営業活動を改善していくにあたり、自分の商談の様子を振り返り、次回に活かすことは非常に重要なことです。 しかし、商談では商談相手の方やその企業にも関する話も出てくるため、取扱に気をつける必要があります。 今回は、商談を録音する際に先方に許可を求める際の作法と商談を振り返る方法について紹介します。
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商談を録音することは、法律の観点で問題になる？
商談の内容を忘れず正確に覚えておきたい、顧客のニーズを洗い出したいなど、商談の会話を録音したいと考えるケースもあるでしょう。 ただ、録音をする行為に問題はないのか不安になる人もいるかもしれませんので、商談を録音してもいいのかを以下紹介します。
録音は法律違反になる？
結論からいうと、商談の内容を無許可で録音した場合でも、基本的には法律違反になる心配はありません。 前提として、無許可での録音には「盗聴」と「秘密録音」の2種類があります。 盗聴とは会話に不参加の人が録音をすることを指します。盗聴自体は多くの場合犯罪にはなりません。 その盗聴した内容を公開したり、盗聴を目的として自宅に不法侵入したりする行為は犯罪として扱われることになります。 秘密録音は、会話の当事者が録音することです。
秘密録音もその行為自体は犯罪ではありません。盗聴と同様に、録音に付随する行動が罪として問われます。 このように、絶対とは言い切れないものの、基本的に録音行為自体は刑法上の問題にはならないと考えられています。
プライバシー上の問題に発展するおそれもある
刑法上の問題がないとはいえ、勝手に商談の録音をすることは避けたほうが良いでしょう。 たとえば、録音したデータを勝手に第三者に公開したり、誤ってデータを漏えいさせてしまったりした場合、プライバシーの侵害などの問題に発展するおそれがあります。 トラブルを避けるためにも、あらかじめ相手の許可をとったうえで録音を行い、データ管理の徹底に努めることが重要です。
商談を録音する場合は相手の許可を取るのが無難
商談は許可なく録音しても、基本的には法律違反にはなりませんが、無許可での録音はさまざまなトラブルの原因となり得るため、きちんと許可をとることが無難でしょう。 商談を録音する際に許可をとる相手としては、「顧客」と「自社」が挙げられます。それぞれから許可を得る理由について見ていきましょう。
顧客から商談録音の許可をとるべき理由
なぜ顧客から許可をとるのかというと、「民事上の損害賠償請求をされないようにするため」という理由が挙げられます。 損害賠償請求は自身にとっても会社にとっても損失となるため、何としても避けたい事態といえるでしょう。 また、「良好な関係を維持するため」という理由もあります。 万が一、意図せず録音していたことが顧客にわかった場合に、関係が悪化してしまうおそれがあります。 どちらの理由も業務に支障をきたすおそれがあるため、注意が必要です。録音時は顧客に声をかけ、忘れずに許可をとりましょう。
社内に商談録音の許可をとるべき理由
顧客だけではなく、自社からも録音の許可をとることが基本です。 録音によって何らかのトラブルが生じた場合、会社のイメージが悪くなるおそれがあります。 つまり、自分だけではなく、会社全体の責任となるリスクがあるのです。 企業にとっての不利益となる可能性があるため、あらかじめ録音について話を通しておきましょう。 商談の録音についてどのような認識を持っているのか、確認しておくことが大切です。
商談を録音する場合に許可を求める際の方法
録音の許可をとる際は、いくつか意識したいポイントがあります。ポイントについて詳しく見ていきましょう。
1.音声の活用目的を明らかにする
どのような目的で録音するのか、相手にきちんと伝えることが求められます。 たとえば、「商談中の聞きもらしを防止するため」「振り返りをして商談の質を高めるため」など、目的を明確に伝えておきましょう。 これにより、相手側も許可すべきかどうかの判断材料を得られます。
2.利用用途を伝える
録音したデータをどのように使うのか、相手に説明しておくことも大切です。 多くの場合は「目的とした用途以外での使用はしません」と説明すれば問題ありません。 用途をはっきりとさせることで、相手に安心感を与えられます。
3.管理方法を説明する
録音データは正当な目的と用途にのみ使用するといっても、なかには管理方法に疑問を抱く人もいるでしょう。 管理が雑で情報漏えいにつながるかもしれない、と相手が不安視するケースもあるかもしれません。 こうした不安を払拭するためにも、録音したデータの管理方法について説明しておくことがおすすめです。 たとえば、「インターネットにつながらない環境で保管する」「第三者への情報漏えいに注意し厳重管理する」などと伝えておくことも一案です。 これにより、相手の信頼を得やすくなります。
録音データをもとに商談を振り返ろう
録音したデータはただ保管するのではなく、振り返りをするときに活用することがおすすめです。 振り返りに録音データを活用するメリットや、振り返るときのポイントについて見ていきましょう。
商談を振り返るメリット
商談スキルを向上させるためには、振り返りが重要だとされています。 なぜなら、客観的な視点で商談を振り返ることで、気付かなかったクセや改善点を発見できる可能性があるためです。 良かった点や悪かった点を確認し、改善すべき要素を洗い出すことで、次回の商談に生かすことができます。 録音データは気になる部分を繰り返し再生できるため、振り返りに有効活用できるでしょう。
商談を振り返るときのポイント
録音データを活用して商談を振り返るときは、チェックシートを作成することがおすすめです。 たとえば、敬語の使い方や提案の仕方など、気になる要素をリスト化すると良いでしょう。 シートをもとにチェックを行い、内容を振り返ることで、商談の質を高めていくことができます。
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今回は、商談を録音する際に先方に許可を求める際の作法と商談を振り返る方法などについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
