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2022-11-11
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会議の議事録について「どのような目的があるのか」「効率的な書き方はないか」と考えている営業部門の責任者やメンバーも多いでしょう。
会議の議事録は、目的を理解して作成しなければ良いものにはなりません。
効果的なものにするには記載する項目や内容への理解も必要です。
今回は、会議の議事録の目的や書き方のポイント、フォーマット、おすすめツールなどを紹介します。
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会議の議事録の作成目的は、正しい情報を周知して会議後の誤認識などによるトラブルを防ぐことです。
具体的には「会議内容を共有するため」「正しい会議内容を残すため」「責任の所在を明確にするため」などが目的といえます。
ここでは、それぞれの目的について説明します。
議事録を作成する目的は、会議の内容を共有するためです。
不参加者へ会議の内容を共有できるだけでなく、参加者の誤認識を防いだり理解を深めたりもできます。
例えば、決定事項は議事録でなくてもミーティングで不参加者に口頭で伝えることも可能です。
ただ、話し方やニュアンスにより正しい情報として伝えられない可能性もあり、トラブルにつながるケースもあります。
わかりやすい議事録があれば、会議で決定した正しい情報を共有できます。
会議の正しい内容を残すのも議事録の目的です。
会議での話し合いだけでは、出席者それぞれに都合のいい認識をするケースも少なくありません。
決定事項として議事録に正しい内容を記しておけば、認識の相違を防げます。
また、言った言わないの水掛け論トラブルも防げます。
会議後のトラブルの場合は再度話し合うこともありますが、議事録で正しい内容を残しておけば無駄な話し合いを繰り返す必要はありません。
議事録には会議での発言内容における責任のほか、業務においての担当や期限などを明確にする目的もあります。
誰の発言により何に至ったのか記録を残しておかなければ「誰がいつまでに何をやるか」などの責任の所在が不明確です。
例えば「何をやるか」の決定事項だけを議事録に残していても「誰がいつまでに」がなければ責任を押しつけ合うなどのトラブルにつながります。
議事録で責任の所在を明らかにし共有しておけば、トラブルのないスムーズな業務を促せます。
会議の議事録の書き方でポイントといえるのは「誰が見ても理解できること」です。
誰が見ても読みやすく理解できるものにするためには「事前準備する」「5W1Hを意識して簡潔に書く」ことが求められます。
ここでは、それぞれについて紹介します。
良い議事録にするためには、会議前の事前準備が重要になります。
会議の開催目的を把握することや議事録の構成を考えておくことが大切です。
会議といってもさまざまな目的で開催されるので、その会議が何のために開催されるのかを把握したうえで準備しましょう。
例えば「情報共有の会議」「アイディアを出し合う会議」「意思決定の会議」「トラブル対応についての会議」など目的はさまざまです。
会議前に内容に沿った構成をイメージしましょう。
議事録の基本事項の構成は「会議名」「開催日時」「開催場所」「出席者」「欠席者」「議事録作成者」「次回開催日時」「次回開催の議題」などです。
会議の内容を記載する構成は「議題」「決定事項」「議論内容」「課題事項」「保留事項」「懸案事項」などになります。
会議の開催目的によって、どう書くか構成をイメージしておけば誰が見ても理解しやすい議事録がつくれるでしょう。
誰が見ても理解できる議事録の書き方は、5W1Hを意識して簡潔にすることです。
5W1Hは「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」を指します。
また内容によっては「How much（いくら）」も含めましょう。
会議中は、事前準備でイメージしていた構成に沿ったメモを取ります。
会議は話し言葉なのでメモを残しておき、会議後に文語体にして議事録で簡潔にまとめるのがポイントです。
ここでは前章で紹介した、議事録の基本構成や内容の構成を踏まえたフォーマットを紹介します。
一般的なフォーマットなので、順番を入れ替えたり項目を追加したりして自社に合った構成に変更し活用してください。
会議名：
開催日時：年月日時から時
開催場所：
出席者：
欠席者：
議事録作成者：
議題：
決定事項：
議論内容：
課題事項：
保留事項：
懸案事項：
次回開催日時：年月日時から
次回開催の議題：
備考：
コメント：
フォーマットがあっても忙しい営業の現場では、会議議事録の事前準備や作成に時間をかけるのが難しいケースもあります。
また、全てのメンバーが揃いづらいこともあるので、会議の内容を正しく共有できる議事録づくりに苦労している営業部門も少なくありません。
時間をかけず、誰が見てもわかりやすい会議の議事録を簡単に作成するなら、業務サポートツールの導入も検討しましょう。
ailead（エーアイリード）は、会議の議事録作成など営業現場をサポートする業務効率化ツールです。
ここでは、aileadの機能や特徴を紹介します。
aileadは、Z00mやMicrosoft Teams、Google MeetなどのWeb会議ツールと連携できる機能があります。
連携によりWeb会議の録画や文字起こし、音声解析が可能なので、会議議事録の作成も簡単に行えるのが特徴です。
社内会議だけでなく、商談内容も録画して残すことができるので、顧客との認識違いなどのトラブルも防げます。
aileadは、いつでも誰でも会議の議事録を確認できます。
忙しい営業部門では、会議に全メンバーが出席できないケースも珍しくありません。
そのため、会議内容の共有が難しいという問題があります。
クラウドサービスのaileadなら、いつでも議事録を確認できるので、正しい情報を全てのメンバーに共有可能です。
aileadはクラウドサービスなので、運用も簡単でコストも抑えられます。
自社サーバーで運用する必要がないので、トラブル対応やメンテナンス、カスタムなどの煩わしい作業がないので運用コストも抑えられるでしょう。
また、容量を気にすることなく運用できるのも特徴です。
会議の議事録を効率的に作成し正しく共有するなら、aileadの活用を検討しましょう。
今回は、会議の議事録の目的や書き方のポイント、フォーマット、おすすめツールなどについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。
ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
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