンには顧客に対する窓口の役割もあり、それに伴う諸々の事務作業も発生します。
営業活動に関する事務作業の効率を上げる方法
ここでは事務作業の効率化について、営業パーソンが個人で取り組める手段を紹介します。
作業環境の整理
普段は外回りをしている営業パーソンでも、事務作業のほとんどは自分のデスクで行うことになります。 デスクの上や周辺に物があふれていると、目当てのものをすぐに見つけられません。 いくつも案件を抱えており、商談や出張を頻繁に繰り返しているといろいろと混在した状態になりやすいです。 そのような環境では、必要な書類の紛失や廃棄が起こるなど、余計な手間が生じる可能性もあります。 こういったリスクを回避して効率を上げるには、日頃から整理整頓を欠かさないスタンスが大切です。 単純に片付けるだけでなく、作業時の動線が短くなるように収納場所を決定しましょう。
パソコンスキルの活用
事務作業のなかには、パソコンを利用して処理するものがたくさんあります。 ですから、パソコン操作のテクニックを活かすことも効率化に直結します。 基本操作をスムーズに行えるだけでなく、ショートカットキーを使いこなせることが大事です。 たとえば、事務で出番が多いWordやExcelでは、保存やコピーをはじめとして、さまざまな作業をショートカットできます。 短縮できる個々の時間はわずかですが、それらが積み重なることで、他の作業に手を回す余裕が生まれやすくなります。 また、上記のソフトに備わっているマクロの機能を使用すれば、定型文や日付の入力といった簡単な処理は自動化が可能です。
優先度と完成度の設定
必ずしも、事務作業が発生した順番どおりに処理していく必要はありません。 優先順位を設定して、重要なものから取り組んでいきましょう。 優先度が低い作業はスケジュールが空いたときに行えばよいですし、必要性が高まるまで保留しておくという手もあります。 また、優先度が高い作業に関しても、すべてを完璧にこなしていると時間が不足しがちです。 忙しいなら妥協できる完成度を定め、集中してそのクリアを目指しましょう。 たとえば、書類のファイリングなら、分類を細かくしすぎないほうが所要時間は短いです。 このように、事務作業の優先度と目標の完成度を適切に設定すると、事務作業の効率化を図れます。
営業部門全体で事務作業を効率化する方法
以下のような施策により、営業部門全体で事務作業の効率化を推進することも大切です。
ミス防止の体制構築
ミスの多発は効率を下げる大きな要因です。 修正などのフォローに時間がかかり、次の案件に着手するタイミングが遅れます。 したがって、見落としや間違いが発生しないように、チェックする体制を強化することがポイントです。 たとえば、営業パーソンを2人1組にして、作成した書類を互いに確認し合う方法が挙げられます。 また、ミスが発覚したら、原因や対処に関する情報を残していくことも大切です。 それらを参考にして、ミスの削減につながるマニュアルを作成しましょう。
能力に応じた仕事の割り当て
営業パーソンにはそれぞれ得手不得手があるため、一律に同じ事務作業を割り当てるのは得策ではありません。 各自の能力を踏まえて、役割分担させることも効率化の手段になります。 新入社員のうちは、顧客リストの作成はハードルが高いので、先輩社員が実施するといった具合です。 この場合、新入社員は先輩社員の分も含めて、書類の印刷や電話を受ける係などを担当します。 いずれにせよ、従業員同士の連携が重要なので、日頃からコミュニケーションをとりやすい雰囲気づくりが必要です。
リソース不足の対策
営業部門が保有しているリソースだけでは、十分な効率化を実施できない場合もあります。 そのケースでは、アウトソーシングすることも一つの手です。 事務作業のなかには、機密情報を含まないルーティンワークも存在します。 それらをバックオフィス業務の代行業者に委託すると、その分だけ毎日の負担を軽減できます。 また、ツールを導入してリソース不足を補うという方法もあります。 たとえば、営業支援ツールを利用し、録画したWeb会議の音声から文字起こしをすれば、議事録作成の手間を大きく減らせます。
aileadを活用して営業で発生する事務作業を効率化しよう
今回は、営業でで発生する事務作業の内容や効率的に実施する方法などについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
