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2023-08-28
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商談を終えた後に社内共有や上司への報告のために商談報告書の提出を義務化している会社も少なくないことと思います。
ただ商談報告書は、商談が終わった後にまとめ直す必要があり結構な時間がかかってしまうため、顧客に向き合う時間が少なくなってしまいます。
今回は、商談報告書の書き方や記入例、商談報告書の作成の手間を軽減できるツールなどについて紹介します。
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営業メンバーが顧客と行った商談について、詳細を書き記したレポートが商談報告書です。
商談報告書は日報と一緒に提出することもあります。
ただし、一日の流れを伝える日報とは別の書面であり、商談内容に特化しているのが特徴です。
上司は商談報告書を読むことで部下の動きを知り、仕事の進捗を把握できます。
商談報告書が必要なのは「営業組織内の情報共有」のためです。
営業組織がチーム力を高めていくには、メンバーのノウハウを共有しなければなりません。
また、お互いの仕事の進捗が分かっていないと、いざというときサポートに回れなくなるでしょう。
そこで、日ごろから商談報告書を部下に提出させ、上司が管理して情報共有に役立てているのです。
書面で報告することにより、口頭では起こりやすい伝達ミス、伝達漏れを防げます。
「顧客の社名と担当者名」「日時」「担当者」などは、基本情報として外せません。
そのうえで、商談報告書には話の内容も記入していきます。
特に、営業メンバーがどのような商材を提案し、先方がどう反応したのかは詳しく書かなければなりません。
また、先方から投げかけられた質問、課題なども必ず書いておきます。
もしも成果があった場合、売れた商品や個数なども記録します。
そのほかでは、商談を続けていく際の計画、課題への対策なども押さえておきたい項目です。
これらの項目をチェックした上司は、必要に応じて部下にアドバイスを送ります。
情報共有に生かすため、商談報告書には正しい書き方があります。
この段落では、商談報告書の書き方について解説します。
些細な情報も書き漏らさないのが商談報告書の基本です。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「したのか」を常に意識して、文章を書きましょう。さらに、発言意図や顧客の反応の理由なども、理解できる範囲で記録しておきます。ここまで詳しく書くべきなのは、商談報告書はまったく事情の知らないチームメンバーに見せるレポートだからです。誰がいつ見ても内容をしっかり把握できるよう、情報の省略は厳禁です。
営業メンバーからすれば、ネガティブな報告をするのは気が引けるところです。
しかし、商談報告書の目的はあくまでも情報共有です。
課題や悩みはむしろ積極的に記入しましょう。
それを見た上司から的確なアドバイスをもらえる可能性もあるからです。
それに、営業の課題は後にトラブルを招くケースもありえます。
そうなったとき、上司やチームメンバーにはサポートを頼まなくてはなりません。
状況を正しく引き継げるよう、ネガティブな情報まで漏らさず書いておくことが肝心です。
商談報告書を正しいく記入するコツは「分かりやすさ」です。
この段落では、営業報告書の記入例を挙げていきます。
顧客名や日時などの基本情報の後、商談目的を以下のようにはっきり示しましょう。
「自社の営業管理ソフト『〇〇〇』提案のため、先方の企画部担当者を訪問しました。
まずは新商品のカタログを渡し、顧客の課題点を解決できるとPRすることが大きな目的でした。
『〇〇〇』を選んだのは顧客の残業時間が増えており、経理が困っているとの情報をつかんでいたからです。」
目的を踏まえて、商談がどのような結果になったのかを詳しく記していきます。
「顧客は『〇〇〇』の性能には強い興味を示してくれました。
しかし、『弊社にはシステムを導入するだけのノウハウがない。
担当者の負担が大きいシステムは厳しい』との意見もいただきました。
ちなみに、××社からもシステムの提案を受けているものの、そちらは金額面から現実的ではないと感じているそうです。」
商談から浮き彫りになった課題と、今後の展望も報告します。
「顧客にはITスキルが不足しており、段階的に商品の魅力を伝えていかなければならないと感じました。
また、いきなり高額プランを提案していたのも自分の課題だと思います。
まずはベンダーに連絡をとり、顧客相手に分かりやすくデモを行ってもらえないか確認します。
その上で、廉価版の再提案も検討するつもりです。」
商談報告書を記入している余裕がないのなら、専用ツールを導入してみましょう。
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商談の詳細がデータ化されるので、報告書の代わりになります。しかも、商談内容の分析までAIが行ってくれるのもメリットです。
報告するだけでなく、フィードバックまで受けられるaileadは、営業組織の強化にも役立ちます。
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顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、商談報告書の書き方や記入例、商談報告書の作成の手間を軽減できるツールなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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