営業メンバーなら書き方を覚えておきたいのが「商談記録」です。 商談記録はメンバー間で情報共有するために役立つ文書で、顧客の希望があれば送付することもあります。 それだけに、丁寧で正しい手順に基づいた文書を書かなくてはなりません。 今回は、顧客への送付・社内共有に使える商談記録の書き方・テンプレートについて紹介します。
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商談記録とは？
商談記録とは「顧客や取引先と話した内容を文書化したもの」で、「商談議事録」と呼ぶケースも珍しくありません。 ほとんどの営業チームは商談記録の枠組みを作っており、そこに必要事項を記入することで情報共有がなされます。 営業メンバーなら、商談記録はほぼ毎日のように書くこともあるでしょう。 商談記録は営業メンバーの仕事の履歴であり、それをチェックすれば案件の進捗がすぐに分かります。
商談記録を記載する目的
商談記録の目的は、社内向けか社外向けかで異なります。
社内向けの目的は「スムーズな情報共有」です。 同じ営業チームのメンバーが協力し合うには、お互いの情報共有が欠かせません。 特に上司は部下の仕事に的確なアドバイスを与える義務があります。 しかし、忙しい毎日では時間をとって報告や連絡がしにくくなることもあるでしょう。 そのような場合でも、営業記録があれば手軽にメンバー同士の仕事内容を把握できます。
さらに、商談記録は社外の取引先や顧客に送付することも少なくありません。 お互いが商談記録を見ていれば、認識のずれを防げます。 また、商談内容を取引先に振り返ってもらい、今後のモチベーションを高めてもらう意図もあります。 話してきた内容が可視化されたなら、商談のゴールは見えやすくなるでしょう。 顧客や取引先とクロージングまで良好な関係性を保つためにも、商談記録は重要です。
商談記録の書き方
社内外で多くの関係者が目にするだけに、商談記録は見やすく書かれていなければなりません。 この段落では、商談記録の書き方や注意点をまとめていきます。
商談記録の必要項目
まずは当然ながら、お互いの「基本情報」です。 営業メンバーと先方の「氏名」「部署」「役職」、商談が行われた「日時」や「場所」も必須です。 そのうえで、肝心の商談内容を書き込んでいきます。 「提案した商材」や「営業メンバーの目的」などに続いて、「相手の反応」も書いておくと商談の流れが伝わります。 さらに、「相手の悩みや課題」「目指すべきゴール」も記録しておきたいポイントです。 これらに加えて、「今後の提案内容」「次回以降の商談予定」も記載し、これからの商談に記録を引き継いでいきます。
商談記録を書くときの注意点
商談記録では、「余計な文章を書かない」ことが重要です。 商談の間は話が本筋から反れてしまうときも出てきます。 それらの話をすべて残していると、商談記録は分かりにくくなってしまいます。 記録に残すのはあくまでも重要な部分だけです。 さらに、相手の態度や発言について、営業メンバーの主観が入りすぎるのも問題です。 商談記録は多くの人が共有する文書なので、客観的事実だけを書いていきましょう。 商談記録を書くのが手間な場合は、営業支援ツールを使う方法もあります。 たとえば、「ailead」であればオンライン商談の内容を自動で書き起こし可能です。
商談記録のテンプレート
商談記録をになれていない人は、どのように書けばいいのか分からなくなるものです。 この段落では、商談記録のテンプレートを挙げます。 あくまでも参考なので、これを基にして自社の仕事と合った記録を残しましょう。
社内向けの商談記録の例文
氏名：〇〇 訪問先：株式会社〇〇 応接室 日時：9月7日(月)14:00～15:00 担当者：総務部〇〇部長 議事録作成：◯◯ 訪問目的：会計ソフトの提案 内容：提携メーカーの「▽▽」を提案。希望される価格帯の中ではもっともニーズに合っていると考えたため。 課題：操作性の面で先方の要望に応えられず。ITに詳しくない従業員が多いので、もっと簡単なソフトがいいと言われた。 今後の提案内容：別のメーカーでソフトを提案し直す。また、同じように操作性で躓く可能性があるので、講習まで引き受けてくれるメーカーを探したい。株式会社××が理想だと考える。 次回の予定：9月14日（月）15:00に再訪予定。そのときに、××の担当者も同行してもらえるよう問い合わせる。
社外向けの商談記録の例文
記録を社外に送る際には、ビジネスマナーを守るようにしましょう。メールの場合は最初に、挨拶と簡単な説明が必要です。以下、社外に商談記録を送る際の例文です。
株式会社〇〇 〇〇部長 昨日はお時間をいただきありがとうございました。 株式会社●●の●●です。
商談の記録を添付いたしますのでお目通しいただければ幸いです。 念のため、主な内容は ・提案したソフトの問題点 ・改善案 ・次回訪問日時のリマインド になります。
以上、お手数ですがご確認のほどよろしくお願いします。
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今回は、顧客への送付・社内共有に使える商談記録の書き方・テンプレートなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
