時として形式的なルーティーンとして軽視されがちな営業日報ですが、テレワーク推進や働き方改革の動きが強まる中で、業務の効率化や営業力強化をもたらす役割としてその価値が再認識されるようになってきました。 今回は、営業成果につながる営業日報作成のお勧めポイントや注意点、実際のテンプレートなどについて紹介します。
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営業日報の目的とは？
営業力強化につながる営業日報の作り方を考察するに当たって、まずは営業日報の目的を整理していきましょう。
上司（営業日報を受け取る立場）にとっての目的
上司が部下たちに営業日報の提出を求める主要な目的は、部下・現場の稼働状況や営業活動の成果を把握するためです。 上司は必要に応じて部下へアドバイスを行い、日々の営業活動のあり方を臨機応変に調整することも可能です。 さらに、そうした動向を把握することで、より望ましい営業戦略の立案に役立てていきます。 日報から、各々の営業マンが持つ情報やノウハウを汲み取り、セールス全体で活用できるようアレンジすることも上司の役割です。
営業マン（営業日報に記入する立場）にとっての目的
実際の現場で働く営業マンにとって、上司へ1日の業務内容を的確に報告することが営業日報作成の第一目的です。 さらに、メンバー同士で共有しうる価値ある情報を記載し、営業部全体へ貢献するという目的もあります。 営業マンは、日報として1日の業務動向を文字へ書き出し、目標達成へ向けた自身のパフォーマンスを振り返ることができます。 また、そうした収穫や反省点を、翌日の業務改善や行動計画立案へ反映させることも期待されます。
営業力強化につながる営業日報作成のポイント
営業日報作成は、従来の慣習だけに固執し、形骸化したものであってはなりません。 また、作成に時間がかかり過ぎて本末転倒にならないよう注意すべきです。 そこで、営業面の成果につながる、的を得た営業日報の作り方をまとめていきます。
1.事前に1日の目標を記載する
通常、営業日報は業務の終わりに作成しますが、業務開始前に1日の目標を明記しておくのがお勧めです。 朝の時点で目標を自ら意識することで、ブレのない効率的な営業活動につながる可能性があります。 また、上司が目を通す日報に目標を書き込むことで、適度なプレッシャーが生まれ、実行力が高まる効果も期待できます。
2.具体的な表現を意識する
個数、比率、単価、コストなど、できる限り数字を用いて具体的事実として記載しましょう。 ある程度主観による評価が求められるケースでも、パーセンテージなどを用いてより伝わりやすく表現することは可能です。 対極的に望ましくないのは、「よかった」「無理だった」「たくさん」など解釈が人によって定まりにくい抽象的な表現です。 加えて、日報を読む側に、幼稚な印象を与えてしまう一面も否定できません。 また、数字だけに限らず、顧客訪問時の担当者名、帰社後の対応、次回アポの有無やその内容も書いておくと有益です。 そうすることで、自身が不在時でも緊急時の対応がスムーズに実現できるばかりか、顧客側に好印象をもたらすことにもつながります。
3.箇条書きをメインに据える
充実した日報を書こうと意気込むあまり、読み手にとって無駄が多く読みづらい文章となってしまう可能性もあります。 そうした事態を防ぐためにも、箇条書きをメインに取り入れて、読み手がストレスなく要点を把握できる表現を第一に心掛けましょう。
4.長期的な視野・展望も交える
営業日報は、1日の出来事をまとめた書類に変わりありませんが、日々の業務は、月間や年度など長期的な目標達成のために積み重ねているものです。 そのため、1日の行動が長期的スパンの下でどんな位置付けにあるのか、長期的目標にどう影響しているのか、といった視点も交えて振り返ることが望ましいです。 特に、こうした言及のある日報を上司が読んだ場合、水準以上の評価を得られる可能性は高いでしょう。
5.翌日の目標を設定する
1日の動向を振り返った上で、翌日の目標を記載します。単純に高い目標ならば良いというわけではなく、現実的に無理が生じた部分や、想定以上にうまくいった点を踏まえ、状況に即した適切な目標を設けることが最も重要です。 こうして、1日の営業活動を通して振り返った内容が、効果的な業務改善につながっていくのが理想です。
6.SFAツールの活用で効率性と営業力の両面を高める
営業日報業務が、作る側と読む側の双方に余計な時間の浪費とならないよう、可能な範囲でオートメーション化を進める方法もお勧めできます。 解決策として有望なのが、SFAと呼ばれる営業支援システム・ツールの活用です。 営業マンが少ない労力で日報作成を行えるばかりか、管理側もより定量的に営業活動を把握しやすくなり、チーム全体でのナレッジ共有も容易です。
具体的には、スマホやタブレット経由で、的確な営業日報を作成できるシステムを整備することで、営業マンは移動中の隙間時間を有効活用して日報業務をこなせます。 管理サイドでは、部下からの情報がリアルタイムで更新され、迅速な指示や営業判断につなげることが可能です。 さらに、SFAツールが多様なデータ分析結果を即提供してくれるので、管理者側の従来の手間は大幅にカットされ、チーム構成の見直しや営業戦略立案といった本職の分野に傾注できます。
効果的な営業日報のテンプレートを紹介
それでは、本文で説明した内容も踏まえながら、営業力強化に効果的な営業日報テンプレート（記入例）を紹介します。
営業日報 〇月〇日営業部作成者氏名
本日の目標
- 新規の訪問営業10件、メール営業40件
- A社のITシステム構築案件についてヒアリング
- B社への初期不良品の件でオンラインミーティング
業務報告
時間と業務内容 9：30～10：30B社とのオンラインミーティング内容：初期不良品の件担当：〇〇様 11：30～12：30訪問先：A株式会社担当：〇〇課長様内容：ITシステム構築案件についてヒアリング予算：800万円 14：00～16：00訪問営業（新宿区新宿2～3丁目）件数8件/目標10件※名刺交換3件 16：30～17：30メール営業（〇〇協会会員企業リスト）内容：△△件数40件/目標40件
1～3で掲げた目標に対する結果と振り返り
目標1について 訪問営業：8件/10件（80％）メール営業：40件/40件（100%） ※訪問営業件数は目標に達しませんでしたが、提案に前向きな1名のお客様と40分話し、名刺交換や主要サービスの案内を行いました（C社担当〇〇様）。
目標2について 予算、希望納期、システムにおける優先事項などの詳細ヒアリング ※競合は、当社以外に1社のみ。競争率が低く、来年度からの多角的な事業展開を視野に入れ、前向きに参画すべき案件と考えます。
目標3について 当初の案内通り、代替品の貸出で了承を得られました。来週月曜（〇月〇日）、午前中必着の指定で出荷調整します。 ※同じ製品の型番が揃うと確定し、担当の〇〇様にも納得していただきました。
明日の目標
- 訪問営業15件、名刺交換数5件
- 〇〇
- △△
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今回は、営業成果につながる営業日報作成のお勧めポイントや注意点、実際のテンプレートなどについて紹介しました。 営業活動は、商談以外にも顧客へのメールでの連絡や社内での報告、議事録の作成など多くの業務を行う必要があります。 営業活動の成果を最大化させるためには、上手くツールを活用して、顧客に向き合う時間を増やすことが重要です。 aileadを活用することで、オンライン会議の文字起こしや録画データの社内共有が非常に簡易化されます。 ぜひ、aileadを活用して営業活動の成果を最大化させましょう。
