テレワークの普及に伴い、営業活動についても、従来の対面式ではなくリモートでのオンライン会議で対応ケースが増えています。 実施してみたものの、商談がうまくいかなかったという場合もあることでしょう。 オンライン会議には、特有の注意点があります。 今回は、オンライン会議のメリットとデメリット、オンライン商談の注意点について紹介します。
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オンライン会議のメリット
オンライン会議には、コスト削減や準備の効率化といったメリットがあります。 具体的には次のような効果が期待できます。
1.移動時間と移動費を削減できる
オンライン会議の最たるメリットは、パソコンとインターネット環境さえあれば、場所を選ばずに実施できる点です。 移動費や宿泊費、それに伴う人件費が発生しません。 商談が成立しなかった場合のコスト面でのダメージも軽減できるでしょう。 また、オンライン会議では、移動時間も不要です。 浮いた時間を、見込み客へのコンタクトや提案資料の作成など、より生産性の高い業務に活用できます。 会議終了後にも素早く、通常業務に戻れるため、業務効率化も見込めます。
2.資料の印刷や会議室の手配が不要になる
対面式の会議では、人数分の会議資料の印刷や適切な会議室の手配といった準備が必要ですが、オンライン会議ではこれらは一切不要です。 会議時間と通信手段のみを確保すれば、後は会議招集を送るだけで良く、会議実施までの準備を大幅に効率化できます。 会議資料については電子版をそれぞれのパソコン画面で閲覧するほか、オンライン会議システムの画面共有機能を使う方法もあります。
3.意思決定を迅速に行える
急いで議論したい案件があっても、対面では全員がそろう時間がなかなか確保できない場合もあるでしょう。 オンライン会議では、遠方の重役にはリモートで参加してもらう、やむなく参加できなかった人には録画や録音機能を使ってやり取りを後から確認してもらう、などの柔軟な対応が可能です。 結果的に、急いでいる状況での社内の意思決定を迅速に行えます。
オンライン会議のデメリット
一方で、オンライン会議には次のようなデメリットがあるため、事前に認識しておきましょう。
1.通信環境の影響を受ける
オンライン会議の一番の弱点は、会議進行が通信環境に大きく依存してしまう点です。 接続状況が悪いと、音飛びや映像の遅延、画質の低下などが起こります。 お互いの言っていることを聞き取れなかったり、資料の重要部分を見逃したりすると、スムーズな意思疎通ができません。 最悪の場合には、接続が切れてしまい会議が中断してしまいます。 会議本番でのトラブルを避けるためには、事前に接続テストを行うなど、通信環境を万全にしておくことが大切です。
2.相手の表情や反応を読み取りにくい
直接顔を合わせない分、相手のちょっとした表情の変化や反応に気付きづらいというデメリットもあります。 相手が同意していない場合、対面では相手の表情や態度から敏感に雰囲気を察することができるでしょう。 しかし、オンラインではうまく汲み取れず、適切にフォローできない可能性があります。 また、参加人数が多いと声が被ったり、表情の画面が小さくなってしまったりするため、オンライン会議は少人数で行うのが基本です。
3.通話環境とITリテラシーが必要になる
オンライン会議を実施するためには、そのための環境が必要です。 パソコンとインターネット環境を整えたうえで、相手にも同じツールを利用してもらわなければなりません。 しかし、普段から使い慣れていない人では、操作に戸惑ったり、使いこなせなかったりするケースも多々あります。 対応できる層が限られてしまうのも、オンライン会議の難点だといえます。
オンライン会議を実施する際の注意点
最後に、営業活動で顧客や取引先とのオンライン商談を行う際の注意点について解説します。
心理的な距離が生まれやすい
遠隔での会話では、相手が目の前にいるわけではないため、対面と比べてどうしても心理的な距離が生まれやすくなります。 そのため、いきなり商品の説明から始めるのではなく、最初にアイスブレイクの時間を持って緊張をほぐしつつ、この人となら話せそうという印象づくりを行うのがコツです。 また、一方的にならないように、定期的に相手に問いかけたり、質問を受け付けたりするなど、対面以上に双方向なやり取りが重要です。
商品の魅力が十分に伝わらない場合がある
オンライン商談では、実物を見せて説明できないため、場合によっては商品の魅力が十分に伝わらないことがあります。 また、画面共有では資料が見づらいと感じる人も少なくないでしょう。 無理にオンラインですべてを完結させようとするのではなく、相手の反応なども見ながら、適宜オフラインでのフォローも取り入れていくなど工夫しましょう。
操作が難しいツールは避ける
操作が複雑な会議ツールでは、相手が混乱してしまいます。 パソコン操作が苦手な人では、強い抵抗感を覚えてしまいかねません。 できるだけシンプルで使いやすいツールを導入して、オンライン会議への負担感を軽減し、商談そのものに集中してもらうことが肝心です。 接続トラブルが起こりにくいものや相手への会議招集と会議への参加方法が簡単なものを選ぶのもポイントです。
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今回は、オンライン会議のメリットとデメリット、オンライン商談の注意点などについて紹介しました。 オンライン商談は、移動の時間が必要なく数をこなしやすい反面、その分十分に振り返りを行えている企業が少ないです。 商談数を増やすだけでなく、その後の受注率を向上させるためには、録画データをURLで共有してフィードバックをもらったり、会話の自動分析機能を確認するなどして、PDCAサイクルを回すことが重要です。 ぜひ、aileadを活用してオンライン商談の成果を最大化させましょう。
