コロナ禍で多くの企業がリモートワークを取り入れ、採用の際の面接もオンラインで行われることが増えました。 面接の内容をチェックしたり、複数人で共有したりすには書き起こしが必要です。 今回は、オンライン面接の書き起こしに適切なタイミングや書き起こす方法、おすすめの自動書き起こしツールについて紹介します。
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対面とは違う、オンライン面接ならではの特徴
新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、リモートワークを推進する企業が増えています。 常用雇用者規模100人以上の企業（公務を除く）を対象にした調査によると、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトワークなどの「テレワーク」を行う企業は、令和元年に20.2％（2118社中）、令和2年に47.5％（2221社中）と増え、令和3年には51.9％（2393社中）となり半数を超えました。 また、テレワーク導入企業の9割以上が在宅勤務を導入していると答えています（総務省「令和3年通信利用動向調査」）。
採用の現場でもオンライン面接はメジャーな選択肢です。 「場所を選ばず行うことができる」「移動の時間やコストがかからない」などメリットも大きく、今後も採用する企業が増えていくと予想されます。 一方で、オンライン面接は相手の表情が読み取りにくく、直接対面して行う面接よりも相手に気を遣います。 面接官は対面以上に相手の雰囲気や表情を見ながら言葉に集中する必要があり、途中でメモ書きを行うなどのマルチタスクは困難です。
面接官がメモを取るために目線を外して手元を見ると、沈黙の時間ができてしまうことから、会話がスムーズに進まなくなります。 求職者は話を聞いてもらえていないのではないかという不安やメモを取られていることによる威圧感を感じやすいでしょう。 普段の力を発揮してもらうためにも、オンライン面接中のメモ書きは必要最低限にとどめたいものです。 面接終了後には、採用担当者同士で共有するために議事録を作りますが、メモを元にするのではなく、オンライン面接の様子を録画して後から文字おこしをする方が良いでしょう。
オンライン面接の書き起こし方法
オンライン面接を録画して書き起こす方法には「自分で文字起こしを行う」「外注する」「ソフトやアプリを使う」の3つがあります。 それぞれの方法やメリット、デメリットについて紹介します。
1.自分で文字起こしを行う
自分で文字起こしを行う方法は最もシンプルで簡単な方法です。 データが手元にあるためすぐに取り掛かることができるほか、動画の内容が自分の担当した面接の場合は大まかな内容を把握したうえで、スムーズに文字起こしを行うことができるでしょう。 一方で、すべての音声を聞き、聞いたものを正確に入力するには時間がかかります。 特に求職者が多い場合は膨大な時間がかかることから、自分で文字起こしを行う方法は現実的ではありません。 採用が活発化する時期になると、採用担当者の仕事は増大します。 実際には、録画した後に動画を見ながらメモを残す程度の申し送りが精いっぱいになってしまい、より正確な共有が難しくなるでしょう。
2.文字起こしを外注する
文字起こしを外注すると、膨大な量の文字起こしを採用担当者の負担なく行えます。 クラウドソーシングでフリーランスやアルバイトを募集して外注する方法や、文字起こしを専門に行う企業に外注する方法もあります。 フリーランスやアルバイトに外注する方法は安価な点がメリットです。 クラウドソーシングを通じて依頼すれば、本人確認や支払いもスムーズに行うことができるでしょう。 一方で理系の職種などで専門用語の理解が必要な場合、知識がない人が担当する可能性もあり、質を担保するのが難しいかもしれません。 また、オンライン面接の内容は個人情報が詰まったものなので取り扱いに細心の注意を払う必要があります。 この点で、秘密保持に関する特別な契約を交わしていない個人ワーカーに外注するのは難しいといえるでしょう。 文字起こしを専門に行う企業では、一定の基準を満たしたワーカーが文字起こしを行うため、質の担保や秘密保持といった問題はクリアできます。 しかし、クオリティが高くなればなるほど外注にかかる費用も高くなります。
3.文字起こしツールを使う
リモートワークの広がりに伴いオンラインでの会議や商談が増え、議事録を作成するための文字起こしツールが多くリリースされています。 Web会議ツールと連動しているものや、AIが自動で議事録を作成するものなど、できることはツールによってさまざまです。 無料のものもありますが「必要な機能を使うには有料プランへの加入が必要」というケースもあるので、自社に必要な作業がどのツールで行えるかを事前に確認しておく必要があります。 文字起こしツールを利用するときは、文字起こしの精度が高いものを選ぶことが大切です。 文字起こしの精度が低いと、完成したテキストが誤字だらけになってしまい、だ訂正の必要が出てしまいます。 文字起こしツールは、オンライン面接や商談や会議など幅広く使えるものなので文字起こし精度が高く、さまざまなツールと連携して便利に使えるものを選ぶとよいでしょう。
多くの企業が導入する「ailead」は文字起こしも高精度
オンライン面接の内容を自動で録画し、文字起こしをする際におすすめのソフトウェアが「ailead」です。 自動でWeb会議を記録、解析、管理できるクラウド商談解析ソフトとして開発されたもので、オンライン面接にも活用できます。 ZoomやGoogleMeet、MicrosftTeamsなどのメジャーなWeb会議ツールと連携することが可能で、面接の内容は、発言者ごとに分けて自動で書き起こされ、AIが解析を行います。 国産のAI技術を搭載しているため、日本語の書き起こし精度が76％を誇る点もポイントです。 この精度は同種の文字起こしサービスと比べて10％以上高精度とされています（同社調べ）。 オンライン面接は自動で録画され、クラウド上に保存されるので、担当者同士での共有もスムーズにできます。 SFAツールと連携させると、文字起こしだけでなく、日時や参加者、録画保存先などを自動で入力することも可能です。 オンラインでの会議や商談など、面接以外の分野でも幅広く活用することができ、業務の効率化に大きく寄与します。 ISO/IEC 27001:2022（ISMS）認証を取得しており、セキュリティー対策の面でも安心して利用することができるでしょう。
オススメのWeb面接の録画・文字起こしサービス「ailead」
aileadは、zoomやGoogle meet、Microsoft Teamsと連携したWeb会議を録画、文字起こしすることで、営業活動の成果を最大化、効率化するサービスです。
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また、録画データを最先端AIが文字起こし・音声解析することで、会議・商談の振り返りや議事録作成などの業務を大幅に効率化します。
顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
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今回は、オンライン面接の書き起こしに適切なタイミングや書き起こす方法、おすすめの自動書き起こしツールなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
