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2022-07-13
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オンライン商談をスムーズに実施するためには、事前準備が重要です。
なかでもオンライン商談設定後のアポイント案内メールは、送る内容によって商談の成功率に大きく影響するため、念入りな準備が必要です。
今回は、効果的なアポイント案内メールの件名・本文・添付資料など、押さえておきたいポイントについて紹介します。
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導入しているWeb会議システムによって異なるものの、オンライン商談を開始するためには、アポイント案内メールに記載した接続URLからアクセスしてもらうことが一般的です。
オンライン商談を導入している企業は多いため、他のメールに埋もれてしまうことがないよう、相手が検索しやすい件名にしておくことがポイントです。
「【〇月〇日13:00】自社名：オンライン商談のご連絡」のように、開催日時や自社名を入れると、件名検索でヒットしやすくなります。
顧客との関係が十分に構築されていない場合は、商談という言葉に身構えられてしまう可能性もあります。
顧客との関係性によっては、「オンラインでのご挨拶」「Web打ち合わせのご連絡」など、言葉を使い分けていきましょう。
営業担当者以外に、社内からオンライン商談に参加する人がいる場合は、件名に顧客名も入れておくと便利です。
宛先が「TO：顧客、CC：社内関係者」であれば、「【〇月〇日13:00】顧客名様向けオンライン商談のご連絡（自社名）」のように、件名に顧客名を入れることで、社内においても検索の精度が上がります。
オンライン商談では、Web会議システムにスムーズに接続できる環境を整えておくことが重要です。
接続に手間取ると、商談の時間が短くなったり、顧客の印象が悪くなったりと、さまざまなデメリットが生じます。
オンライン商談に慣れていない担当者や、新しいWeb会議システムを使う場合は、事前に社内で接続の確認をしておくと安心です。
アポイント案内メールには、接続URLだけでなく、接続の手順や推奨の環境などを記載しておくと、トラブルのリスクを軽減することができます。
また、トラブル発生時の対処法についても、簡単に記載しておきましょう。
「当日はこちらのリンクからご参加ください：オンライン商談URL、接続がうまくできない場合はこちらまでご連絡ください：電話番号」など、トラブル発生時の緊急連絡先を記載しておくことで、対処がしやすくなります。
緊急連絡先は、メールアドレスではなく、電話番号がおすすめです。
トラブルが発生した際は素早い対処が求められるため、営業担当者や営業本部などの確実に連絡が付く電話番号を載せておきましょう。
新規顧客の場合は、通信環境やPCのスペックの問題で接続がうまくいかないケースも珍しくありません。
「当日接続がうまくいかなかった場合は、お電話にてお打ち合わせさせて頂きます」など、あらかじめ代替案を提示しておくことで、顧客に安心感を持ってもらうことができるでしょう。
アポイント案内メールに、顧客にマッチした資料を添付することで、当日の商談をより有意義なものにすることができます。
自社のチラシ・カタログをただ添付するだけでなく、提案書などの資料を合わせて作成することで、「商談に対する熱意」が伝わりやすくなるでしょう。
顧客と同じような業界・職種の成功事例も目を通してもらいやすい資料です。
資料を一方的に送っただけでは読んでもらえない可能性も高いため、「どうすれば興味を持ってもらえるか」を考えて資料を添付することもポイントです。
たとえば、ページ数が多い資料の場合は、メール本文に「〇ページに貴社と類似した課題・解決策が紹介されています」と記載することで、読んでもらいやすくなるでしょう。
参加者が多いオンライン商談の場合は、アジェンダを作成して、事前に共有しておきましょう。
自社からの参加者が増えると、どうしても説明する時間が長くなりがちですが、受注につなげるためには「顧客からの質問の時間」をしっかりと確保することが重要です。
一方的な説明ではなく、顧客の様子を伺いながら、進めていきましょう。
多くの企業がオンライン商談を導入しているため、アポイントを忘れられてしまうケースも少なくありません。
当日になって「顧客と連絡が付かない」と慌てることがないよう、前日にリマインドメールを送るのがおすすめです。
リマインドメールは、前回送ったアポイント案内メールを元に作成しましょう。
「リマインド【〇月〇日13:00】自社名：オンライン商談のご連絡」のように、件名のはじめに「リマインド」を追加して、本文には「明日の13時より、よろしくお願い致します」の一文を追加します。
リマインドメールは顧客にアポイントを思い出してもらうことが目的なので、件名・本文を大きく変える必要はありません。
Web会議システムを利用する場合は、接続URLを見つけやすい本文上部に移動させると、顧客がアクセスしやすくなるでしょう。
顧客がアポイントを忘れていた場合は、すぐに次の約束を取り付けましょう。
対面商談に比べると、オンライン商談はキャンセルしやすいため、ズルズルと先延ばしになる可能性もあります。
時間が経つほど、顧客の興味や関心も薄れてしまうため、できるだけ早いタイミングでオンライン商談ができるように調整していきましょう。
今回は、効果的なアポイント案内メールの件名・本文・添付資料など、押さえておきたいポイントなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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