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2023-08-28
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商談の内容を商談相手にまとめて送る際や過去の商談を振り返る際に必要なものが議事録です。
とはいえ、全ての商談を議事録をきちんと取れているという方は少ないのではないでしょうか。
今回は、商談の議事録の書き方やコツや商談を自動で文字起こししてくれるツールなどについて紹介します。
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一般的に新入社員や若手社員が任されることが多い商談の議事録作成ですが、そもそもどのような役割が議事録には求められているのでしょうか。
まず一つ目は話し合い全体の方向性や、発言内容とその発言者の紐づけを明確にすることです。
複数の参加者が入れ替わり立ち替わり発言する商談では、一定のフォーマットで内容をまとめないと議論の方向性が曖昧になりがちです。
さらに、それぞれの意見や見解が誰に帰属するのかをはっきりさせておくことで、事後的な認識のずれなどを防ぐことにもつながります。
二つ目は、商談に不在だった人でも、その内容や結果を簡潔に把握できるという情報共有の役割です。
特に上司やクライアントが議事録を読んだ際、何を主題に話し合ったのかや決定事項は何なのか、決定に至る過程でどんな話し合いがなされたのかといった内容がスムーズに理解できるようまとまっている必要があります。
上司やクライアントも納得する質の高い議事録を作成するには、いくつかの押さえておくべきポイントがあります。
統一的なフォーマットで書かれた議事録は、後から比較検討する際にも非常に有用です。
さらに、同じ型で作成を繰り返せばやがて要領を得るようになり、作業時間の短縮にもつながるはずです。
もし会社が予め用意した議事録フォーマットがない場合は、一般公開されているフォーマットを参照しながら継続使用する雛型を準備しておく必要があります。
複数の議事録を比較する際にも見やすいフォーマットで作成するためには、単に記載項目を揃えるだけでなく、文章のトーンや余白に関しても統一する方がいいでしょう。
議事録作成に限らず必要な要素ですが、商談のテーマが何について話し合われることになるのか事前にしっかり把握しておくべきです。
さらに、自前の知識や情報が不十分な場合は、議題に関連する知識や専門用語、クライアントの詳細情報などもよく頭に入れておきましょう。
商談中は何よりメモを取ることに集中力を研ぎ澄ませる必要があります。
発言者の言葉の意味がわからなかったり、話題のバックグラウンドが浮かんでこなかったりすると、議事録作成作業の足を引っ張る事態にもなりかねません。
議事録の作成は商談と同時に始まるのではなく、その前段階から既にスタートしていると認識してください。
一貫して「誰が（who）」「いつ（when）」「どこで（where）」「何を（what）」「なぜ（why）」「どのように（how）」を念頭に簡潔にメモすることを心掛けましょう。
この意識付けができていれば、自ずと万人にとって読みやすく的を得た議事録の下地ができあがります。
5W1Hは、自らの勘違いを防ぐためにも、読み手に誤解を与えないためにも、非常に有効に機能するノウハウです。
議事録の提出期限は24時間以内に定められていのが通例です。
決して十分時間があるとは言い難い条件下で完成度の高い議事録を書き上げるには、先述の通り専用フォーマットを準備すると共に、前段階から適切な情報収集に努めなければなりません。
また、人間の記憶は早ければ早いほど細部の情報が残っているのも事実です。
時間が許せば、商談直後から議事録作成に取り掛かるのが理想です。
ICレコーダーを補助的に活用するのも選択肢の一つです。
「補助的」と明記したのは、仮に全面的にレコーダーを基に内容を書き起こそうとすると、逆に途方もない時間がかかってしまうからです。
発言者の話の内容がどうしても難解に感じられた場合や聞き逃した内容を補足したい場合、レコーダーの音声データが大いにサポートしてくれます。
画一的な議事録と差を付けたいなら、決定事項以外に保留事項や検討事項も記載しておくと非常に充実した議事録が完成します。
商談で話し合った内容が総じて解決すればよいですが、現実には保留のまま終わるか、部分的に懸念点が生まれるケースもあるでしょう。
そうした事情も適切に記録を残し、次回の商談への見通しを示すことにつながれば、議事録としての有用性はこの上なく際立ちます。
↓商談の議事録のポイントについて紹介した記事はこちら↓
商談の議事録の書き方のポイントとフォーマットの作り方を紹介
続いて、一般的な議事録フォーマットの例を紹介していきます。
会社ごとに事情を加味したフォーマットが準備してあるケースもあり、会社独自のものをそのまま利用しても構いません。
商談議事録の基本としては、作成日、商談名、商談日、場所、参加者、議題、決定事項、議論事項、保留・検討事項、次回の商談日などをフォーマットの記載項目に設けるのがいいでしょう。
では、実際の商談を想定してフォーマットを簡易的に埋めていきます。
作成日：20〇〇年10月〇日
商談名：限定コラボグッズ生産の打ち合わせ
商談日時：20〇〇年10月〇日11：00～12：30
場所：弊社内中会議室
参加者：〇〇株式会社A部長、B次長、弊社部長C、D、E（議事録作成者）
議題：コラボグッズの品目とデザインについて
決定事項
・マフラータオルとTシャツの2種類を制作
・マフラータオル、Tシャツ共に、黒系と暖色系カラーの2パターンを採用
・Tシャツサイズは男女兼用で3種類
議論事項
・ターゲットは8割以上が20～30代、男女比は4：6程度（弊社C）
・Tシャツのサイズは男女共通で十分ではないか（弊社D）
・品質にもこだわる層が一定数いる（B様）
・ある程度の質を伴わないと、コラボの価値が失われる（B様）
保留・検討事項
・評価の高い混合繊維を採用したいが、予算内で収められるかどうか（弊社C）
・コラボを発表するタイミングと主要媒体の検討（A様）
次回の商談日：20〇〇年11月〇日11：00～12：30
以上が、商談時に作成する議事録の簡易的なイメージです。必要に応じて項目を追加し、実際のビジネスに即した議事録作りを目指してください。
「ailead」は、オンライン商談の議事録を自動作成できるツールです。
zoomやGoogle meetなどのオンライン商談であれば、瞬時に話者分離した上で議事録を作成できます。
一々録画した商談を見返したり、商談中のメモをまとめ直して補足を書き足したりする必要はありませんので、営業が行うべき活動に時間を使えるツールです。
ぜひ、チームで活用してみてはいかがでしょうか。
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顧客との商談のクオリティを上げることによって成果を出しやすい仕組みを作ったり、議事録作成や社内共有などの業務を軽減することによって顧客対応に回せる時間を増やせるといった、営業活動には欠かせないツールです。
今回は、商談の議事録の書き方やコツや商談を自動で文字起こししてくれるツールなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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