インターネットが普及した現代において、メールは営業活動に欠かせない手段の一つです。 しかし、やみくもに送信しているだけでは、顧客の獲得や売上のアップにつながりません。 好ましいレスポンスを得るための工夫をすることが大事です。 そこで今回は、メール営業の返信率、それを高めるコツについて紹介します。
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メール営業の返信率
業種や業態、企業の認知度などにより、メール営業の返信率は異なります。 そのため、あくまでも目安に過ぎませんが、一般的には0.1%程度であるといわれています。 1000通のメールを送信した場合、1人からしか返ってこないような割合です。 つまり、メールを受信しても、ほとんどの人が返信してくれないことを意味しています。 そもそも開封すらしてもらえないことが大半です。 手軽に送れるので便利な営業手法であるのは確かですが、効率の面では必ずしも優れているわけではありません。 そこでポイントになるのは、どうすれば返信してもらえるのかよく考えることです。
ただし、送るたびに悩んでいると、さらに効率がダウンしてしまいます。 誤字脱字をなくすなど、基本的な気遣いが必要なのはもちろんですが、他にも多角的な視点で改善しなければなりません。 メール営業には改善のコツがあるので、それらを実践することから始めましょう。 ここからは代表的な5つのコツについて紹介します。
メール営業の返信率を高めるコツ
メール営業を行う際に、メールの返信率を高めるコツについて紹介します。
コツ1.開封してもらえる件名を付ける
返信してもらう条件として、まずメールを開封させる必要があります。 そのためには魅力的な件名を付けなければなりません。 なぜなら、件名を見て内容を連想し、読むかどうか判断する人が多いからです。 興味を引かないフレーズが使われていると、いくら本文の内容が素晴らしくてもスルーされる可能性が高くなります。 たとえば、「お知らせしたい件」「はじめまして」といった抽象的な件名は良くありません。 内容をイメージできない時点で開封の対象から外れやすく、スパムメールと勘違いされて削除されるリスクもあります。
一方、「販売セミナーの受付開始（6/30締切）」のように内容を明確にイメージできる件名だと、読んでみようという気持ちを喚起しやすいです。 「経理システムのご案内（新規購入特典あり）」など、得をする可能性の示唆も開封につながります。
コツ2.記載する要点を1つに限定する
せっかく開封してもらえても、最終的にこちらの意図が伝わらなければ意味がありません。 何を伝えたいのか分かりにくい本文だと、途中で閉じられてしまうリスクがあります。 そうなる原因として多いのは、内容を詰め込みすぎていることです。 いろいろな事柄について書かれていると読む前から漫然とした印象を受け、メールに対する集中力が低下してしまいます。 最後まで読んでもらいたいなら、要点を1点に絞って記載することが大切です。
伝えたい事柄が2つ以上ある場合、その関連性について検証しましょう。 たとえば、セミナーの予定と応募方法は関連が強いです。 したがって、主催側の事業者がメールを送る場合、それらの情報は1通で伝えるのが妥当といえます。 一方、事業者の書籍を宣伝する内容はセミナーとは直接関係がありません。 よって、そのメールに盛り込むことは避ける必要があります。 宣伝したい場合は2通に分けるか、「書籍の紹介はこちら」というようにリンクを用意することが正解です。
コツ3.すぐ返信したくなる要素を入れる
特別な事情がある場合を除き、いったん読み終えた営業のメールを再び開く人は多くありません。 目を通したときに返信されなければ、その後に返ってくる可能性は低いということです。 それゆえ、メールを閉じられるまでに、返信しておこうと思わせる工夫が必要になります。 「返すとしても後回しでいい」と思われた時点で失敗だと考えておきましょう。 それを避けるには、早期のリアクションによって得られるメリットを明記することが大切です。
たとえば、サービス案内のメールに「先着50名様のみ3割引き」と記載があれば、申し込みを迷っていた人も急いで返信する場合があります。 「2日間だけキャンペーンを実施」のように、期間限定によってプレミアム感を出すことも有効な方法です。 また、返信用のフォーマットを本文中に用意しておくという手もあります。 返すときは、それをメールにコピーして必要事項の欄を埋めるだけです。 手軽に行える分だけ、後回しにされるリスクを小さくできます。
コツ4.返信しやすいタイミングで送る
メールのメリットとして、都合が良いときに読めることが挙げられます。 電話のようにリアルタイムで対応する必要がありません。 そのため、いつ送っても構わないと考える営業パーソンも見受けられます。 しかし、実際は送信のタイミングによって返信をもらえる可能性が変わります。 たとえば、相手が企業の従業員なら休日に送るのは得策ではありません。 すでに溜まっているメールに埋もれ、休み明けに読み飛ばされるリスクがあるからです。 一方、メールの処理を終えてすっきりした状況やメールチェック中にリアルタイムで届けば、自然と目に留まりやすくなります。
そのようなタイミングを個々に見極めることは難しいので、属性ごとの傾向を考えて時間帯を選びましょう。 「従業員なら出社後の9時頃」「主婦なら家事がひと段落する11時頃」といった具合です。 とはいえ、相手ごとにタイミングを分けて送る作業は大きな負担になります。 この問題については、メールソフトなどの予約送信機能で解決が可能です。あらかじめ相手と日時を設定しておくと自動的に送信されます。
コツ5.営業支援ツールを活用する
返信率を高めるには、メールの効果を分析することも大事です。 現状に目を向けず、ただ送り続けるだけでは売上を伸ばせなくなります。 レスポンスが悪かった件名や本文を改めるなど、常に改善していく意識を持たなければなりません。 メール営業を続けるにあたり、成約を見込める顧客についてリスト化も必要です。 これらの作業を目視と手作業だけで進めると、膨大な時間がかかってしまいます。 効率的に進めたいなら、営業支援ツールをうまく活用しましょう。
単純にデータを参照できるだけでなく、さまざまな面でメール営業の役に立ちます。 返信があった顧客とのやり取りを登録し、成約に向けて進捗を管理するような使い方も可能です。 また、ノウハウや会議の内容をクラウドで共有し、営業部門全体で返信率を高めていく取り組みなども行えます。
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今回は、メール営業の返信率、それを高めるコツなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
