やみくもに営業をしているだけでは、なかなか成果を上げられません。 アクションプランに基づいて活動することが改善につながります。 そういわれても、どのように用意するのか分からないケースもあるでしょう。 目標となるゴールを設定し、そこまでのプロセスを設定することが重要です。 今回は、営業活動で成果を上げるために必要なアクションプランの作成方法について紹介します。
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アクションプランとは？
アクションプランとは、文字どおり行動の計画表という意味です。 目標の達成に向けて実施する行動が具体的に記載されています。 作り方の詳細は後述しますが、ゴールまでの道のりをプロセスに分け、さらにプロセスをタスクに分解することが基本です。 そして、タスクの作業内容やタイミングを細かく定めて、業務の取り組みや進捗を把握するための資料として活用します。 対象になるのは全従業員であり、プロジェクトマネージャーなどの役職者も例外ではありません。 また、個々のアクションプランだけでなく、部門やチーム単位のものを作成する企業も少なくありません。 短期と中長期に分けて、2パターンを用意することも多いです。
営業アクションプラン作成の必要性
企業の収益に直結する営業部門では、従業員に目標の必達を求める風潮が強いです。 しかし、目標だけを掲げられても、それを成し遂げる道筋が不明瞭だとクリアは難しくなります。 目の前の業務を終えたとき、方向性が定まっていないと、次に何をしたら良いのか判断できません。 その結果、営業活動のペースも安定せず、さまざまな面で無駄が発生しやすくなります。 これらのリスクを回避するためにアクションプランは必要です。 また、多くのプロジェクトや業務が存在する営業部門では、責任者は誰が何を担当しているのか把握しづらいです。 その場合も、各従業員のアクションプランを参照することで、案件や人材を管理しやすくなります。
営業アクションプラン作成の4ステップ
アクションプランの作成は4つのステップに分けられます。 それぞれに関して実施の仕方を紹介するので、順番にチェックしていきましょう。
1.目標の設定
最初のステップは目標設定であり、最終のゴールを定めることから始めます。 その後に行うのは、ゴールまでの間にマイルストーンを設けていくことです。 たとえば、最終的に「年間の売上1200万円」を目指すなら、「新規顧客の契約10件」や「リード獲得20%アップ」といった中間目標も定めておきます。 あいまいな言葉は使わず、数値で表現できる内容にしなければなりません。 また、トータルの目標値が同じでも、「月間の売上100万円」のように分けて設定すれば短期的な行動を検討しやすくなるでしょう。 目標を細分化するほど、アクションプランに具体性を持たせやすいです。
2.タスクの設定
次のステップは、最終目標や中間目標の達成に向けたタスクのリストアップです。 各目標ごとに何が必要なのかよく考える必要があります。 「新規顧客の契約10件」を目標にするなら、「飛び込み営業を100回する」や「既存顧客30人から紹介を受ける」といった具合です。 数量を表現しにくい業務もあるため、こちらは必ずしも数値を盛り込む必要はありません。 「企画書を提出する」や「営業支援ツールを導入する」などのタスクでも大丈夫です。 ただし、内容に具体性を要する点は共通となっています。 人によって解釈が分かれる書き方は避けましょう。
3.リソースの設定
3つ目のステップは、「2カ月の新規開拓に30万円を使用」など、タスクごとに所要時間を割り出してリソースを設定する作業です。 これを正確に行うことで、無理のないアクションプランが完成します。 納期の遅れや予算オーバーを防ぐためにも欠かせません。 また、各タスクの工数を見積もり、特定の従業員に負担が集中していないか確認しましょう。 こういった傾向が見られるなら、そのままスケジュールを決定するのは良くありません。 アクションプランを平準化するために、部門の責任者が業務の再割り当てを行います。
4.計画表の作成
最後のステップは、ここまでの設定を考慮した計画表の作成です。 各タスクの所要時間や優先順位を踏まえ、ゴールまでのスケジュールに当てはめていきます。 ただし、この所要時間はあくまでも現時点における予想です。 優先順位も変わる可能性があり、トラブルが発生するケースもあるため、タスクの間に余裕を持たせておきましょう。 なお、計画表のフォーマットに決まりはなく、ガンチャートを使用する企業も多いです。
営業アクションプラン作成のポイント
営業の成果を上げたいなら、アクションプランを作成するときに以下の3点を意識しましょう。
履歴の記述
アクションプランは計画表に過ぎません。 そのため、予定どおりに進んでいるのかチェックする体制も必要になります。 タスクを記載するスペースに、実際に行った作業を書き込む欄も設けておきましょう。 こうして履歴を残すようにすれば、従業員や上司が計画の遅れをすぐに発見できます。 深刻化する前に改善できるので、目標達成に向けてアクションプランどおりに業務を継続しやすいです。
リスクへの備え
計画どおりに進まない可能性があるなら、考えられる原因を事前に書き出しておきましょう。 「競合他社の参入」や「関係者の退職」など、アクションプランの作成時点で懸念される脅威を記していきます。 タスクごとにそうしたうえで、対策のアイデアを併記しておくことも重要です。 必ずしも必要になるとは限りませんが、実際にリスクが生じた場合は迅速に対処しやすくなります。
臨機応変な更新
いきなり完成度の高いアクションプランを作るのは困難です。 たいていは見直しの余地が残った状態で運用をスタートします。 スケジュールが実情にそぐわないのに強引にそれに合わせようとすると、さまざまな面で支障が出ることになりかねません。 したがって、途中でアクションプランを修正することも視野に入れておきましょう。 タスクの微調整で済む場合もあれば、目標自体を変えざるを得ない場合もあります。 営業支援ツールなども活用しつつ、臨機応変に計画をアップデートしていく姿勢が必要です。
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今回は、営業活動で成果を上げるために必要なアクションプランの作成方法などについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
