インターネットやIT技術の発展にともない、導入する企業が増えている「電子契約書」。
コスト削減に役立つなどメリットが多い印象がありますが、
実はデメリットもあるため取り扱いには注意しなければなりません。
今回は、電子契約書を導入する前に知っておきたい基礎知識やメリット・デメリット、注意点などについて紹介します。

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電子契約書とは？

電子契約書は、何らかの契約において、電子データで作成される契約書のことです。
契約書といえば、従来は紙媒体に必要事項を印刷し、直筆の署名や押印によって作成されていました。
これに対し、電子契約書はデータ上でのみ存在するものであり、内容を紙媒体に印刷することはありません。
契約内容を共有する際はデータをメールなどでやり取りし、契約書の保管もサーバー上で行います。

「どうやって本人の意思で契約したと確認するのか」という点については、電子署名や電子サインを利用します。
電子署名とは、事前に認証機関へ届け出ることで発行される「秘密鍵」を利用した認証方法のことです。
秘密鍵は契約者本人だけが知っているものであり、それを利用することで本人確認が済んだと見なされ、直筆の署名や押印がなくても契約書としての効力を発揮します。
改ざんやなりすましのリスクを軽減するため、契約した日時を証明するタイムスタンプを埋め込んだり、本人が契約したことを保証する電子証明書をつけたりするケースも少なくありません。

電子契約書を導入する3つのメリット

電子契約書を導入する場合、3つのメリットが期待できます。

1.コスト削減

紙媒体の契約書を作成する場合、書類に収入印紙を貼付するように法律で定められています。
収入印紙の費用は契約内容によって異なりますが、高いものになると1件あたり数十万円かかる場合もあり、規模の大きい契約を結ぶことが多い企業にとっては負担が大きいです。
この点、電子契約書なら収入印紙の貼付けが不要になるため、コストを大幅に削減できます。

2.契約書の作成にかかる労力の削減

紙媒体の契約書を作成する場合、印刷や製本、収入印紙の貼付、契約書の郵送などさまざまなフローが必要です。
締結する契約が多いほど、事務方にかかる労力や時間がかさみ、印刷や郵送にコストもかかるでしょう。電子契約書なら契約書の作成から署名、やり取りまですべてインターネット上で完結するため、事務作業に多くの手間や時間は必要ありません。
余った時間をほかの業務に回すことができ、業務効率化や生産性向上が期待できます。

3.契約書管理の効率化

締結した契約書は、内容を把握・確認するために一定期間保存することが法律で義務付けられています。
紙媒体の契約書はほかの契約書と混同しないよう、きれいにファイリングしてキャビネットなどに保管しなければなりません。
契約数が多い場合は膨大な保管スペースが必要になるだけでなく、どの契約書がどこにあるのか、内容を確認したくてもすぐに見つけられない可能性もあります。
この点、電子契約書ならデータをサーバーに一括管理できるため、オフィスで保管スペースを確保する必要がありません。
セキュリティ対策さえしておけば情報漏洩のリスクも低いですし、検索機能を活用して必要なデータをすぐに確認することも可能です。

電子契約書の導入で押さえておきたいデメリット・注意点

メリットの多い電子契約書ですが、一方でデメリットや注意点もあるため安易に導入するのはおすすめできません。
導入後に後悔しないよう、デメリットも正しく理解しておくことが大切です。

1.契約内容によっては電子契約書で対応できない場合がある

基本的には電子契約書も法律で有効性が認められていますが、定期借地契約や定期借家契約などは、必ず紙媒体の契約書を作成しなければならないと決まっています。
このほか、訪問販売やエステなど、特定商取引法によって書面の交付が定められてい契約も同様です。
これら紙媒体による契約書の作成が義務付けられている契約の場合、電子契約書を作成しても無効になってしまいます。

2.従来のシステムから変更する手間やコストが必要

紙媒体から電子データへと変更すれば、システムはもちろん実務を担う従業員の業務フローも大きく変わります。
電子契約書とはどういったものかという基礎知識の周知徹底に加え、作成手順や管理方法なども新たに決めて従業員の理解を得なければなりません。
慣れるまではミスも増える可能性が高く、トラブル対応もシミュレーションしておくことが大切です。

3.電子契約書が取引先から拒否される可能性もある

取引先が電子契約書に対応できていない場合、希望したからといって簡単に受け入れてもらえるとは限りません。
古い体質の企業なら、「データだけの契約は安心できない」と紙媒体の契約書を望まれることもあるでしょう。
電子署名の保証のために電子証明を得ると費用が発生するため、それを嫌う企業もあるかもしれません。
電子契約は取引先の同意があって成立するものなので、事前の根回しや確認が必要です。

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今回は、電子契約書を導入する前に知っておきたい基礎知識やメリット・デメリット、注意点などについて紹介しました。
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