営業の成約率をアップしたいのであれば、顧客と商談を行うたびに議事録を書くことをおすすめします。 というのも、議事録には顧客のニーズをしっかりとつかみ、他の部署との連携をスムーズにするというメリットがあるからです。 そこで今回は、商談の議事録の書き方のポイントをはじめ、フォーマットの作り方などについて紹介します。
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商談の議事録の役割
商談の議事録とは、顧客と話し合った内容をまとめた書面のことをいいます。 営業マンは同時にいくつもの案件を抱えているものです。 そのため、記憶は時間が経てば経つほど曖昧になってしまい、すぐに話し合った内容を思い出せないこともあります。 しかし、議事録を残しておけば、具体的に、かつ正確に思い出せます。
また、話し合った内容を把握したほうがよいのは営業マンだけではありません。 成約率をアップさせるためには、営業マンだけでなく上司や部下、また他部署の協力も大切です。 協力をしてもらうには、顧客とどのような話をしたのかやその内容について共有しておく必要があります。 商談の内容を把握できる議事録は、情報共有に最適なツールです。
その他、商談は一度で決まるとは少なく、複数回行うことのほうが多いです。 前回の商談の区切りがわかっていないと、次回の商談をスムーズに進めることができません。 顧客に「この人に任せて大丈夫だろうか」と不安を抱かせることになってしまいます。
議事録は顧客への再アプローチにも有効です。 一度顧客に断られても、期間を空けて、再アプローチすることは多々あるでしょう。 しかし、再アプローチまでの期間が長くなればなるほど、前回の内容を忘れてしまいます。 そのようなときにも議事録があれば、前回断られたときの内容をすぐに把握でき、よりよい提案が行えます。
商談の議事録の書き方のポイント
クオリティの高い議事録を取るには、次の2つのポイントに注意しましょう。
1つ目は「5W1H」を意識することです。 5W1Hとは、「誰が（who）」「いつ（when）」「どこで（where）」「何を（what）」「なぜ（why）」「どのように（how）」のことです。 たとえば、「誰が（who）」が欠けていると、誰の発言なのかがわかりません。 しっかり5W1Hを書いていないと、第三者が読んだとき、誤解を招く可能性があります。
2つ目は、24時間以内に書き終えることです。 人は時間が経てば経つほど忘れやすくなるため、商談が終わったらすぐに書き始めるようにしましょう。 また、上司や部下、他部署との情報共有を素早く行うことで連携がスムーズになります。
商談の議事録フォーマットの作り方
議事録は話し合った内容を、ただ単に羅列すればよいというものではありません。 後から比較検討するためにも決まったフォーマットで記載することが大切です。 次に紹介する7つの項目を網羅したフォーマットを作成し、書いていきましょう。
1つ目は「日時・場所・出席者」です。 議事録の一番上に商談を行った日時、場所、誰が出席したのかを記載します。 出席者の名前だけでなく、役職も記載するようにしましょう。 誰が決裁権を持っているのかを明確にしておくことで、より精度の高いアプローチが可能になります。
2つ目は「テーマ」です。 商談の目的を簡潔に表したものです。 タイトルのようなものなので、端的に一言で記すようにしましょう。
3つ目は「顧客からヒアリングした内容」です。 顧客への提案はヒアリングをもとにして行うため、商談では顧客から現状をヒアリングすることが大切です。 顧客が現在抱えている課題や不満などをヒアリングして、書き留めておくようにしましょう。
4つ目は「営業が提案した内容」です。 顧客からヒアリングをしたら、それに合った自社の製品やサービスを提案します。 顧客に対してどのような提案をしたのか、記しておくようにしましょう。 前回、提案を断られてしまったにもかかわらず、次回も同じ提案をしてはダメな営業マンだと見なされてしまいますが、議事録はそのようなことを防ぐためにも有効です。 また、相手が興味を示した提案に対して、次回の商談で深掘りする際にも役立ちます。
5つ目は「提案に対する顧客の反応」です。 営業マンが提案を行うと、顧客からは何らかの反応があります。 どのように答えたのかを記載しておくようにしましょう。 この答えによって、次回提案する内容が決まります。
6つ目は「決定した内容」です。 商談で決まった内容には、成約だけでなく、次回の商談までに自社で行うと決まったことも記載します。
7つ目は「課題」です。 成約につなげるためには障壁もあります。 どのような障壁を取り除けば、成約に至るのか、顧客からの不満を聞き出します。 そして、それを自社の課題として記載します。 上司や部下、他部署と課題を共有すれば、自分一人では思いつかなかった解決策を提案してもらえるかもしれません。
↓実際のフォーマットの文例を紹介した記事はこちら↓ 商談の議事録の書き方のコツと記載する際のフォーマットを紹介
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今回は、商談の議事録の書き方のポイントをはじめ、フォーマットの作り方などについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
