企業がマーケティングや営業などの活動を行う際に、活用される顧客データベース。
データは顧客の情報を調べたり、アプローチを行ったりする際などに活用され、企業で適切に管理する必要があります。
こうしたデータを有効に使うためには、「名寄せ」と呼ばれる作業を行う必要があります。
今回は、名寄せの意味や必要性、手順や注意すべきポイントなどについて紹介します。

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名寄せとは？

名寄せとは、複数のデータベースから氏名・住所・電話番号といった情報を手がかりに、個人や企業などを一つにまとめる作業をいいます。
なかには、誤って同じ人物・企業に関する情報を複数保存してしまうこともあるでしょう。
このような場合に、名寄せを行えばデータを一つにまとめることができます。
とはいえ、同姓同名の人がいたり、結婚・転勤などで住所が変わったりする人もいるため、名寄せを完璧に行うことは難しいといわれています。
また、当然ながら、データベースの規模が大きくなればなるほど、名寄せは作業が大変です。

名寄せを行うメリット

名寄せを行うと企業にとってどのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

適切なマーケティングを行える

名寄せを行うことで情報が整理され、そのデータに基づき適切なアプローチを行えます。
顧客に対してきめ細やかにアプローチできるようになり、結果として良好な関係の構築にもつなげられます。
売上効率の向上などに役立つでしょう。

情報を正しく整理・管理できる

ビジネスシーンではたくさんの人の情報を扱うことになります。
たとえば、異動や昇進などで肩書きが変わることもあるでしょう。
このようなときにも、名寄せを行えば個人の情報をきちんと整理・管理できます。

名寄せが必要な理由

そもそもなぜ名寄せが必要になるのでしょうか。
主な理由には、以下のようなものが挙げられます。

無駄な営業コストを削減するため

ビジネスシーンでは顧客のニーズや検討度合いなどに基づき、提案やサポートを行うことが基本でしょう。
しかし、顧客データベースがきちんと整備されていない場合、適切なアプローチを行うことが難しくなります。
すると、何度も顧客に電話をかけるなど、無駄な手間や営業コストが発生する可能性があります。
こうした無駄なコストの発生を避けるためにも、名寄せ作業は重要な意味を持つといえます。

顧客からの信頼低下を防ぐため

名寄せをしない場合、顧客に対するアプローチが重複してしまう可能性があります。
たとえば、同じ内容のDMを送ってしまったり、複数人の営業担当者が同じ提案をしてしまったりするなどのミスが生じる恐れがあります。
このようなミスが起きると、顧客からの信頼が低下してしまう原因になり得るため注意が必要です。
顧客の状況に合わせて適切な営業活動を行うためにも、名寄せやそれにともなう情報管理は欠かせません。

名寄せを行う際の手順

名寄せはどのような手順で行われるのか、おおまかな流れについて確認していきましょう。

1.データ調査

まず自社が保有するデータを調査・把握します。
あわせて、なぜ名寄せを行うのか、目的も明確にしておきます。
その後、現状を確認してデータのまとめ方について方針を固めましょう。

2.データの抽出

データベースから名寄せするデータを抽出していきます。
その際、データベースによって項目名が異なる場合があるため、注意が必要です。
それぞれの項目に入力されているデータが同じかどうか、よく確認しましょう。

3.データのクレンジング

データの表記揺れや重複などを見つけ、削除・修正していきます。
こうした作業は「データクレンジング」と呼ばれます。
たとえば、同一人物の名前があるデータベースでは「斉藤」、あるデータベースでは「齋藤」となっている場合は、正しいほうに統一します。
また、全角や半角など、表記のばらつきも統一しましょう。
この作業によってデータをより適切に管理でき、データベース全体の質が上がります。

4.データのマッチング

データの整理が済んだら、同一人物のものと判断された情報を統一します。
同じIDを付与し、それぞれが同一人物だとわかるように紐づけしていきましょう。
データのマッチングによって、データ使用時のトラブルを防止できます。
マッチングの際に同じデータが複数ある場合は、削除しておき重複しないようにしましょう。

名寄せをする際に注意したいポイント

名寄せを行う際は、いくつか注意したいポイントがあります。
どのような点に気を付ければいいのか、見ていきましょう。

丁寧にデータクレンジングを行う

名寄せを正確に行ううえで、欠かせないのがデータクレンジングです。
表記揺れなどをきちんと正せていないと、うまくマッチングが機能しません。
こうした事故を回避するため、丁寧かつ慎重にデータクレンジングを実施しましょう。

社内ルールを決めて共有する

名寄せの作業効率を上げるためには、そもそもデータクレンジングが必要ない状態を目指すことも重要です。
そのためには、表記揺れが起こりやすい部分を洗い出す必要があります。
そして、その部分をどのように表記するかルールを定め、社内で共有すると良いでしょう。
たとえば、電話番号は半角で表記する、ハイフンは使用しないなど、ルールを設けておきます。
こうした社内ルールがあれば、新規で顧客情報を登録する際も作業がスムーズに進みます。

aileadを活用して営業活動の業務を効率化しよう

今回は、名寄せの意味や必要性、手順や注意すべきポイントなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。

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