営業として売上をあげていく中で、予算達成というのは嬉しい瞬間です。 プレイヤーであれば売るだけでも良いかもしれませんが、管理職になってくると、予算を達成するかどうかという予実管理も必要になってきます。 そこで今回は、予実管理の必要性や方法、予実管理をする上で必要な着地見込みの読み方について紹介します。
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予実管理の意味と目的
予実管理が必要な理由としては、もちろん予算達成のためなのですが、予算達成のPDCAを回すことが主に挙げられます。 会社によって目的は多少異なることもありますが、一例をご紹介します。 例えば、先月の予算が未達成となり、営業のやり方や今月の目標を再設定しなければならないとします。 しかし、もしも先月の中旬時点で予算達成が難しそうだと分かっていれば、なにかしら先手を打てたかもしれません。 アポイントを増やす、単価の高いものを売るようにするなど、対策はそれぞれ考えられます。 もっと大きい単位で考えると、先月の予算未達成が積もり積もって年間の予算達成に響くかもしれません。 考え方の単位はその時によって変わりますが、年間、そして月の予算を達成するために、今どれくらいの進捗なのかを把握するのが予実管理です。
予実管理ができるようになると、売上の数字が何となく達成した数字から、自分で作りだした数字に変わります。 そうすると、外部要因に左右されて売上が上下することも少なくなりますし、狙った数字を獲れるようになるので成績も安定します。
予実管理の進め方
チームの予算、個人の予算、いずれにしても、まずは達成すべき最も重要な単位を確認しましょう。 毎月達成しておく必要があるのか、Qごとに達成すべきなのか、はたまた年間で達成しておけば良いのか、達成すべき単位が違えば作戦も異なりますし、役職によっても重要な単位は異なります。 そして予算を確認したうえで、現在の進捗具合がどれくらいなのか確認します。 なにがどれくらい売れているのか、誰がどれくらい売っているのか、1日平均何個売れているのかなど、見方は販売物や会社によりそれぞれです。 予実管理は過去ではなく、未来が想定通りになるよう行動することなので、まずは現状把握を徹底的に行いましょう。
最初から完璧に予実管理できる人はいませんし、むしろ完璧にする必要はありません。 大事なのは、売上を管理することです。 まずは手始めに今月の売上予測をしてみたり、実績の後追いを1個単位で細かくしてみたり、行動してみましょう。 そしてそこから生じるズレが、なぜズレたのか考察することが大切です。 例えば月後半で売れない物を売れると思っていたかもしれませんし、成約率を高く見積もりすぎていたかもしれません。 次から紹介する、着地見込みの読み方について理解を深めていくと、より意味のある予実管理ができるようになります。
予実管理における着地見込みの読み方
1.昨年の売上実績を参考にする
着地見込みの作り方に正解はありませんし、売っているものによって適切なやり方が変わります。 自分が売っているものは、どのように着地見込みを考えると正確になるのか、まずは試してみましょう。 まず初めにご紹介するのは、昨年の売上実績を参考にする方法です。 この方法は、例えば1年の中でも波があって、売れる月と売れない月がある場合に有効です。 該当する月の前年の売上を確認したうえで行うのが、前年と今年の外部要因と内部要因の変化の把握です。 外部要因とは、例えばコロナ影響のような、世間の購買行為そのものが変化してしまうものや、天候要因などが挙げられます。 内部要因とは、例えば営業人数が前年と比較し2倍になった、販売する商材の価格が半額になったなど、自社内で起こったことです。
営業担当の人数が前年の2倍になっていれば、単純に売れる量も2倍になるかもしれません。 ただし、全員が同じだけ売るとは限らないので、2倍した数字に80%をかけた数字を一旦見込み値として設定してみます。 見込み値より売れれば、来月は90%や100%で考えていけば良いでしょう。 また、先月の売上が前年と比較したとき、外部要因で50%になっているのであれば、今月も前年比50%で予測するのが適切です。 もちろん、この外部要因がすぐに改善する見込みのない場合です。
2.実績を横引きする
日々の売上実績が出てくると、1日平均何個、または何円売れているということが分かります。 会社によって平均を日にちで考えるのか人数で考えるのかは色々ですが、今回は1日平均で考えた場合をご紹介します。 営業日付が21日で、10日経過時点の売上が100万円だとします。 この場合、1日平均売り上げは10万円です。 営業日付は21日なので、単純に21×10万円の210万円が今月の見込み値として使えそうです。
この方法は、単価が一定のものを売っている場合や、卸先が常に一定の数を購入してくれている場合に有効です。 また、管理する売上が多ければ多いほど平均で考えてもズレにくい特徴があります。 一方、飛び入り営業が主な場合や、販売単価があまりにも高額な場合はあまり参考になりません。 あまりに単純すぎてやる意味があるのかと感じた人もいるのではないでしょうか。 しかし、予実管理をするうえで、未来の売上を見ておくことは非常に大切です。 たとえ平均だとしても、予算達成できそうなのかどうかは見ておいて損はありません。
3.先月売上を参考にする
前年売上ではなく、先月売上を参考にするパターンです。 前年売上を参考にする場合、外部要因が今と大きく異なりすぎていて、把握できないことがあります。 先月売上であれば、外部要因の変化は小さく、内部要因の変化を捉えられさえすればそこまで大きく数字を外すことはありません。 例えば先月の売上が1,000万円だったとします。しかし、今月は営業の異動があり、人数が10人から9人に減ってしまいました。 1人あたりの売上を上げる策は今のところ見つかっていません。 そうすると、今月の売上見込み値は900万円とするのが適切でしょう。
売っているものによって異なりますが、先月売上ばかり参考にする場合、月ごとの売上の波を考慮し忘れることがあります。 前年の月ごとの売上の波も確認したうえで、先月売上を参照するとより正確な着地見込み値を作れます。
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今回は、予実管理の必要性や方法、予実管理をする上で必要な着地見込みの読み方などについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
