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2022-07-13
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営業職において、取引先や顧客へのアポイント取りは成果への第一歩ともいうべき重要な課題です。
しかし、中には思うようにアポイントにつながらず、頭を抱えている営業マンもいるでしょう。
そこで今回は、上手にアポイントを取るための6つのコツについて紹介します。
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アポイントを取る上で重要なのは、他社との差別化を図ることです。
取引先や顧客には1日に何回も営業の連絡が入ることもあり、ごく一般的な内容の連絡では「また営業電話か」と聞き流されることも珍しくありません。
自分にメリットがある内容でなければ、忙しい時間を割いてまで話を聞こうとは思ってもらえないでしょう。
このため、アポイントを取る際は会話の節々で「あなただからこそ提案している」「ほかの顧客よりひと足早く連絡した」などの特別感を演出しましょう。
自分だけが優遇された場合、人は「話を聞かないと損だ」と感じやすくなり、単に商品を勧めるより話を聞いてもらえる可能性が高まります。
もちろん、話ができれば必ずアポイントを取れるとは限りません。
アポイントにつながるかどうかは話しの内容や話術次第なので、そこも工夫することが大切です。
アポイント取りがなかなかうまくいかない場合、取引先や顧客へ連絡する時間帯に問題があるのかもしれません。
たとえば、張り切って朝から電話をかけていないでしょうか。
一般的に、企業は始業して間もない朝から午前中にかけてがもっとも忙しく、そもそもアポ取りの電話にゆっくり対応している余裕がありません。
一般消費者も、仕事や家事などで日中は忙しくしているでしょう。
この時間帯にアポ取りをしようとしても、そもそも電話にすら出てもらえない可能性が高いのです。
どうしても午前中に連絡したい場合は、始業後の慌ただしさがひと段落する11時頃を目安に連絡してみるとよいでしょう。
アポイント取りのおすすめの時間帯は、夕方です。
夕方以降は帰宅に備えて少しずつ業務も落ち着き、相手に時間的・精神的な余裕が生まれやすくなります。
日中に営業や会議などに出ていた人も帰社していることが多く、不在で連絡できないという事態も避けやすいでしょう。
また、アポイント取りの方法を変えてみるのも効果的です。
電話は相手に時間の余裕がないと応じてもらいにくいので、メールやFAX、SNSなどほかの方法も試してみましょう。
相手の興味をひく内容にすれば、忙しさがひと段落したときに内容を確認し、相手から連絡をくれる可能性もあります。
アポイントを取る場合、相手に用件と所用時間もできるだけ伝えるようにしましょう。
取引先や顧客にも都合があり、どのような話にどれくらい時間を取られるのか、あらかじめわかっていないと応じられないこともあります。
用件も時間も明確にしない相手とは、気持ちよく「会いたい」「時間を作ろう」とは思いにくいですよね。
仮にうまくアポイントを取れたとしても、約束の直前になって相手が「用件もわからないし忙しいからやっぱりキャンセルしよう」と考えてしまう可能性もあります。
会ってもらえても、興味を持って好意的に話を聞いてもらうのは難しいでしょう。
相手に悪い先入観を持たれてしまうと成約にはつながりにくく、せっかくのアポイントが無意味になってしまいます。
自ら不利な状況を作らないためにも、アポイントを取る際は「相手の貴重な時間をいただいている」という意識できちんと用件や所要時間を伝えるようにしましょう。
アポイントを取る際、商品やサービスをアピールしようとするあまり、情報を何もかも話してしまうのはやめましょう。
用件や商品・サービスの概要など重要な要素はもちろん説明が必要ですが、細かい部分はあえて伏せておくのです。
電話やメールですべての情報を伝えてしまうと相手はその情報で必要か不要かなどを判断してしまい、実際に商談するまでもないと考えてアポイントを断られる可能性があります。
また、すべての情報を一度に伝えようとすると、一方的に長々と話すことになってしまい、相手に嫌悪感を与えかねません。
相手の興味をひくためにも「お電話では説明が難しいので詳細はお会いしてお話したい」などと説明し、実際に会う意義を感じられるようにするとよいでしょう。
アポイントの獲得率を高めるには、相手との関係性も重要になります。
たとえば、すでに信頼関係が成り立っている取引先や顧客にアポイント取りの連絡をする場合、過去の実績から「きっとよいものを提案してくれる」「商談とは関係なく会いたい」など好意的にとらえ、アポイントに応じてくれる可能性が高いでしょう。
一方、新規開拓などで初めて話す相手の場合、関係性がほとんどないため「どのような用件なのか」「騙されないか」など警戒心を持たれてしまうことも珍しくありません。
相手がこのような心境では、よほど魅力的な用件でない限りアポイントに応じてもらうのは難しいでしょう。
このため、まだ十分な信頼関係が築けていない相手にアポイント取りを行う場合は、まず関係性を深めることを優先しましょう。
商品やサービスの説明ばかりを続けるのではなく、商品や業務以外ことまで視野を広げてコミュニケーションを取り、会話を弾ませるのです。
会話が弾むと思わぬ情報を引き出せることもあり、相手のニーズや課題が見えやすくなるので、それに応じた提案をしていきます。
そうすれば相手はメリットを感じ、アポイントに応じてくれる可能性が高まるでしょう。
その場ではアポイントに応じてくれなくてもちょっとしたコミュニケーションを継続することで少しずつ関係性が深まり、いずれ成約につながることもあります。
アポイントがなかなか取れないと自分には向いていないのではと悩んだり、激しく落ち込んだりしてしまう営業マンも多いです。
そのような状態では、取引先や顧客に電話をしてもうまく話せずに断られ、ますます落ち込むという悪循環に陥りやすくなります。
これではアポイント取りが難航するばかりなので「アポイントは断られて当たり前」と発想の転換をすることも大切です。
そもそも、アポイント取りは取引先よりも新規顧客などを相手にすることが多く、初めて連絡した相手が快く応じてくれるケースは稀なのです。
断られるのが基本であり、断られて経験を積むことが目的だというくらいの意識で気楽に取り組むようにしましょう。
今回は、上手にアポイントを取るための6つのコツなどについて紹介しました。
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