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2022-07-10
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案件管理は、営業の成果をより高めるためには欠かせません。
上手く活用することで、目標達成の確立を高めたり案件情報を明確化できます。
そのためには、全体の管理方法や案件ごとの管理すべき項目を把握したうえで、適切に案件管理をすることが重要です。
今回は、案件管理の方法や案件ごとに管理すべき項目について紹介します。
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そもそも案件管理とはどのような内容でしょうか。
案件管理は、現在の案件の状態や顧客情報を可視化し、顧客との商談発生から契約成立までの進捗を管理することです。
進捗状況を随時把握していれば、適切なサポートやアプローチができ、契約成立につながる効率的な営業活動が可能となります。
さらに、担当者だけが感覚的に持っている「顧客の購買意欲」や「商談成立しそうな雰囲気」などを数値化すれば、組織全体で進捗状況を共有し、組織的な営業展開につながるはずです。
案件管理によって入手したデータは、今後の販売戦略やマーケティング施策にも役立ちます。
5W1Hの情報だけでなく、受注見込度や受注予定日、予想売上額などを管理するケースが多いです。
よく似ている言葉として「予材管理」が挙げられますが、管理手法は全く異なります。
案件管理は、現在の案件に関する具体的な情報が管理の対象ですが、予材管理は、今後売上のもとになるであろう材料も入れ込んで管理の対象とします。
案件管理の目的としてまず挙げられるのが、各部門の目標達成率向上です。
複数の案件が同時並行で進んでいる場合、案件ごとに担当者が振り分けられ対応しているケースが多くみられます。
しかし、担当者が別々だと案件ごとの情報管理がバラバラになり、不透明な状況になりかねません。
結果、目標達成の見通しすら立たなくなるリスクがあります。
しかし、案件管理をすれば、案件ごとの情報を正確に管理・連携できるうえ、ノウハウの共有もできます。
課題発生時には解決できるのかなど、状況を担当者とともに管理者が把握し、軌道修正しながら目標達成に向けて取り組めます。
案件管理を正しく行えば、業務の効率化や組織全体での案件情報の共有、人材育成などさまざまなメリットが期待できます。
案件管理によって顧客の情報管理がわかりやすくなれば、業務がスムーズになるはずです。
いつ、誰がどんな案件をどう処理したのかを組織全体で共有できるので、ボトルネックの発見や担当を超えたアドバイス、更新されていない案件の発見と失注防止などができるでしょう。
営業会議の内容も、状況確認ではなく次にとるべき対策にシフトチェンジできます。
また、常に情報が整理された状態になるため、必要な情報を探したり分析したりする手間と時間を省くことにもつながります。
優秀な営業パーソンのもっている知識や情報、ノウハウ、営業スタイルなどを組織全体で共有すれば、組織の営業スキル向上が期待できます。
特に、営業経験の浅い人や売上不足に悩む人にとっては貴重な情報源となるでしょう。
成約率の高い営業スタイルが把握できれば、部下へのアドバイスも明確で具体的になり、人材育成にもつながります。
思わぬミスやトラブルの軽減も案件管理によるメリットです。
精度の高い情報を組織全体で共有すれば、ミスやトラブルに気付ける機会も増え、指摘することができます。
早い段階で指摘すれば、大きな問題に発展するリスクも軽減されます。
案件別の進捗状況に沿った受注予測ができるため、今後の売上見込みを立てられます。
目標に対して現状はどのような状態なのかを管理者が把握し、それに応じて事業戦略を立てていきます。
目標達成に届いていない担当者に対しては、フォローやアドバイスを適切に行うことができるため、受注率の向上も期待できます。
案件ごとの先方担当者や自社担当者、対応状況といった基本情報をまとめて管理するため、他部署への連携や担当者の交代があっても迅速な対応が可能です。
1つのクライアントに対し、長期的に取引を行う継続課金型のビジネスでも、連携が十分に行われることで顧客の長期満足度が向上します。
また、担当者の不在時にクライアントからの問い合わせがあった場合でも、情報が可視化されているため適切な回答ができます。
複数の担当者が、1つのクライアントにそれぞれアプローチしてしまうといったリスクの回避も可能です。
案件管理で重要なのが、項目の定義をはっきりしたうえでの周知です。
管理項目を提示しても、入力する情報の量や形式、内容が異なると分析の際に活用しづらくなってしまいます。
どのような項目で案件を管理すればよいのかを紹介します。
案件ごとの担当者を記録します。
担当者が明確になれば、ベストなタイミングを逃して商談できなかったといったリスクが防げます。
また、マネージャーなどもそれぞれの従業員がかかえる案件の量が把握できるため、工数管理もしやすくなるでしょう。
案件ごとに担当者がどうアプローチし、その結果どのような進捗状態なのかを記録します。
例えば、商談の対応事項やヒアリングした要望、担当者の行動履歴などが該当します。
マネージャーの効率的なリソース管理や成果につながるノウハウ連携にもつながる項目です。
案件ごとに見込み受注額と受注率を使い計算し、売上予想額を算出します。
基本情報と組み合わせれば、特定期間における売上金額の予測や担当者ごとの売上状況把握が可能です。
さらに、実際の売上額と比較することで課題が見えて営業戦略の改善に取り組めます。
これまでの案件データを管理しておけば、受注率が算出できます。
受注率を使えば、売上の予測をしたり受注率を高めるために新たなアプローチすることも可能です。
顧客の属性は、流入経路からも読み取ることができるため、適切なアプローチを考えられます。
さらに、顧客の流入経路の特徴や課題を分析すれば、どんな経路できた顧客は成約率が高いのかなども読み取れます。
今回は、案件管理の方法や案件ごとに管理すべき項目などについて紹介しました。
営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。
営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。
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