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2022-08-09
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営業活動を見直して業務を改善すると、売上を大きく伸ばせる見込みがあります。
そのため、DXの推進や働き方改革と並行して取り組む企業も多いです。
ただし、やみくもに実施するだけでは、期待どおりの効果は得られません。
今回は、営業活動における業務改善の具体的な方法や流れ、成功率を高めるポイントについて紹介します。
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業務改善の準備として、何のために実施するのか明らかにしなければなりません。
以下に挙げる意味や目的の例を参考にして、自社の営業活動における必要性を検討しましょう。
企業で行われる業務改善とは、文字どおり業務のプロセスを見直して悪い点を直すことです。
つまり、業務に何らかの問題を抱えている場合にのみ効果を発揮します。
そう言われると、実施する必要のない部門が多そうだと感じる人もいるでしょう。
しかし、移り変わりの激しいビジネスシーンにおいて、どのような職場も多かれ少なかれ状況は変わっていきます。
ですから、万全と思われている場合でも、いつのまにか見直す余地が生じている可能性は十分にあります。
特に営業部門は企業の最前線で活動しており、次々と新しい問題を抱えるケースが少なくありません。
したがって、他の部門よりも業務改善の必要性は高いといえます。
業務の効率を上げることが代表的な目的です。
営業活動を続けているうちに、業務のサイクルに新しい作業が加わっていきます。
単純にスタックを積み上げていくのは得策ではありません。
重要度が低いものを排除し、関連性の高いものを連結させることで業務にかける時間や人員の削減が可能です。
また、別の目的として、営業活動の失敗を減らすことが挙げられます。
業務のプロセスが最適化されると、その分だけ従業員は仕事に対する余裕を持ちやすいです。
チェック体制の強化も後押しとなり、さまざまな面でミスが減少することを期待できます。
そして、このような取り組みの成果として、企業の売上アップという最終的なゴールも目指せます。
ここからは営業活動における業務改善の方法を見ていきましょう。
実施の流れに沿って、内容を具体的に解説していきます。
最初に行うことは、営業部門が抱えている問題点を抽出することです。
この時点では個々の重要性をあまり気にせず、すべてを網羅的にリストアップしていきます。
自分は小さく感じる要素でも、部門全体にとっては見過ごせないリスクかもしれません。
アウトバウンド営業とインバウンド営業で、同じ問題でも捉え方が異なるケースなどもあります。
また、将来的に拡大していく可能性を秘めた問題もあるでしょう。
そのような本質まで最初に見極めるのは難しいため、漏れなく洗い出していくことが大切です。
問題をすべて解消しようとして、その行為自体が業務の効率を下げては本末転倒です。
よって、リストアップが完了したら、それぞれに優先度を設定していきます。
現状にフォーカスするだけでなく、影響する範囲を時系列で検証しなければなりません。
特定の営業パーソンに過剰な負荷がかかり、そこで部門全体の業務フローが滞るなど、1つの問題が他に波及しているケースも多いです。
営業部門の組織図や進捗管理表なども用意し、総合的な視点でボトルネックに該当する要素を分析します。
そして、そのような要素を含んでいる問題に対し、解消に必要なリソースを優先的に割り当てていきます。
ターゲットとなる問題を決定したら、割り当てたリソースを使って改善する計画を策定します。
リソースに含まれる営業パーソンを集め、ブレーンストーミングを実施しましょう。
解消するためのアイデアが出そろったら、それらを順番に評価していきます。
契約件数アップの期待値など、複数の指標に基づいてスコアを付けることが基本的な手法です。
そして、最も評価が高かったアイデアを採用し、綿密なプランニングを行います。
ただし、スコアの低いアイデアしかない場合は、再びブレーンストーミングを実施しなければなりません。
営業支援ツールも活用し、意見交換をオンラインで行える環境も構築しておくと良いでしょう。
業務改善の計画が完成したら、基本的にはそれを遂行していくだけです。
ただし、営業活動の状況は顧客や市場の動向によって変わります。
よって、プランどおりに進められないケースや、想定していた効果を得られないケースも少なくありません。
結果をフォードバックする仕組みを設け、実情に合わせて調整していくことも重要になります。
PDCAサイクルを回しつつ、問題が解消されるまで運用を続けましょう。
業務改善の成功率を上げるポイントは以下のとおりです。
営業部門の困り事は、何らかの形で関連し合っているケースがよくあります。
ずっと頭を悩ませていた大きな問題も小さな問題の解消によって連鎖的にクリアできるかもしれません。
優先度を決めたからといって固執しすぎると、その可能性を見落としてしまうリスクもあります。
効果的なブレイクスルーを求めるあまり、柔軟なスタンスが損なわれないように注意しましょう。
営業活動は流動的であるため、臨機応変に着眼点を変えていくことが大事です。
また、一人ひとりの営業に問題はなくても、組織としてかみ合っていないケースも見受けられます。
部門全体の業務改善を臨むなら、大局を見渡せる広い視野も欠かせません。
データの適切な管理も業務改善の成功につながります。
たとえば、問題点をリストアップしたら、それを共有する形で保管しておくのが望ましいです。
ある程度は権限の設定も必要ですが、参照や記入を自由に行えると、各人の抱えている問題が反映されやすくなります。
このような環境を設けたいなら、部門全体に営業支援ツールを導入するのが得策です。
ブレーンストーミングの議事録も共有できるなど、さまざまな面で業務改善への貢献を見込めます。
もちろん、普段の営業活動のデータも手軽に扱えるため、報告書の提出を省略できるなど、業務の効率化も実現しやすくなるでしょう。
今回は、営業活動における業務改善の具体的な方法や流れ、成功率を高めるポイントについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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