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2022-08-13
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商談の日程、時間調整は候補を提示したり、何通もメールをやりとりをする必要があったりと面倒なものです。
特に多くの人が参加する商談では、あちらを立てればこちらが立たずで、なかなかスケジュールが決まりません。
今回は、商談の時間調整をスムーズにする方法、メール作成のポイント、日程調整ツールの活用と代表的なツールについて紹介します。
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スケジュール調整が円滑に進まないと悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
そこでここでは、商談の時間調整をスムーズにする方法を3つ紹介します。
商談の時間調整をはじめる前に、メンバーを固定しておきます。
後からメンバーを加えて、その人のスケジュールが合わなければ、全部やり直しになってしまうからです。
特にクライアントと自社の主要メンバーは、確実にリストアップしておきましょう。
商談の時間調整をスムーズに進められない人にありがちなのが、「こちらはいつでもかまいません」といった連絡を入れてしまうことです。
相手の都合に合わせているつもりでも、実はクライアントや他のメンバーに時間調整を丸投げしているだけかもしれません。
このような場合、返答が遅れたり、何度もやり取りが発生したりするなどして、なかなかスケジュールが決まらないものです。
こちらに主導権がないとしても、いくつかの候補日時を挙げてお伺いを立てたほうが、時間を短縮できるケースが多くあります。
参加人数が多くなったり、いろいろな場所から人が集まるほど、商談の時間調整はむずかしくなります。
このようなときに活用したいのがWeb会議ツールです。
Web会議ツールはコロナ禍の影響もあって、オンライン商談ツールとしても一般的になってきました。
Web会議では、商談用のスペースを確保する必要がないうえ、距離の制限もありませんので、商談日時がスムーズに決まりやすくなります。
スケジュール調整の連絡は電子メールが主流です。
ここでは、商談の時間調整をスムーズに進めるために押さえておきたいメール作成のポイントを3つ解説します。
読んだだけで日程、時間調整メールだとわかる件名を付けましょう。
「商品お打ち合わせ日時のご相談」「弊社新商品○○プレゼン日時のご相談」など、一目で内容がわかるように書きます。
時間に余裕のない時間調整の場合は、すぐに開封して返事をもらわなければなりませんので緊急性をアピールする文言も含めます。
先にも述べたとおり、商談の時間調整をスムーズにするには、こちらから日時を提案するのが効果的です。
状況にもよりますが、メールに書く場合は、候補を3～5つ挙げるとよいでしょう。
こうすると相手が検討しやすいため、早く返事をもらいやすくなります。
時間帯は午前、午後で書く場合もありますが、基本的には「15:00～16:30」などと明確に書くのが基本です。
目安にすぎなくても終了時間を書いておけば、相手が検討しやすくなりますし、時間のすり合わせによる手間も減らせます。
ただ人数が多い場合は、返信内容をまとめたうえ、空き時間を探すのが大変な場合もあるでしょう。
このような場合は、追って紹介するツールを活用すると効率的です。
商談の時間調整用のテンプレートを用意しておくと便利です。
例えば、件名や日時、場所、参加者、テーマ、配布資料などが箇条書きになっており、内容を埋めるだけでよいテンプレートを作っておきます。
こうすれば作成時間を短縮でき、連絡ミスも少なくできます。
テンプレートは大枠だけでなく、細目も決めておくとよいでしょう。
例えば、日時は「○○年〇○月〇○日（曜日）○○:○○～○○:○○」と記述するなど、ルールを決めておきます。
商談の時間調整をより効率化するなら、日程調整ツールが便利です。
日程調整ツールとはスケジュール調整の時間と手間を減らせるツールで、特に参加人数が多い商談でのメリットが大きくなります。
ツールによって異なりますが、代表的な機能は次のとおりです。
まず商談日時の候補をURLで共有して、カレンダーのなかから選択してもらう機能があります。
この機能を使えば、個別にメールを送らなくてもよくなるので作業時間を減らせるでしょう。
ツールによっては、商談日時の候補を、自分や自社メンバーのGoogleカレンダーやOutlook予定表と連携して抽出できます。
外部連携機能としては、Web会議ツールと連動してWeb会議用のURL発行したり、日時を決定した際にメール文面を自動作成したりする機能などがあります。
日程調整ツールには、飲食店の予約のように相手に日時を選んでもらう受付タイプと選択肢を提示して選んでもらう提案タイプの2つがあります。
自社の商談スタイルに応じて選ぶとよいでしょう。
ただし、使い方によって受付タイプと提案タイプを切り替えられるツールも多くあります。
自分用として利用するなら、無料の日程調整ツールを使うとよいでしょう。
組織で使う場合は、初期費用や月額料金を検討します。
一般的に高機能になるほど料金が高くなりますが、使いやすさとのバランスが大切です。
現場のITリテラシーや用途、利用シーンを考えて使い勝手のよいツールを選びましょう。
また、外部ツールとの連携性も重要なポイントです。
主な外部ツールを挙げると、Google カレンダーやOutlookなどのスケジュール管理ツールやWeb会議ツール、電子メールソフトなどです。
職場で使っているツールと連携できるか確認しておきましょう。
ここでは代表的な日程調整ツールを3つ解説します。
調整アポは操作性のよさと高機能が人気のツールです。
自社の都合のよい時間をカレンダー表示しているURLをクライアントに送って、そのなかから都合のよい日時を選んでもらうだけで時間調整やアポ取りをできます。
電話連絡やメール作成といった作業時間を大幅に減らせるでしょう。
調整アポは営業支援システム「Salesforce」やGaroonカレンダーをはじめとした外部ツールとの連携性も高いため、部署全体のDX促進を目指す場合に向いています。
スケコンはGoogle カレンダーやOutlookのカレンダーとの連携機能を備えており、最新情報を読み込んで、商談日時候補を自動的に抽出可能です。
そしてこの日時をクライアントや自社メンバーとインターネット上で共有できるため、複数人の時間調整をスムーズに進められます。
スケコンは営業向け機能だけでなく、人事の採用活動用、社内コミュニケーション用の機能も充実していますので、組織全体で同じ日程調整ツールを導入したい場合に向きます。
もうひとつの特徴は、Web会議ツール「Zoom」と連携して、Web会議のURLを発行できる機能です。
Web商談を積極的に増やしている企業は、スケコンの導入によって、時間調整からWeb会議スペースへの案内までをシームレスにつなげられます。
Aipoは専用のURLを発行して、相手に候補日を選んでもらうだけで日時を確定できる提案タイプの日程調整ツールです。
提案する候補日は、自分や自社メンバーの空き時間、営業時間、商談の所要時間などの条件を追加して、自動的に絞り込まれます。
予定を確定させる際には、最新のスケジュール情報を参照して、もし参加メンバーにダブルブッキングが生じていたら警告してもらえます。
たくさんの商談を同時進行しているような営業部署では、未然にトラブルを予防できる頼れるツールとなるでしょう。
今回は、商談の時間調整をスムーズにする方法、メール作成のポイント、日程調整ツールの活用と代表的なツールなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
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