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2023-08-27
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受注や発注は、ビジネスシーンで見聞きする機会も多い言葉です。
しかし、受注や発注の意味やそれぞれの違いについて、理解できていないという人もいるのではないでしょうか。
円滑に業務を進めるためにも、きちんとそれぞれの意味や違いについて理解しておく必要があります。
そこで今回は、受注や発注の意味やそれぞれの意味の違い、受発注業務の流れについて紹介します。
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受注と発注はどのように違うのか、それぞれの概要をチェックしていきましょう。
受注はビジネスの場において、顧客から商品の製造・納品を依頼されることを指します。
受注は電話・FAX・オンラインシステムなどを用いて依頼されるケースが多くみられます。
受注はトラブルを防ぐため、品番や納期などを入念に確認し、ミスのないように作業を進める必要がある業務です。
発注とはビジネスの場で、取引先に対して仕入れたい商品の製造・納品依頼をすることです。
メーカーが直接顧客に商品を販売することもあれば、仲介業者や小売店などがメーカーから仕入れを行い、それを顧客に販売することもあります。
発注書やオンラインシステムなどを通じて発注依頼を行うケースが多いでしょう。
受注と反対の意味を持つ言葉です。
簡単にまとめると、発注とは「注文する側」、受注は「注文される側」という立場になります。
企業によっては、受注と発注の両方を行うケースもあります。
受発注業務とは、こうした受注・発注に関する業務の総称で、商品の注文を受けたり商品を出荷したりすることを指します。
受発注業務は業務の流れが複雑化しやすいことが難点です。
従業員がきちんと流れを理解できていない場合、業務効率が落ちてしまう原因になりえます。
受発注業務を円滑に行うためには、あらかじめフローをよく確認しておくことが重要です。
加えて、受発注業務は属人化しやすい傾向にあります。
受発注業務は何度も取引をしている顧客から、同じ内容の注文を受けることも少なくありません。
いつも同じ従業員がその注文を受けていると、取引先も「いつもの内容でお願いします」というように、依頼を簡略化するケースがあります。
すると、業務が属人化してしまい、ほかの従業員や新人などでは速やかに業務を行えない可能性があるでしょう。
担当者が会社を休んだり離職したりした場合でも問題なく対応できるよう、業務を標準化しておくことが求められます。
企業によっても受発注業務の流れや方法は異なりますが、主な手順は以下のように大きく4つのステップに分けられます。
受注側・発注側のそれぞれの視点から、一連の流れを確認していきましょう。
発注側は、受注者に対して見積もりを依頼します。
この見積もりをもとに、社内で予算申請を行うことになるでしょう。
一方、受注側は数量や金額などに注意しつつ、正確な見積もりを提出します。
発注側は見積もりの内容を確認し、内容に納得すれば発注を行います。
その際、注文書・発注書を送付します。受注側から発注に関する確認連絡を受け取った時点で契約完了です。
受注側は、発注側の情報をシステム上に入力・管理します。
注文書の内容に不備がないか確認し、受注伝票を作成・保管することが一般的です。
また、注文を受けるという意思表示のため、発注側に注文請書を送ります。
注文請書には作成義務はありません。
しかし、納品ミスやトラブルを避けるためにも、作成しておくことが無難でしょう。
発注側は注文した商品・サービスを受け取り、管理します。
受注側は納期に間に合うように、受注した商品・サービスの出荷と納品を行います。
あわせて、出荷指示書や納品書なども発行することになるでしょう。
発注側は商品や請求書を受け取ったあと、入金を行います。
その後領収書を受け取り、注文書とともに保管しておくことが基本です。
一方、受注側は売上伝票や発注側へ送付する請求書などを作成します。
期限までに支払いが確認できたら、その証拠として領収書を発行します。
受発注業務を円滑に行うためには、下記のようなポイントがあります。
受発注業務を円滑化するためには、業務の内容やフローを可視化すると効果的です。
受発注業務は範囲が広いため、まず業務の内容・担当者・課題などを明らかにしましょう。
これらにより、業務の無駄を洗い出して業務を分担・統合したり、担当者を変えたりするなどの工夫を行えます。
また、従業員ごとに業務のやり方やかかる時間に違いがあるか、フローを見直してみることも重要です。
業務フローを見直したあとは、その内容をまとめたマニュアルを作成することでより効率化を図れます。
電話やFAXなどで受発注を行っている場合は、システムを導入することで業務が効率化する可能性があります。
システムの導入によって業務を自動化するなど、課題解決に役立てることができます。
業務にかかる時間を短縮したい場合は、受発注システムによる自動化を考えてみると良いでしょう。
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今回は、受注や発注の意味やそれぞれの意味の違い、受発注業務の流れなどについて紹介しました。
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