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2022-07-18
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コロナ禍や働き方改革での多様な働き方の推進によって、テレワークの機会が増えています。
ミーティングや会議だけでなく、商談もまたオンラインで行われるようになってきました。
対面なら初対面の相手に自己紹介や名刺交換をするのが自然の流れでしたが、オンラインでは紙の名刺を交換することができません。
今回は、オンラインで自己紹介・名刺交換をするにはどうすればいいか、その方法や流れについて紹介します。
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対面の商談では当然のように行われていた名刺交換。
いきなり本題である商談に入る前に、名刺から何かしらの会話の糸口をつかみ、相手がどんな人なのかや商談に対してどの程度の熱量があるのかを測るためのきっかけ作りとなっていました。
もちろんオンラインでは名刺交換が不可能なわけではなく、オンラインならではの名刺交換方法がありますので、いくつか紹介します。
もっともシンプルな方法は、前もって自分の名刺をPDFや画像などのデジタルデータとして用意しておき、メールに添付して送付するものです。
メールに限らず、ビジネスチャットツールでもデータを送付できます。
あくまでオンライン商談中に交換がしたければ、ZoomなどのWeb会議ツールにもチャット機能がありますので、それを利用して名刺データを送付可能です。
Web会議をするときの背景を名刺にしてしまうという方法があります。
つまり、Web会議中に画面に映る自分の背景に名刺情報を掲載します。
Web会議の背景には任意の画像を選択することができ、簡易的なものならPowerPointなどで作ることもできます。
また、このようなバーチャル背景名刺を作成するためのツールもありますので、活用することでクオリティの高い背景名刺を作成可能です。
紙の名刺のように会社単位でフォーマットが固定されていなければ、独自のアピールポイントや会話の種になりやすいことを記載するなど、オリジナリティを出せます。
名刺交換機能が備わっている名刺管理ツールを利用すると、簡単に名刺データを交換できます。
交換相手も同じ名刺管理ツールを使っていればより簡単です。
もし違うツールを使っている場合でも、名刺管理ツールがURLやQRコードを生成してくれるので、それらを利用することでスムーズに名刺を交換できます。
それでは、オンライン商談での名刺交換には、これまでのアナログの名刺交換と比較してどんなメリット・デメリットがあるでしょうか。
まず、書類などと同様に、デジタル名刺には紙や印刷にかかるコストや保管場所のコストなどがかからない、在庫切れのリスクがないことなどがあります。
また、紙の名刺は一般的に91×55mmというサイズであり、スペース的に掲載する情報量は限られています。
それに比べるとデジタル名刺はも画面上で拡大できるので多くの情報を掲載できますし、URLやメールアドレスから直接ブラウザにジャンプできるところも便利です。
同じデジタル名刺であっても、単に紙の名刺をスキャナなどで電子化したもの、デザインデータからPDFにしたもの、名刺管理ツールで作成したものなど、個々によって名刺データのフォーマットが違えば、アナログ名刺と同様に量が多いと管理がしづらいのが難点ともいえます。
そのため、整理や管理が難しくなるので、データベースや顧客管理システムに別途入力してまとめる手間がかかります。
そんな場合には、受け取ったデジタル名刺を自動的に整理してくれる機能がある名刺管理ツールを使うと効率が良いでしょう。
逆に、多機能な名刺管理ツールを使うことのデメリットもあります。
名刺管理ツールによる名刺は、そのツールのシステムに依存しているため、システムのサービスが終了してしまうと名刺の交換ができなくなってしまうところが大きなデメリットです。
有料のツールである場合にはサービスに支払うコストもかかるため、逆に紙の名刺のほうが低コストになる場合もあります。
オンラインでの商談で物理的に名刺交換ができないならば、無理にこの習慣を続ける必要のないのではないかと考える人もいるかもしれません。
しかし、初めて接する相手について会社名だけでなく、部署名や肩書き、連絡先までを把握するためには、やはり名刺は非常に重要です。
実際に、商談は済ませたもののその後相手の連絡先がわからず、そのままになってしまうということも起こっています。
それに、名刺交換には緊張をほぐすためのアイスブレイクの意味もあります。
誰しも初対面の相手と仕事の話をするとなれば緊張することが多いものです。
名刺をきっかけにしてちょっとした雑談をすることで緊張がほぐれ、コミュニケーションが円滑になったり、相手の人となりがうかがえたりします。
時間の無駄などと思わずに、名刺交換によって一呼吸つくのも大切な時間だと捉えてみてはいかがでしょうか。
それでは、実際にオンラインで名刺交換をする際の流れを解説します。
まず何より大切なのは、紙の名刺と同様、事前に名刺を準備しておくことです。
デジタルデータであれば商談を迎える前に必ず最新の名刺データを用意しておきましょう。
Web会議の背景に名刺背景を使う場合は、その設定を忘れないようにします。
名刺管理ツールを利用している場合には、実際に商談に入ってから使い方がわからずに困るようなことがないように使い方を把握しておくようにします。
そして、商談の最初に名刺交換やちょっとした自己紹介の時間を設けるようにしましょう。
お互いにビジネスの場に精通した同士であっても、よく知らない相手と堅苦しい商談だけを進めたのではあまり雰囲気がよくありませんし、親密さも感じないのでその後継続的な関係を築くのも難しいかもしれません。
オンラインだから手短に済ませられるだけを良しとせず、削減できた移動時間を活かすつもりで、対面で話すことのできないマイナス面を補うためのアピールや親密度の向上に努めるべきです。
名刺交換に適したタイミングがきたらスムーズに交換できるよう、ワンクリックで交換ができる状態まで準備をしておくのがおすすめです。
そこで勝手がわからずもたもたしてしまうと、相手にマイナスの印象を持たせてしまうリスクもあるので注意しましょう。
無事に名刺を交換できたら、名刺の情報をもとにちょっとした会話をすることで、アイスブレイクの効果が得られるはずです。
また、商談が終わったら、フォローアップも忘れないようにしましょう。
フォローアップとは、一度学習したことをもう一度行い、学習効果を強化することをいいます。
もらった名刺は忘れずに管理し、相手が顧客であればフォローアップメールを送ったり、定期的に顧客情報を更新したりするなどして定期的にアプローチすることで、継続的な関係を保つのに役立ちます。
今回は、オンラインでの自己紹介・名刺交換の方法や流れなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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