営業担当者をサポートする仕事として欠かせないのが、営業事務の仕事です。 とはいえ、一般事務とどのような点が異なるのかよくわからない人もいるのではないでしょうか。 今回は、営業事務が行う業務の具体的な内容や一般事務と異なる点、求められる能力やスキルなどについて紹介します。
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営業事務の業務内容
営業事務は、営業担当者の仕事がスムーズに進むように特に事務方面でサポートする仕事です。 勤務先によって多少の違いはありますが、主に以下のような業務を担当します。
・営業で必要な各種書類の作成、ファイリング ・顧客管理 ・在庫管理 ・受注や出荷の管理 ・電話やメール、ファックス、来客対応 ・そのほか（備品の発注や郵便物の仕分けなど）
営業で必要な書類とは、見積書や契約書、請求書などです。 営業担当者の指示に従って、顧客に提示する資料や社内会議用のプレゼン資料などを作成することもあります。 作成した書類や顧客から受領した書類を種類別や日付別で整理し、保管するのも営業事務の重要な仕事です。 後で確認が必要になったときすぐに見返せるように、適切に分類して保管しなければなりません。 顧客の情報を管理し、契約期限が近付いてきた顧客がいれば担当者に伝えるなどのフォローも必要です。
顧客が来社したり電話やメールで問い合わせがあったりしたときには、担当者に取り次いだり代理で対応したりもします。 簡単な問い合わせであれば営業事務が回答することもあり、間違った情報を伝えないよう、自社商品やサービスに関する深く正確な知識も必要です。 そのほか、会社によっては郵便物の仕分けや消耗品の発注管理といった通常は一般事務が行う業務を担当することもあります。 営業事務が煩雑な事務作業全般を引き受けているからこそ、営業担当者はセールスに専念できるといえます。
営業事務と一般事務の違い
営業事務も一般事務も事務作業を行う点では同じですが、いくつか違う点もあります。 ここでは、主な違いを3つ挙げて説明します。
サポートする部署・部門
営業事務と一般事務とでもっとも異なる点は、サポートする部門の違いです。営業事務は営業部に限定され、営業関連の事務作業を行います。 一方、一般事務はサポートする部門が限定されません。社内の幅広い部署の依頼を受けて事務作業を行います。
社内外の人とのかかわりの多さ
一般事務と比べ、営業事務は社内外の人とのかかわりが多い点も異なります。 営業事務は、自社内の経理部門や製造部門、法務部門などともこまめにやりとりを行う必要があり、顧客の対応をする機会も多いです。 総じて、一般事務は黙々と仕事に取り組み、営業事務は多くの人とコミュニケーションを取りながら業務をこなす傾向があります。
必要な知識・スキル
一般事務で求められるのは、主に事務作業を円滑に進めるために必要なスキルや知識です。 一方、営業事務では、事務作業に必要なスキルや知識に加え、自社で扱う商品やサービスの知識も求められます。 これは、顧客から問い合わせがあった際、担当者の代わりに回答したり先方の要望を正確に汲み取ったりするために必要だからです。
営業事務に求められる能力やスキル
営業事務に求められる能力やスキルについて、主なものを紹介します。
1.パソコンスキル
見積書や請求書、プレゼン資料など、営業事務は作成する書類が多く、データ入力などの業務もたくさんあります。 そのため、業務を遂行するにあたっては、パソコンスキルが必須です。 オフィス系ソフトを使っている会社が多いので、WordやExcel、PowerPointなどはひととおり使いこなせることが望ましいでしょう。 素早いタッチタイピングができることも不可欠です。
2.事務処理能力
営業事務では、さまざまな書類を正確かつ迅速に作成しなければなりません。 さまざまな管理業務も行います。 仮に、請求書の数字を間違えたり顧客管理が正しくできていなかったりすれば、社内だけでなく顧客にも迷惑をかけてしまい、大事にもなりかねません。 単にパソコンが扱えるというだけでなく、必要な作業をミスなくこなせる高い事務処理能力が必要です。
3.コミュニケーション能力
業務では、社内外を問わず多くの人とやりとりをする機会があります。 営業担当者の指示を受けて行う作業も多いです。 相手の意図を正確に読み取り、わかりやすく伝える必要があるため、高いコミュニケーション能力が求められます。
4.ビジネスマナー
顧客対応の機会もあることから、ビジネスマナーも必要です。 最低限のビジネスマナーが身についていなければ、顧客を不快に思わせてしまう恐れもあります。
営業事務に向いている人の特徴
同じ事務でも、一般事務に向いている人が営業事務も得意とは限りません。 ここでは、営業事務に向いている人の特徴を紹介します。
コミュニケーションを取ることが苦にならない
一般事務などと比べ、営業事務は特にコミュニケーション能力が必要です。 人となるべくかかわらず仕事がしたい、黙々と作業に取り組みたい人には向いていません。 反対に、コミュニケーションを取ることが苦にならず、周囲の人と積極的にかかわっていける人、会話して相手から必要な情報をしっかり引き出せる人であれば営業事務に向いています。
臨機応変に対応できる
基本的に、営業事務は顧客や営業担当者の都合に合わせて仕事をする必要があります。 顧客の要望で、大急ぎで資料を作成しなければならないこともあるでしょう。 顧客からクレームがつき、難しい対応をしなければならないこともあります。 そのため、シチュエーションに合わせて柔軟かつ臨機応変に対応ができる人に向いています。
誰かをサポートすることが好き
営業事務は、営業担当者が業務に専念できるよう事務方面でサポートするのが主な仕事です。 そのため、自分が前に出て動いたり周囲をまとめたりするのではなく、支える側に回りたい人が向いています。 すべて説明されなくても、相手が求めていることを正確に汲み取り先回りして用意できる人であれば適任です。
事務作業が得意
営業事務は、いうまでもなく事務職です。 当然、事務作業が得意でコツコツこなすことが好きな人に向いています。 事務作業が不得手だったり嫌いだったりする人には向いていません。
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今回は、営業事務が行う業務の具体的な内容や一般事務と異なる点、求められる能力やスキルなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
